交投檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強交投檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交投各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則應(yīng)保證檔案的齊全完整，全面反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實面貌，不得遺漏重要文件和資料。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，與實際業(yè)務(wù)活動相符，嚴(yán)禁虛假和錯誤信息進入檔案。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.服務(wù)性原則檔案管理工作應(yīng)緊密圍繞公司中心工作，積極主動地為公司各項業(yè)務(wù)提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。（四）定義1.交投檔案指公司在交通投資、建設(shè)、運營、管理等業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。2.歸檔將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求收集齊全，整理分類后移交檔案室保存的過程。3.檔案整理對收集到的檔案材料進行分類、組卷、編目等加工處理，使之系統(tǒng)化、條理化的工作。4.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用公司檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.參與公司重大項目、重要活動的檔案管理工作，確保檔案資料的完整準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的實體安全和信息安全。7.做好檔案的編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。（二）各部門、各分支機構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、本分支機構(gòu)檔案工作的日常管理，按照公司檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門、本分支機構(gòu)檔案的安全保密。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門、各分支機構(gòu)在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定，及時形成各種文件材料。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署齊全，具有真實性和有效性。3.電子文件應(yīng)采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的格式進行存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）文件材料的收集1.各部門、各分支機構(gòu)的兼職檔案員應(yīng)定期對本部門、本分支機構(gòu)形成的文件材料進行收集，確保無遺漏。2.對于重要會議、重大項目、重要活動等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，及時整理歸檔。3.公司員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)及時交本部門兼職檔案員統(tǒng)一收集，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。4.涉及多個部門的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集齊全后，交綜合檔案室歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、會計檔案類、聲像檔案類等。2.每一大類下可根據(jù)實際情況進一步細(xì)分小類，如行政管理類可分為公文、會議、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等小類。（三）整理方法1.文書檔案對收集到的文件材料進行分類，按照分類標(biāo)準(zhǔn)將文件材料歸入相應(yīng)的類別。對每一類文件材料進行排序，按照文件的形成時間或重要程度等順序排列。進行編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等項目。裝訂成冊，去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂，確保文件整齊牢固。編制案卷封面，填寫案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等項目。裝盒上架，將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明案卷號、保管期限等信息，然后上架存放。2.科技檔案按照項目進行分類，一個項目的檔案集中整理。對項目文件材料進行分類，可分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。按照項目進展順序?qū)ξ募牧线M行排序，確保文件的連貫性。編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，同時編制項目檔案總目錄。繪制項目檔案索引圖，便于查找利用。裝盒上架，將整理好的項目檔案裝入檔案盒，上架存放。3.會計檔案按照會計年度進行分類，將每個年度的會計檔案集中整理。對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進行分類整理，確保各類檔案齊全完整。編目，填寫會計檔案目錄，包括檔案名稱、形成時間、保管期限等項目。裝盒上架，將整理好的會計檔案裝入檔案盒，上架存放。4.聲像檔案按照載體形式進行分類，如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。對聲像檔案進行編號，注明拍攝或錄制時間、地點、內(nèi)容等信息。整理底片或母帶，確保圖像清晰、聲音完整。編目，填寫聲像檔案目錄，包括編號、題名、日期、載體形式等項目。裝盒上架，將整理好的聲像檔案裝入檔案盒，上架存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，表面平整光滑，無毛刺、無異味，能夠有效保護檔案。3.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，具有良好的耐久性和密封性，能夠防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案公司設(shè)立、合并、分立、改制、上市等重大事項形成的文件材料。公司年度財務(wù)決算報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。公司重要會議、重大活動形成的具有長遠(yuǎn)歷史價值和重要紀(jì)念意義的文件材料。公司與外部簽訂的具有法律效力的重要合同、協(xié)議等文件材料。公司重要的科研成果、技術(shù)創(chuàng)新等文件材料。2.長期保管的檔案公司一般性會議、業(yè)務(wù)活動形成的文件材料。公司年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。公司各部門的規(guī)章制度、工作流程等文件材料。公司固定資產(chǎn)管理、物資采購等業(yè)務(wù)活動形成的文件材料。公司員工人事檔案、工資檔案等文件材料。3.短期保管的檔案公司臨時性會議、活動形成的文件材料。公司一般性業(yè)務(wù)往來信函、簡報等文件材料。公司短期的工作計劃、總結(jié)等文件材料。公司員工培訓(xùn)、考核等文件材料。（四）檔案清查盤點1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查盤點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查盤點應(yīng)填寫檔案清查盤點表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。3.對于清查盤點中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補救措施，如查找、修復(fù)、補充等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和價值，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，對檔案進行全面審查和分析，確定檔案的保管期限和價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有保存價值，如涉及重要歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀審批表上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并將檔案銷毀審批表歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)至上原則以滿足公司各項業(yè)務(wù)工作需求為出發(fā)點，積極主動地為公司員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、復(fù)制份數(shù)等信息，以便于統(tǒng)計和查詢。（四）利用監(jiān)督1.綜合檔案室工作人員應(yīng)在檔案利用現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱、借閱、復(fù)制檔案的人員嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。2.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的要求進行管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進公司業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等功能。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交換，提高檔案信息的利用效率。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全防護、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備良好的兼容性和擴展性。2.檔案