信息軟件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信息軟件的管理，規(guī)范信息軟件的采購、使用、維護、更新及安全管理等行為，確保信息軟件的合法合規(guī)使用，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有信息軟件的管理，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全防護軟件等各類用于公司業(yè)務(wù)運營、管理決策及日常辦公的軟件。（三）基本原則1.合法性原則信息軟件的采購、使用等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司在信息軟件領(lǐng)域的行為合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。2.安全性原則高度重視信息軟件的安全管理，采取有效措施保障軟件運行安全、數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露、惡意攻擊等安全事件的發(fā)生，保護公司和用戶的利益。3.實用性原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際工作情況，選擇合適的信息軟件，確保軟件能夠滿足公司日常辦公、業(yè)務(wù)處理、管理決策等方面的實際需要，提高工作效率和質(zhì)量。4.規(guī)范性原則建立健全信息軟件管理的各項規(guī)章制度和流程，規(guī)范軟件采購、使用、維護、更新等各個環(huán)節(jié)的操作，確保管理工作有章可循、規(guī)范有序。二、信息軟件的采購管理（一）需求調(diào)研與分析1.業(yè)務(wù)部門需求提出各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作實際需要，定期梳理本部門對信息軟件的功能需求、性能要求、使用規(guī)模等，并填寫《信息軟件需求申請表》，詳細說明需求背景、具體功能需求、預(yù)期使用效果等內(nèi)容。2.需求評審由公司信息技術(shù)部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門、技術(shù)專家等對需求申請表進行評審。評審內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、可行性等方面。通過評審，確保需求準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實際需求，避免盲目采購。3.需求變更管理在軟件采購過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要對需求進行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提交《信息軟件需求變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因。信息技術(shù)部門重新組織評審，評估變更對采購計劃、預(yù)算、軟件功能實現(xiàn)等方面的影響，并根據(jù)評審結(jié)果決定是否進行變更。（二）采購計劃制定1.采購計劃編制信息技術(shù)部門根據(jù)需求調(diào)研與分析結(jié)果，結(jié)合公司預(yù)算安排、軟件市場情況等因素，編制年度信息軟件采購計劃。采購計劃應(yīng)明確軟件名稱、版本、功能要求、采購數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購計劃審批采購計劃提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、財務(wù)狀況等因素對采購計劃進行審核，確保采購計劃符合公司整體利益和實際情況。審批通過后的采購計劃作為信息軟件采購的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.供應(yīng)商篩選信息技術(shù)部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集軟件供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)支持能力、售后服務(wù)水平等方面進行評估和篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。2.采購方式確定根據(jù)軟件的性質(zhì)、采購金額等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的軟件采購項目，應(yīng)優(yōu)先采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式；對于一些具有特定技術(shù)要求或只能從唯一供應(yīng)商處采購的軟件，可采用單一來源采購方式。3.采購合同簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確軟件名稱、版本、功能要求、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等內(nèi)容。合同簽訂前，由公司法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權(quán)利義務(wù)對等。三、信息軟件的使用管理（一）軟件安裝與配置1.安裝規(guī)范信息技術(shù)部門按照軟件供應(yīng)商提供的安裝指南和公司內(nèi)部制定的安裝規(guī)范，負責(zé)信息軟件的安裝工作。在安裝過程中，應(yīng)確保軟件安裝環(huán)境符合要求，避免因安裝不當(dāng)導(dǎo)致軟件運行異常。2.配置管理根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和安全策略，對安裝后的信息軟件進行合理配置。配置內(nèi)容包括系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、用戶權(quán)限分配、安全策略定制等。配置過程應(yīng)詳細記錄，形成配置文檔，以便后續(xù)維護和管理。（二）用戶培訓(xùn)與使用指導(dǎo)1.培訓(xùn)計劃制定信息技術(shù)部門根據(jù)新采購軟件的功能特點和使用要求，制定用戶培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等內(nèi)容。2.培訓(xùn)實施按照培訓(xùn)計劃組織開展用戶培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式，確保用戶能夠熟練掌握軟件的操作方法和使用技巧。培訓(xùn)過程中應(yīng)做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、參與人員等信息。3.使用指導(dǎo)與支持在軟件使用過程中，信息技術(shù)部門應(yīng)提供及時的使用指導(dǎo)和技術(shù)支持。用戶遇到問題時，可通過電話、郵件、即時通訊工具等方式向信息技術(shù)部門咨詢。信息技術(shù)部門應(yīng)及時響應(yīng)，解答用戶疑問，幫助用戶解決問題。（三）軟件使用授權(quán)管理1.授權(quán)原則嚴格按照軟件采購合同約定的使用范圍和使用人數(shù)，對信息軟件進行使用授權(quán)管理。確保軟件使用符合授權(quán)要求，避免超授權(quán)使用導(dǎo)致法律風(fēng)險。2.授權(quán)登記建立軟件使用授權(quán)登記制度，對每個用戶的軟件使用授權(quán)情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括用戶姓名、部門、軟件名稱、授權(quán)期限、授權(quán)功能模塊等信息。3.授權(quán)變更與撤銷如因人員崗位變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對軟件使用授權(quán)進行變更或撤銷，相關(guān)部門應(yīng)及時通知信息技術(shù)部門。信息技術(shù)部門根據(jù)實際情況進行授權(quán)變更或撤銷操作，并更新授權(quán)登記記錄。四、信息軟件的維護管理（一）日常維護1.運行監(jiān)控信息技術(shù)部門利用監(jiān)控工具對信息軟件的運行狀態(tài)進行實時監(jiān)控，包括軟件性能指標(biāo)（如CPU使用率、內(nèi)存使用率、響應(yīng)時間等）、系統(tǒng)日志、網(wǎng)絡(luò)連接等方面。及時發(fā)現(xiàn)軟件運行過程中出現(xiàn)的異常情況，并進行分析和處理。2.故障排除當(dāng)軟件出現(xiàn)故障時，信息技術(shù)部門應(yīng)迅速響應(yīng)，按照故障處理流程進行故障排除。通過故障診斷工具、技術(shù)文檔、知識庫等資源，定位故障原因，采取有效的解決措施，盡快恢復(fù)軟件正常運行。對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時組織技術(shù)專家進行會診，確保故障得到妥善解決。3.日常巡檢定期對信息軟件進行巡檢，檢查軟件的安裝配置情況、運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)備份情況等。巡檢過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并進行整改。通過日常巡檢，及時發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患和性能問題，提前采取措施進行預(yù)防和處理。（二）軟件升級與更新1.升級計劃制定信息技術(shù)部門根據(jù)軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及安全漏洞修復(fù)要求，制定軟件升級計劃。升級計劃應(yīng)明確升級軟件名稱、版本號、升級內(nèi)容、升級時間、升級風(fēng)險評估等內(nèi)容。2.升級測試在進行軟件升級前，必須對升級版本進行全面的測試。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、兼容性測試、安全測試等方面。確保升級后的軟件能夠正常運行，不影響公司業(yè)務(wù)的開展，同時保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.升級實施經(jīng)過測試確認升級版本無問題后，按照升級計劃組織實施軟件升級工作。升級過程中應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險監(jiān)控，確保升級操作順利進行。升級完成后，對升級效果進行驗證，確保軟件升級達到預(yù)期目標(biāo)。（三）維護文檔管理1.文檔分類與整理信息技術(shù)部門負責(zé)建立信息軟件維護文檔管理制度，對軟件維護過程中產(chǎn)生的各類文檔進行分類整理。維護文檔包括軟件安裝配置文檔、系統(tǒng)日志、故障處理記錄、升級記錄、用戶手冊、技術(shù)文檔等。2.文檔存儲與保管將維護文檔存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行定期備份。同時，建立文檔索引和檢索機制，方便快速查找和使用文檔。維護文檔應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。3.文檔更新與共享隨著軟件維護工作的開展，及時更新維護文檔內(nèi)容，確保文檔與軟件實際情況保持一致。維護文檔應(yīng)在公司內(nèi)部進行合理共享，方便相關(guān)人員查閱和使用，為軟件維護、故障處理、技術(shù)支持等工作提供有力的參考依據(jù)。五、信息軟件的安全管理（一）安全策略制定1.安全策略規(guī)劃信息技術(shù)部門根據(jù)公司信息安全整體規(guī)劃和信息軟件的特點，制定信息軟件安全策略。安全策略應(yīng)涵蓋軟件訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、應(yīng)急響應(yīng)等方面的內(nèi)容，確保軟件在安全的環(huán)境下運行。2.策略審批與發(fā)布安全策略制定完成后，提交公司管理層審批。審批通過后的安全策略以正式文件形式發(fā)布，并組織相關(guān)人員進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保全體員工了解并遵守安全策略要求。（二）訪問控制管理1.用戶認證與授權(quán)建立完善的用戶認證機制，采用多種認證方式（如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識別等）對用戶身份進行驗證。根據(jù)用戶角色和職責(zé)，合理分配軟件訪問權(quán)限，確保用戶只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的軟件功能和數(shù)據(jù)。2.訪問審計對軟件的訪問行為進行審計，記錄用戶登錄時間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。通過訪問審計，及時發(fā)現(xiàn)異常訪問行為，并進行調(diào)查和處理。同時，審計結(jié)果可作為安全評估和決策的依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對信息軟件中的重要數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。2.數(shù)據(jù)加密對軟件中涉及的敏感數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，加密密鑰應(yīng)妥善保管，防止泄露。（四）安全漏洞管理1.漏洞監(jiān)測與發(fā)現(xiàn)利用安全漏洞掃描工具定期對信息軟件進行漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)軟件存在的安全漏洞。同時，關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的安全公告和漏洞信息，及時掌握軟件安全動態(tài)。2.漏洞修復(fù)與跟蹤對于發(fā)現(xiàn)的安全漏洞，信息技術(shù)部門應(yīng)及時評估漏洞風(fēng)險，并制定相應(yīng)的修復(fù)措施。在規(guī)定的時間內(nèi)完成漏洞修復(fù)工作，并對修復(fù)情況進行跟蹤和驗證，確保漏洞得到徹底解決。（五）應(yīng)急響應(yīng)管理1.應(yīng)急預(yù)案制定制定信息軟件安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)流程、責(zé)任分工、應(yīng)急處理措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.應(yīng)急處理與恢復(fù)當(dāng)信息軟件發(fā)生安全事件時，按照應(yīng)急預(yù)案迅速啟動應(yīng)急響應(yīng)機制。及時采取措施進行事件處理，如隔離故障、清除病毒、恢復(fù)數(shù)據(jù)等，最大限度地減少安全事件對公司業(yè)務(wù)的影響。事件處理完成后，對事件原因進行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進行完善。六、信息軟件的資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)登記與清查1.資產(chǎn)登記信息技術(shù)部門負責(zé)建立信息軟件資產(chǎn)臺賬，對公司內(nèi)所有信息軟件進行詳細登記。登記內(nèi)容包括軟件名稱、版本、購買時間、購買金額、使用部門、授權(quán)期限等信息。2.資產(chǎn)清查定期對信息軟件資產(chǎn)進行清查，核實軟件的實際使用情況、授權(quán)情況、運行狀態(tài)等。通過資產(chǎn)清查，確保資產(chǎn)臺賬與實際情況相符，及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)流失、超授權(quán)使用等問題，并進行相應(yīng)處理。（二）資產(chǎn)變更管理1.變更申請當(dāng)信息軟件資產(chǎn)發(fā)生變更（如軟件升級、授權(quán)變更、使用部門調(diào)整等）時，相關(guān)部門應(yīng)填寫《信息軟件資產(chǎn)變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因。2.變更審批信息技術(shù)部門對變更申請表進行審核，評估變更對軟件使用、安全管理、資產(chǎn)管理等方面的影響。審核通過后，提交公司管理層審批。審批通過后的變更申請方可實施。3.變更記錄對信息軟件資產(chǎn)變更情況進行詳細記錄，包括變更時間、變更內(nèi)容、變更原因、審批結(jié)果等信息。變更記錄應(yīng)及時更新到資產(chǎn)臺賬中，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和完整性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司信息技術(shù)部門定期對各部門信息軟件的采購、使用、維護、安全管理等情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括軟件使用授權(quán)情況、運行狀態(tài)、維護記錄、安全措施落實情況等方面。2.不定期抽查公司管理層或相關(guān)部門不定期對信息軟件管理情況進行抽查。通過抽查，及時發(fā)現(xiàn)信息軟件管理工作中存在的問題，并督促相關(guān)部門進行整改。（二