京東慧采管理辦法總則目的本管理辦法旨在規(guī)范公司在京東慧采平臺(tái)的采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。適用范圍本辦法適用于公司所有通過(guò)京東慧采平臺(tái)進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、IT產(chǎn)品、勞保用品等各類物資的采購(gòu)?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照京東慧采平臺(tái)的規(guī)則和流程進(jìn)行操作。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化和采購(gòu)效益的最大化。4.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司和供應(yīng)商的合法權(quán)益。采購(gòu)流程采購(gòu)需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期或不定期提出采購(gòu)需求，填寫《京東慧采采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或涉及重要物資的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和效益。3.采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等按權(quán)限審批通過(guò)后，方可進(jìn)入采購(gòu)流程。供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門通過(guò)京東慧采平臺(tái)的供應(yīng)商資源庫(kù)、市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，篩選符合公司采購(gòu)要求的供應(yīng)商。2.對(duì)擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審核。3.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)物資的價(jià)格、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后，在京東慧采平臺(tái)上下達(dá)采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的詳細(xì)信息、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。采購(gòu)合同簽訂1.根據(jù)采購(gòu)訂單的金額和性質(zhì)，按照公司合同管理規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等重要內(nèi)容，確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量不合格等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。驗(yàn)收與付款1.物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《京東慧采物資驗(yàn)收單》。2.驗(yàn)收合格的物資，由采購(gòu)部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款申請(qǐng)需附采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，按照公司資金支付流程進(jìn)行付款。價(jià)格管理價(jià)格審核1.采購(gòu)部門在下達(dá)采購(gòu)訂單前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商提供的價(jià)格進(jìn)行審核，確保價(jià)格合理、公正。2.對(duì)于金額較大或采購(gòu)頻率較高的物資，采購(gòu)部門應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，進(jìn)行價(jià)格分析和比較，為價(jià)格審核提供參考依據(jù)。價(jià)格調(diào)整1.在采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大或其他原因需要調(diào)整價(jià)格的，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議。2.價(jià)格調(diào)整協(xié)議應(yīng)明確價(jià)格調(diào)整的原因、調(diào)整幅度、調(diào)整時(shí)間等內(nèi)容，確保價(jià)格調(diào)整的合法性和合規(guī)性。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)京東慧采采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任人和風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商；簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確違約責(zé)任；建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商違約行為。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和相關(guān)質(zhì)量證明文件；定期對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保物資質(zhì)量符合要求。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)價(jià)格審核和市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)，合理確定采購(gòu)價(jià)格；與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購(gòu)成本的影響。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求；在采購(gòu)合同中明確雙方的法律責(zé)任和義務(wù)；遇到法律問(wèn)題及時(shí)咨詢專業(yè)法律顧問(wèn)。信息管理采購(gòu)信息記錄1.采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的采購(gòu)信息記錄制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括采購(gòu)需求、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款記錄等。2.采購(gòu)信息記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。信息共享與溝通1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門與各部門之間的信息實(shí)時(shí)共享，提高采購(gòu)工作的協(xié)同效率。2.加強(qiáng)與京東慧采平臺(tái)的溝通與聯(lián)系，及時(shí)了解平臺(tái)的政策變化和系統(tǒng)功能更新，確保公司采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)京東慧采采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.接受公司上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真研究分析，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，確保