中央油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中央油卡的管理，規(guī)范油卡使用行為，提高油卡使用效率，確保油卡使用安全、合規(guī)、透明，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及中央油卡使用的所有部門、人員及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡使用合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.效率性原則：優(yōu)化油卡使用流程，提高油卡使用效率，降低運(yùn)營成本。4.透明性原則：油卡使用情況應(yīng)公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、油卡的申請與審批（一）油卡需求評估各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期對油卡使用情況進(jìn)行評估，預(yù)測未來一段時間內(nèi)的油卡需求量。評估內(nèi)容包括但不限于車輛行駛里程、業(yè)務(wù)活動范圍、燃油消耗規(guī)律等。（二）申請流程1.需求部門填寫《中央油卡申請表》，詳細(xì)說明申請油卡的數(shù)量、用途、預(yù)計使用期限等信息。2.將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求對申請進(jìn)行審核，并簽署意見。3.審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門，財務(wù)部門對申請的合理性及預(yù)算情況進(jìn)行審核。4.財務(wù)審核通過后，申請表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)整體情況進(jìn)行最終審批。（三）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請的油卡數(shù)量應(yīng)與實際業(yè)務(wù)需求相符，不得超量申請。2.申請用途應(yīng)明確、合理，符合公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展方向。3.申請預(yù)算應(yīng)在公司/組織規(guī)定的財務(wù)預(yù)算范圍內(nèi)。三、油卡的發(fā)放與領(lǐng)?。ㄒ唬┌l(fā)放方式經(jīng)審批通過的油卡申請，由財務(wù)部門統(tǒng)一辦理油卡的開戶、充值等手續(xù)。油卡可采用實體卡或電子卡的形式發(fā)放，具體發(fā)放方式根據(jù)實際情況確定。（二）領(lǐng)取流程1.財務(wù)部門通知需求部門領(lǐng)取油卡，需求部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取。2.領(lǐng)取人在領(lǐng)取油卡時，需填寫《油卡領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取油卡的卡號、數(shù)量、領(lǐng)取日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門留存《油卡領(lǐng)取登記表》副本，作為油卡發(fā)放的記錄。四、油卡的使用管理（一）使用范圍中央油卡僅限用于公司/組織內(nèi)部車輛的燃油加注，以及與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的設(shè)備、工具等燃油消耗，嚴(yán)禁用于其他非業(yè)務(wù)用途。（二）使用規(guī)范1.加油時，加油人員應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并確保加油過程符合加油站的操作規(guī)范。2.加油人員應(yīng)妥善保管油卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)。3.加油后，加油人員應(yīng)及時取得加油發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油車輛車牌號、加油日期、加油金額等信息。發(fā)票應(yīng)妥善保存，作為油卡使用報銷的憑證。（三）使用記錄1.各部門應(yīng)建立油卡使用臺賬，詳細(xì)記錄每一次油卡的使用情況，包括加油日期、加油車輛車牌號、加油金額、加油地點等信息。2.油卡使用臺賬應(yīng)定期更新，并與加油發(fā)票、油卡充值記錄等進(jìn)行核對，確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對各部門的油卡使用臺賬進(jìn)行檢查，核實油卡使用的真實性、合理性。五、油卡的充值管理（一）充值計劃財務(wù)部門根據(jù)油卡使用臺賬及各部門的油卡需求預(yù)測，制定油卡充值計劃。充值計劃應(yīng)明確充值金額、充值時間等信息，并報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）充值流程1.財務(wù)部門按照審批后的充值計劃，辦理油卡的充值手續(xù)。充值方式可采用現(xiàn)金充值、銀行轉(zhuǎn)賬充值等，具體充值方式根據(jù)加油站的要求及公司/組織財務(wù)規(guī)定確定。2.充值完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時更新油卡余額信息，并將充值記錄反饋至各部門。3.各部門應(yīng)根據(jù)油卡余額情況，合理安排油卡的使用，避免因油卡余額不足影響業(yè)務(wù)正常開展。六、油卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，加油人員應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報告，并及時聯(lián)系財務(wù)部門辦理掛失手續(xù)。2.財務(wù)部門在接到掛失報告后，應(yīng)立即對油卡進(jìn)行掛失處理，防止油卡繼續(xù)被盜用。掛失期間，油卡將被凍結(jié)，無法進(jìn)行加油操作。（二）補(bǔ)辦1.掛失后的油卡如需補(bǔ)辦，加油人員應(yīng)填寫《油卡補(bǔ)辦申請表》，詳細(xì)說明油卡掛失情況及補(bǔ)辦原因。2.將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對補(bǔ)辦申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理油卡補(bǔ)辦手續(xù)，并將新卡發(fā)放給加油人員。4.加油人員在領(lǐng)取新卡時，需按照油卡領(lǐng)取流程填寫《油卡領(lǐng)取登記表》。七、油卡的回收與注銷（一）回收1.因車輛報廢、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用油卡時，各部門應(yīng)及時將油卡交回財務(wù)部門。2.交回的油卡應(yīng)確?？ㄆ旰?、信息準(zhǔn)確，如有損壞或信息不符的情況，應(yīng)在交回時說明原因。（二）注銷1.財務(wù)部門收到交回的油卡后，應(yīng)核實油卡余額情況，并辦理油卡注銷手續(xù)。2.油卡注銷后，財務(wù)部門應(yīng)將注銷記錄存檔，作為油卡管理的重要資料。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對中央油卡的管理情況進(jìn)行審計，檢查油卡的申請、審批、發(fā)放、使用、充值、掛失、補(bǔ)辦、回收、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.財務(wù)部門定期對各部門的油卡使用臺賬進(jìn)行檢查，核實油卡使用的真實性、合理性。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門油卡使用情況的日常監(jiān)督，確保油卡使用符合規(guī)定。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用油卡或超范圍使用油卡的。2.轉(zhuǎn)借油卡給他人使用或擅自更改油卡使用信息的。3.偽造加油發(fā)票或虛報加油費(fèi)用的。4.因保管不善導(dǎo)致油卡丟失或被盜用，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、責(zé)令退還違規(guī)所得等。2.對于