辦公消耗管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公消耗管理，規(guī)范辦公消耗品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的辦公消耗管理。（三）管理原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公消耗品，杜絕浪費(fèi)。2.規(guī)范原則：明確辦公消耗品管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。3.效益原則：通過(guò)科學(xué)管理，降低辦公消耗成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、辦公消耗品分類及定義（一）文具類包括紙張、筆、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水等用于日常辦公書(shū)寫(xiě)、記錄、整理的用品。（二）辦公設(shè)備耗材類如打印機(jī)墨盒、硒鼓、復(fù)印機(jī)碳粉、傳真機(jī)色帶等辦公設(shè)備所需的消耗材料。（三）辦公家具及用品類桌椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾、垃圾桶、掃帚、拖把等辦公家具及清潔用品。（四）電子設(shè)備及配件類電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等電子設(shè)備及其配件、線纜等。（五）其他類如飲用水、茶葉、一次性紙杯等與辦公相關(guān)的其他消耗品。三、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定辦公消耗品年度采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.建立辦公消耗品庫(kù)存管理制度，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，確保賬物相符。3.負(fù)責(zé)辦公消耗品的發(fā)放、回收及廢舊物品的處理。4.監(jiān)督檢查各部門(mén)辦公消耗品的使用情況，對(duì)浪費(fèi)行為進(jìn)行制止和糾正。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公消耗品的領(lǐng)用、使用及保管工作。2.根據(jù)工作需要，合理提出辦公消耗品的需求計(jì)劃。3.教育本部門(mén)員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，正確使用辦公消耗品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核辦公消耗品采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出合規(guī)。2.對(duì)辦公消耗品的成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.行政部門(mén)應(yīng)于每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和實(shí)際需求，結(jié)合歷史消耗數(shù)據(jù)，制定辦公消耗品年度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確各類辦公消耗品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.各部門(mén)如有特殊需求或臨時(shí)性辦公消耗品需求，應(yīng)提前向行政部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)應(yīng)建立辦公消耗品供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估時(shí)，應(yīng)審核其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)文件，并實(shí)地考察其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制體系等。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商名錄，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式可采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保辦公消耗品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。五、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存設(shè)置1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)辦公消耗品的采購(gòu)周期、使用頻率、存儲(chǔ)條件等因素，合理設(shè)置庫(kù)存數(shù)量和庫(kù)存地點(diǎn)。2.建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公消耗品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量、存放位置等信息，確保賬物相符。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)辦公消耗品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保盤(pán)點(diǎn)工作認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況進(jìn)行說(shuō)明，并提出處理意見(jiàn)。3.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；屬于其他原因造成的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。（三）庫(kù)存安全管理1.加強(qiáng)庫(kù)存辦公消耗品的安全管理，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求，防止物品損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。2.對(duì)易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.定期檢查庫(kù)存辦公消耗品的質(zhì)量狀況，對(duì)過(guò)期、損壞、變質(zhì)等不能使用的物品，應(yīng)及時(shí)清理報(bào)廢，并做好記錄。六、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門(mén)員工如需領(lǐng)用辦公消耗品，應(yīng)填寫(xiě)《辦公消耗品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)人持《辦公消耗品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公消耗品，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于價(jià)值較高或限量領(lǐng)用的辦公消耗品，如電腦、打印機(jī)等，領(lǐng)用人員還需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)各部門(mén)的工作性質(zhì)、人員數(shù)量等因素，制定合理的辦公消耗品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類辦公消耗品的領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用周期等內(nèi)容。2.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公消耗品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。如因工作需要確需超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用的，應(yīng)提前向行政部門(mén)說(shuō)明原因，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）領(lǐng)用監(jiān)督1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公消耗品的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如發(fā)現(xiàn)某部門(mén)領(lǐng)用數(shù)量異常，應(yīng)及時(shí)與該部門(mén)溝通了解原因。2.加強(qiáng)對(duì)辦公消耗品領(lǐng)用過(guò)程的監(jiān)督檢查，防止出現(xiàn)冒領(lǐng)、多領(lǐng)等違規(guī)行為。對(duì)違規(guī)領(lǐng)用的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、使用管理（一）培訓(xùn)教育1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織全體員工進(jìn)行辦公消耗品節(jié)約使用的培訓(xùn)教育，提高員工的節(jié)約意識(shí)和責(zé)任感。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括辦公消耗品的分類、用途、使用方法、節(jié)約技巧等方面的知識(shí)，使員工了解如何正確使用辦公消耗品，避免浪費(fèi)。（二）使用規(guī)范1.紙張使用應(yīng)雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)利用的紙張，如文件草稿、內(nèi)部資料等，應(yīng)進(jìn)行回收再利用。2.筆、筆記本等文具應(yīng)妥善保管，避免丟失和損壞。如發(fā)現(xiàn)文具損壞無(wú)法使用，應(yīng)及時(shí)更換。3.辦公設(shè)備耗材應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，避免因操作不當(dāng)造成浪費(fèi)和損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備耗材消耗過(guò)快或出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)檢查維修。4.辦公家具及用品應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，延長(zhǎng)使用壽命。如發(fā)現(xiàn)家具及用品損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，避免因維修不及時(shí)造成更大的損失。（三）監(jiān)督檢查1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工辦公消耗品使用情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)行為應(yīng)及時(shí)制止和糾正。2.行政部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)各部門(mén)辦公消耗品的使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。八、廢舊物品處理（一）分類回收1.各部門(mén)應(yīng)將廢舊的辦公消耗品進(jìn)行分類整理，如紙張、塑料、金屬等，分別存放于指定地點(diǎn)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)各部門(mén)回收的廢舊物品進(jìn)行集中收集，確保廢舊物品得到妥善處理。（二）處理方式1.對(duì)于可回收利用的廢舊物品，如紙張、塑料、金屬等，行政部門(mén)應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，實(shí)現(xiàn)資源的再利用。2.對(duì)于不可回收利用的廢舊物品，如過(guò)期的墨盒、硒鼓、廢舊電池等，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行妥善處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。（三）處理記錄1.行政部門(mén)應(yīng)建立廢舊物品處理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄廢舊物品的名稱、數(shù)量、處理時(shí)間、處理方式、回收單位等信息。2.廢舊物品處理臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和辦公消耗品管理辦法，編制辦公消耗品費(fèi)用預(yù)算。辦公消耗品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)費(fèi)用、庫(kù)存管理費(fèi)用、領(lǐng)用費(fèi)用、廢舊物品處理費(fèi)用等方面的內(nèi)容。2.辦公消耗品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并作為公司年度預(yù)算的一部分進(jìn)行管理。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.辦公消耗品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求進(jìn)行審批報(bào)銷。2.庫(kù)存管理費(fèi)用、領(lǐng)用費(fèi)用、廢舊物品處理費(fèi)用等應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行報(bào)銷，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。（三）費(fèi)用分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公消耗品費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，分析費(fèi)用增減變動(dòng)的原因。2.根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果