信息核實管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信息管理，確保各類信息的真實性、準確性和完整性，有效防范因信息不實帶來的風(fēng)險，保障公司的正常運營和發(fā)展，特制定本信息核實管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人所涉及的各類信息核實工作，包括但不限于合同簽訂、客戶資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)信息等。（三）基本原則1.真實性原則：信息核實工作應(yīng)基于客觀事實，確保所核實的信息真實可靠，不得弄虛作假。2.準確性原則：對信息的核實要做到精準無誤，避免因信息偏差導(dǎo)致決策失誤或其他不良后果。3.完整性原則：全面核實信息的各個方面，確保信息無遺漏，涵蓋信息的關(guān)鍵要素和相關(guān)背景情況。4.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成信息核實工作，避免因延誤導(dǎo)致信息失效或影響業(yè)務(wù)進展。二、信息核實的職責(zé)分工（一）信息提供方1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生或收集信息時，作為信息提供方，應(yīng)確保所提供信息的真實性、準確性和完整性，并對信息的質(zhì)量負責(zé)。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人提供信息時，應(yīng)按照公司要求如實提供相關(guān)信息，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）信息核實部門1.風(fēng)險管理部門負責(zé)制定信息核實的總體策略和標準流程，對重大信息核實工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。定期評估信息核實工作的有效性，提出改進建議和措施，完善信息核實管理體系。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)對本部門業(yè)務(wù)相關(guān)信息進行初步核實，包括但不限于客戶資質(zhì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、項目進展等。在合同簽訂、業(yè)務(wù)合作等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對合作方提供的信息進行詳細核實，并將核實情況反饋給風(fēng)險管理部門。配合風(fēng)險管理部門開展信息核實的專項工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和協(xié)助。3.財務(wù)部門負責(zé)對涉及財務(wù)收支、財務(wù)報表等財務(wù)信息進行核實，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。對財務(wù)相關(guān)的合同條款、資金流向等進行審核，防范財務(wù)風(fēng)險。協(xié)助其他部門進行與財務(wù)信息相關(guān)的核實工作，提供專業(yè)的財務(wù)意見和建議。4.法務(wù)部門負責(zé)對涉及法律合規(guī)的信息進行核實，包括合同合法性審查、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、法律糾紛等。為信息核實工作提供法律支持和咨詢，確保核實工作符合法律法規(guī)要求。對發(fā)現(xiàn)的潛在法律風(fēng)險提出應(yīng)對措施和建議，維護公司的合法權(quán)益。三、信息核實的內(nèi)容與方法（一）信息核實的內(nèi)容1.基本信息核實對方單位或個人的名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等基本情況，確保信息準確無誤。對于個人信息，核實身份證號碼、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，確保其真實性。2.資質(zhì)與信用信息對于合作單位，核實其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)文件的有效性和真實性。通過信用評級機構(gòu)、工商行政管理部門等渠道，查詢合作方的信用記錄，評估其信用狀況。3.業(yè)務(wù)信息核實業(yè)務(wù)合同中的條款、交易金額、交付時間、質(zhì)量標準等關(guān)鍵內(nèi)容，確保雙方理解一致，避免潛在糾紛。對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行核對，如銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)等，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。對于項目信息，核實項目進度、預(yù)算執(zhí)行情況、驗收標準等，確保項目順利推進。4.財務(wù)信息審核財務(wù)報表的真實性和準確性，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。核實財務(wù)收支記錄、資金往來憑證等，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實際相符，不存在財務(wù)造假行為。對重大財務(wù)決策和財務(wù)事項進行專項核實，防范財務(wù)風(fēng)險。（二）信息核實的方法1.文件審查要求信息提供方提供相關(guān)的證明文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表等原始資料，對文件的真實性、完整性和合法性進行審查。核對文件的簽字、蓋章、日期等關(guān)鍵要素，確保文件的有效性。2.實地考察對于重要合作項目或關(guān)鍵信息，必要時安排人員進行實地考察，核實對方的實際經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、辦公場所等情況。通過實地觀察、與相關(guān)人員交流等方式，獲取第一手信息，驗證所提供信息的真實性。3.數(shù)據(jù)比對將所核實的信息與公司內(nèi)部已有的數(shù)據(jù)資源、行業(yè)數(shù)據(jù)、公開信息等進行比對，查找差異和矛盾之處，進一步核實信息的準確性。利用數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù)手段，對大量數(shù)據(jù)進行篩選、分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)潛在的信息問題。4.第三方調(diào)查委托專業(yè)的調(diào)查機構(gòu)、律師事務(wù)所、信用評級機構(gòu)等第三方對相關(guān)信息進行調(diào)查核實，獲取客觀、專業(yè)的調(diào)查結(jié)果。與行業(yè)協(xié)會、商會等組織進行溝通，了解行業(yè)內(nèi)企業(yè)的相關(guān)信息和動態(tài)，輔助信息核實工作。5.人員訪談與信息提供方的相關(guān)人員、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)方、合作伙伴等進行面對面訪談，了解信息的背景情況、實際執(zhí)行情況等，獲取更多細節(jié)信息，驗證信息的真實性。在訪談過程中，注意觀察被訪談人的表情、語氣、態(tài)度等，判斷其陳述的可信度。四、信息核實的流程（一）信息收集1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中需要收集外部信息時，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫信息收集表，詳細記錄信息的來源、內(nèi)容、用途等。2.對于與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人主動提供的信息，接收部門應(yīng)及時登記，并要求對方簽字確認信息的真實性和準確性。（二）信息初審1.信息收集完成后，由信息收集部門或接收部門對信息進行初步審核，檢查信息的完整性、格式規(guī)范性等。2.初審人員根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)驗和基本常識，對信息的合理性進行判斷，發(fā)現(xiàn)明顯問題或疑問的，及時與信息提供方溝通核實。（三）信息核實1.經(jīng)初審合格的信息，按照職責(zé)分工移交至相應(yīng)的信息核實部門進行詳細核實。2.信息核實部門根據(jù)信息核實的內(nèi)容和方法，制定具體的核實計劃，明確核實步驟、責(zé)任人、時間節(jié)點等。3.在核實過程中，信息核實人員應(yīng)做好記錄，包括核實的過程、發(fā)現(xiàn)的問題、采取的措施、核實結(jié)果等，形成信息核實報告。（四）核實結(jié)果反饋1.信息核實部門完成核實工作后，應(yīng)及時將核實結(jié)果反饋給信息收集部門或接收部門。2.對于核實無誤的信息，信息收集部門或接收部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行后續(xù)處理，如簽訂合同、開展業(yè)務(wù)等。3.對于核實發(fā)現(xiàn)問題的信息，信息核實部門應(yīng)明確指出問題所在，并提出整改建議和措施。信息收集部門或接收部門應(yīng)及時與信息提供方溝通，要求其限期整改，整改完成后重新進行核實。（五）信息歸檔1.信息核實工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)將信息收集表、信息核實報告、證明文件等資料進行整理歸檔，建立完善的信息檔案。2.信息檔案應(yīng)按照類別、時間等進行分類存放，便于查詢和管理。同時，應(yīng)做好信息檔案的保密工作，防止信息泄露。五、信息核實的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.風(fēng)險管理部門定期對信息核實工作進行抽查，檢查信息核實流程的執(zhí)行情況、核實結(jié)果的準確性等。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對信息核實工作進行專項審計，重點審查信息核實工作的合規(guī)性、有效性以及信息檔案的管理情況。3.對于在信息核實過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或重大問題，公司將及時進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核制度1.建立信息核實工作考核指標體系，對各信息核實部門和相關(guān)人員的工作質(zhì)量、工作效率等進行量化考核。2.考核指標包括信息核實的準確性、完整性、及時性，信息核實報告的質(zhì)量，信息檔案的管理情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未達到考核要求的部門和個人進行通報批評，并責(zé)令其限期整改。整改仍不到位的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。六、信息安全與保密（一）信息安全1.在信息核實過程中，信息核實人員應(yīng)嚴格遵守公司的信息安全管理制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露、篡改或丟失。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要信息，應(yīng)進行加密處理，并限制訪問權(quán)限，確保信息安全。3.加強對信息核實工作所使用的計算機設(shè)備、存儲介質(zhì)等的管理，定期進行維護和檢查，防止因設(shè)備故障或安全漏洞導(dǎo)致信息安全事故。（二）保密要求1.參與信息核實工作的所有人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。2.對在信息核實過程中獲取的各類信息嚴格保密，不得向無關(guān)人員透露。未