后勤存量管理辦法一、總則（一）目的為加強公司后勤存量管理，規(guī)范后勤物資的采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)，提高物資使用效率，降低運營成本，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及后勤物資存量管理的部門和崗位，包括但不限于行政部門、采購部門、倉庫管理部門、各業(yè)務部門等。（三）基本原則1.準確性原則：確保后勤存量數(shù)據(jù)的準確記錄，反映物資的實際數(shù)量、狀態(tài)和位置。2.合理性原則：根據(jù)公司業(yè)務需求和歷史數(shù)據(jù)，合理確定物資的儲備量，避免積壓或缺貨。3.高效性原則：優(yōu)化物資采購、存儲和使用流程，提高工作效率，降低運營成本。4.安全性原則：保障物資存儲安全，防止物資損壞、丟失或變質(zhì)。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定后勤存量管理的總體政策和制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)各部門之間的物資需求和調(diào)配，定期組織物資盤點工作。3.對后勤存量管理工作進行評估和總結，提出改進建議。（二）采購部門1.根據(jù)各部門的物資需求計劃，制定采購計劃并組織實施。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，確保物資采購的質(zhì)量和供應的及時性。3.負責采購物資的驗收工作，確保采購物資符合合同要求。（三）倉庫管理部門1.負責物資的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保物資的安全和完好。2.建立物資庫存臺賬，定期更新庫存信息，做到賬實相符。3.對庫存物資進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。（四）各業(yè)務部門1.根據(jù)本部門的工作需求，定期向行政部門提交物資需求計劃。2.負責本部門領用物資的使用和管理，合理控制物資消耗。3.協(xié)助倉庫管理部門進行物資盤點工作，提供相關物資使用情況的信息。三、物資分類與編碼（一）物資分類1.辦公用品類：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復印機、文具等。2.耗材類：如打印紙、墨盒、硒鼓、筆芯、文件夾等。3.勞保用品類：安全帽、工作服、手套、防護鞋等。4.清潔用品類：掃帚、拖把、清潔劑、消毒劑等。5.設備配件類：各類設備的維修配件、零部件等。6.其他類：不屬于以上分類的其他后勤物資。（二）物資編碼1.為便于物資管理和信息系統(tǒng)的應用，對每一類物資進行統(tǒng)一編碼。2.物資編碼采用[具體編碼規(guī)則]，編碼應具有唯一性、系統(tǒng)性和擴展性。3.物資編碼由[編碼組成部分]構成，各部分含義如下：[編碼部分1]：表示物資大類。[編碼部分2]：表示物資中類。[編碼部分3]：表示物資小類。[編碼部分4]：表示具體物資品種。[編碼部分5]：表示物資規(guī)格型號。[編碼部分6]：表示其他補充信息。四、物資采購管理（一）采購計劃制定1.各業(yè)務部門應根據(jù)本部門的工作任務和物資消耗情況，提前[X]天向行政部門提交物資需求計劃。2.物資需求計劃應詳細列出物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。3.行政部門匯總各部門的物資需求計劃后，結合庫存情況，制定月度采購計劃。4.采購計劃應經(jīng)相關領導審批后實施，確保采購計劃的合理性和準確性。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供應能力強的供應商。2.對新供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務等方面的情況。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。4.定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)考核結果調(diào)整供應商名單，確保供應商的服務質(zhì)量和供應能力。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購計劃向供應商發(fā)送采購訂單，明確采購物資的詳細要求和交貨時間。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。3.對于緊急采購需求，應按照公司的緊急采購流程進行審批和實施，確保緊急工作的順利開展。（四）采購驗收1.物資到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理部門進行驗收。2.倉庫管理部門按照采購合同和相關標準對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否符合要求。3.對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨。五、物資庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.根據(jù)公司業(yè)務需求和歷史數(shù)據(jù)，結合物資的采購周期、使用頻率等因素，合理確定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存。2.安全庫存是為應對突發(fā)情況而設定的最低庫存水平，最高庫存是為避免物資積壓而設定的上限，最低庫存是提醒及時補貨的庫存下限。3.定期對庫存規(guī)劃進行評估和調(diào)整，確保庫存規(guī)劃的合理性和適應性。（二）入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理人員應及時核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等信息，并與送貨單、采購訂單進行核對。2.對驗收合格的物資，按照物資分類和編碼規(guī)則進行入庫登記，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息。3.將入庫物資按照規(guī)定的存儲位置進行存放，確保物資擺放整齊、標識清晰，便于查找和管理。（三）存儲管理1.倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲安全。2.對不同類型的物資應進行分類存放，如易燃易爆物資應單獨存放，并采取相應的安全措施。3.定期對庫存物資進行盤點，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.建立庫存物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存儲位置等信息，確保賬實相符。（四）出庫管理1.各部門領用物資時，應填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批后提交倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據(jù)物資領用申請表進行審核，確認庫存有貨后，辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門等信息。3.物資出庫時，倉庫管理人員應按照先進先出的原則進行發(fā)貨，確保物資的新鮮度和質(zhì)量。4.定期對物資領用情況進行統(tǒng)計和分析，掌握各部門的物資消耗情況，為物資采購和管理提供依據(jù)。六、物資盤點管理（一）盤點計劃制定1.行政部門應定期組織物資盤點工作，原則上每年至少進行[X]次全面盤點。2.根據(jù)公司實際情況，制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。3.盤點計劃應提前通知各相關部門，要求其做好準備工作。（二）盤點實施1.成立盤點小組，由行政部門、倉庫管理部門、財務部門等相關人員組成。2.盤點小組按照盤點計劃對庫存物資進行逐一清點，記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存儲位置等信息。3.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并記錄詳細情況。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點小組應編制盤點報告，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。2.對于盤盈的物資，應查明原因，經(jīng)審批后調(diào)整庫存臺賬；對于盤虧的物資，應分析原因，屬于責任人原因造成的，由責任人負責賠償；屬于其他原因造成的，應按照公司相關規(guī)定進行處理。3.根據(jù)盤點結果，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施，完善后勤存量管理工作。七、信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)1.公司應建立統(tǒng)一的物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、庫存、盤點等業(yè)務的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應具備物資編碼管理、采購管理、庫存管理、報表生成等功能模塊，提高工作效率和管理水平。3.各部門應及時將物資需求計劃、采購訂單、入庫單、出庫單等信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保信息的實時更新和共享。（二）數(shù)據(jù)維護與分析1.定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.利用物資管理信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對物資采購、庫存、使用等情況進行分析，為決策提供支持。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果，及時調(diào)整物資采購計劃、庫存策略等，優(yōu)化后勤存量管理工作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對后勤存量管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項制度和流程的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資采購、庫存管理、盤點工作等方面，檢查發(fā)現(xiàn)的問題應及時督促整改。3.對違反后勤存量管理規(guī)定的行為，應及時進行糾正，并按照公司相關規(guī)定進行處理。（二）考核評價1.建立后勤存量管