中鐵合同管理辦法一、總則（一）目的為加強中國中鐵股份有限公司（以下簡稱“公司”）合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、設(shè)備租賃合同、勞務(wù)分包合同、技術(shù)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。（四）管理職責(zé)1.公司法律合規(guī)部是合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各單位合同管理工作，審查重大合同，處理合同糾紛等。2.公司各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作，并配合法律合規(guī)部做好合同管理相關(guān)工作。3.所屬各單位負(fù)責(zé)本單位合同管理工作，明確合同管理機構(gòu)和人員，制定本單位合同管理制度，組織實施合同簽訂、履行等工作，并定期向公司報告合同管理情況。二、合同簽訂（一）合同主體資格審查1.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行審查，確保合同對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.審查合同對方主體資格時，應(yīng)要求對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證明文件，并核實其真實性和有效性。3.對于涉及重大項目或金額較大的合同，必要時可委托律師事務(wù)所等專業(yè)機構(gòu)對合同對方進(jìn)行盡職調(diào)查。（二）合同文本起草1.合同文本一般由合同承辦部門負(fù)責(zé)起草。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確。2.合同文本應(yīng)采用書面形式，使用公司統(tǒng)一制定的合同示范文本。如因特殊情況需要使用非公司統(tǒng)一示范文本的，應(yīng)經(jīng)法律合規(guī)部審查同意。3.合同文本起草過程中，應(yīng)充分考慮合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并制定相應(yīng)的防范措施。（三）合同談判1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同文本起草情況，組織相關(guān)人員與合同對方進(jìn)行談判。談判人員應(yīng)熟悉合同業(yè)務(wù)，具備良好的溝通能力和談判技巧。2.談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，對合同條款進(jìn)行充分協(xié)商和溝通，確保合同條款公平合理、切實可行。3.對于涉及重大利益或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)邀請法律合規(guī)部等相關(guān)部門人員參加談判，提供法律支持和風(fēng)險防范建議。（四）合同審批1.合同簽訂前，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括合同承辦部門初審、業(yè)務(wù)主管部門審核、法律合規(guī)部審查、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)。2.合同承辦部門初審時，應(yīng)重點審查合同文本的完整性、條款的合理性、對方主體資格的合法性等，并提出初審意見。3.業(yè)務(wù)主管部門審核時，應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同符合業(yè)務(wù)要求和公司發(fā)展戰(zhàn)略，并提出審核意見。4.法律合規(guī)部審查時，應(yīng)重點審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險防范措施等，并提出審查意見。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批時，應(yīng)對合同的必要性、可行性、風(fēng)險等進(jìn)行綜合評估，并簽署審批意見。6.主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)時，應(yīng)對合同的重大事項進(jìn)行最終決策，并簽署批準(zhǔn)意見。未經(jīng)批準(zhǔn)的合同不得簽訂。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如因特殊情況需要變更合同條款的，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本副本送法律合規(guī)部、業(yè)務(wù)主管部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險防范措施等內(nèi)容。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)，并作為合同履行過程中的重要依據(jù)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.合同承辦部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同執(zhí)行跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對方未按照合同約定履行義務(wù)的，應(yīng)及時向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知，要求其限期履行義務(wù)，并保留相關(guān)證據(jù)。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)主管部門和法律合規(guī)部報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)按照合同簽訂時的審批流程重新進(jìn)行審批。2.合同變更應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并明確變更的內(nèi)容、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止1.合同履行完畢或提前終止時，合同承辦部門應(yīng)及時辦理合同終止手續(xù)，并通知合同對方。2.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評價，分析合同履行過程中存在的問題和經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別與評估機制，定期對合同簽訂、履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。2.風(fēng)險識別與評估應(yīng)涵蓋合同主體資格、合同條款、合同履行、合同變更、合同終止等各個環(huán)節(jié)，重點關(guān)注法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險等。3.風(fēng)險識別與評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為合同風(fēng)險管理決策的重要依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)合同風(fēng)險識別與評估結(jié)果，公司應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)加強法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；對于信用風(fēng)險較高的合同對方，應(yīng)加強資信調(diào)查和信用監(jiān)控，采取必要的擔(dān)保措施等。3.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的合同風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，防止風(fēng)險擴大。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.公司應(yīng)加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.合同履行過程中，應(yīng)加強與合同對方的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案，并報業(yè)務(wù)主管部門和法律合規(guī)部備案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)、影響等因素，選擇合適的處理方式，包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。3.對于涉及重大利益或法律關(guān)系復(fù)雜的合同糾紛，應(yīng)及時聘請律師事務(wù)所等專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行處理，并積極配合律師做好相關(guān)工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、會議紀(jì)要、履行記錄等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集。2.合同承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同檔案收集后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，分類編號，建立檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.公司應(yīng)建立合同檔案保管制度，明確檔案保管責(zé)任人和保管期限。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。對于重要的合同檔案，應(yīng)采取備份、加密等措施進(jìn)行保護(hù)。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由公司人員陪同查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司商業(yè)秘密。七、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司法律合規(guī)部負(fù)責(zé)對所屬各單位合同管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同風(fēng)險防范情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、書面審查、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立合同管理考核評價制度，對所屬各單位合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂