交易保存管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司交易保存管理，規(guī)范交易行為，確保交易信息的完整性、準確性和可追溯性，防范交易風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及交易活動的部門和人員，包括但不限于銷售、采購、財務、法務等部門，以及與公司發(fā)生交易的外部合作伙伴。（三）基本原則1.合法性原則：交易保存管理應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保交易活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地保存交易過程中的各類信息，不得遺漏重要內容。3.準確性原則：保證交易信息的記錄準確無誤，真實反映交易實際情況。4.可追溯性原則：能夠通過保存的交易信息，清晰追溯交易的全過程，包括交易的發(fā)起、執(zhí)行、變更和終止等環(huán)節(jié)。二、交易保存的范圍與內容（一）交易合同1.銷售合同：包括與客戶簽訂的產品或服務銷售合同，明確產品或服務的規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款。2.采購合同：與供應商簽訂的采購合同，涵蓋采購物資或服務的種類、質量標準、采購數量、價格、交貨地點、驗收方式等內容。3.其他交易合同：如租賃合同、合作協(xié)議等，記錄雙方的權利義務和交易條款。（二）交易憑證1.發(fā)票：銷售發(fā)票和采購發(fā)票，作為交易金額確認和稅務處理的重要依據。2.收據：收到款項或支付款項的收據，證明資金的收付情況。3.送貨單：記錄產品交付情況的送貨單，包括產品名稱、數量、規(guī)格、交付時間、交付地點等信息。4.驗收單：采購物資或服務到貨后的驗收單，明確驗收結果和相關質量情況。（三）交易記錄1.交易臺賬：銷售臺賬記錄銷售業(yè)務的詳細信息，包括客戶名稱、銷售日期、產品或服務名稱、數量、金額等；采購臺賬記錄采購業(yè)務的相關信息，如供應商名稱、采購日期、物資或服務名稱、數量、金額等。2.交易明細清單：對每一筆交易進行詳細記錄的清單，包括交易時間、交易雙方、交易內容、交易金額、交易狀態(tài)等。3.交易溝通記錄：與交易相關的郵件、傳真、電話記錄、會議紀要等，反映交易過程中的溝通協(xié)商情況。（四）電子交易數據1.電子商務平臺交易記錄：如通過公司官方網站、第三方電商平臺進行的交易記錄，包括訂單信息、支付記錄、物流信息等。2.電子文檔：與交易相關的電子合同、電子發(fā)票、電子報表等文件。3.系統(tǒng)操作記錄：公司內部交易管理系統(tǒng)中關于交易創(chuàng)建、修改、審批、執(zhí)行等操作的記錄。三、交易保存的方式與期限（一）保存方式1.紙質檔案保存：對于重要的交易合同、憑證等紙質文件，應按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，存放在專門的檔案柜中，并做好防潮、防火、防蟲等措施。2.電子檔案保存：電子交易數據應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲設備上，如硬盤、磁帶、云存儲等，并建立相應的索引和檢索機制，以便快速查詢和調用。3.數據庫存儲：交易臺賬、明細清單等數據可存儲在公司的業(yè)務數據庫中，通過數據庫管理系統(tǒng)進行管理和維護，確保數據的安全性和完整性。（二）保存期限1.交易合同：一般保存期限為自合同履行完畢之日起[X]年。對于涉及重大資產交易、知識產權交易等重要合同，保存期限應適當延長，至少為[X]年。2.交易憑證：發(fā)票、收據等保存期限為自交易發(fā)生之日起[X]年，以滿足稅務審計和財務核算的要求。3.交易記錄：交易臺賬、明細清單等保存期限為自交易結束之日起[X]年，以便對交易歷史進行查詢和分析。4.電子交易數據：與紙質檔案保存期限一致，確保電子數據與紙質文件的同步保存和可追溯性。四、交易保存的流程與責任分工（一）交易發(fā)起階段1.業(yè)務部門在發(fā)起交易時，應確保提供準確、完整的交易信息，包括交易對方信息、交易內容、交易條款等，并按照公司規(guī)定的格式和流程填寫相關交易表單。2.交易表單應經過業(yè)務部門負責人審核簽字，確認交易信息的真實性和合理性后，提交給相關部門進行后續(xù)處理。（二）交易審批階段1.審批部門收到交易表單后，應按照公司的審批流程和權限進行審批。審批過程中如發(fā)現交易信息存在問題或疑問，應及時與業(yè)務部門溝通核實。2.審批通過的交易表單應加蓋審批部門印章，并返回業(yè)務部門作為交易執(zhí)行的依據。（三）交易執(zhí)行階段1.業(yè)務部門根據審批通過的交易表單，與交易對方進行溝通協(xié)商，簽訂交易合同，并按照合同約定執(zhí)行交易。2.在交易執(zhí)行過程中，如發(fā)生交易變更、終止等情況，業(yè)務部門應及時填寫相關變更或終止表單，并按照規(guī)定流程進行審批。3.交易執(zhí)行過程中產生的各類交易憑證，如發(fā)票、收據、送貨單、驗收單等，應由業(yè)務部門負責及時收集、整理，并按照規(guī)定的保存方式和期限進行保存。（四）交易記錄與歸檔階段1.財務部門應根據交易執(zhí)行情況，及時記錄交易臺賬和明細清單，并確保數據的準確性和及時性。2.定期（每月/每季度）對交易記錄進行核對和匯總，生成相關財務報表和分析報告。3.交易結束后，業(yè)務部門應將交易合同、憑證、記錄等資料進行整理歸檔，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定對交易檔案進行分類、編號、存儲，并建立檔案檢索目錄，方便查詢和使用。（五）責任分工1.業(yè)務部門：負責交易的發(fā)起、執(zhí)行、信息收集和初步整理工作，確保交易信息的真實性和完整性，并按照規(guī)定流程進行交易操作和文件保存。2.審批部門：對交易進行審批，審核交易的合法性、合理性和風險可控性，確保交易符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。3.財務部門：負責交易記錄的財務核算和管理，確保交易金額的準確記錄和財務報表的真實反映，同時協(xié)助業(yè)務部門進行交易數據的核對和分析。4.法務部門：對交易合同等法律文件進行審核，提供法律意見和風險防范建議，確保交易活動的合法性和合規(guī)性。5.檔案管理部門：負責交易檔案的統(tǒng)一保管和維護，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全、完整和可查閱。五、交易保存的安全與保密措施（一）安全措施1.建立安全的存儲環(huán)境，對紙質檔案和電子檔案存儲場所進行定期檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施完好有效。2.對存儲交易數據的電子設備和存儲介質進行加密處理，防止數據被非法獲取和篡改。3.定期對交易數據進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。4.建立數據恢復機制，定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復交易數據，保證業(yè)務的連續(xù)性。（二）保密措施1.對涉及交易保存的人員進行保密培訓，明確保密責任和義務，簽訂保密協(xié)議，防止交易信息泄露。2.嚴格限制交易保存信息的訪問權限，根據人員的工作職責和業(yè)務需求，設置不同的訪問級別，確保只有授權人員能夠訪問相關交易信息。3.在交易信息的傳輸和共享過程中，采取加密、認證等安全措施，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。4.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息的交易保存資料，應采取額外的保密措施，如專人保管、限制查閱范圍等。六、交易保存的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱交易保存資料的，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容和查閱期限等信息，經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門進行查閱。2.涉及重要交易信息或商業(yè)秘密的資料，查閱申請應經公司分管領導審批同意。3.外部單位或個人因法律法規(guī)要求、審計、訴訟等原因需要查閱公司交易保存資料的，應出具相關證明文件，并按照公司規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，經公司法定代表人或授權代表批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自復制、拍照、記錄等。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應在規(guī)定的查閱范圍內進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或泄露查閱內容。2.如需復制交易保存資料，應按照公司規(guī)定的程序辦理復制手續(xù)，經審批同意后，由檔案管理部門進行復制，并注明復制用途和份數。3.交易保存資料僅供查閱和內部使用，未經公司書面同意，不得用于任何其他目的或向第三方提供。七、交易保存的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的交易保存管理監(jiān)督小組，由公司內部審計、合規(guī)、檔案管理等部門人員組成，負責定期對公司交易保存管理情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內容、檢查方法、檢查頻率等，并按照計劃組織實施監(jiān)督檢查工作。（二）檢查內容1.交易保存資料的完整性和準確性，包括交易合同、憑證、記錄等是否齊全、準確，是否與實際交易情況相符。2.交易保存的方式和期限是否符合本辦法規(guī)定，是否存在超期未銷毀或未按規(guī)定保存的情況。3.交易保存的安全與保密措施是否落實到位，是否存在信息泄露或數據安全隱患。4.交易保存資料的查閱與使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)查閱、復制、使用等情況。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時向公司管理層報告，并下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對檢查發(fā)現的問題，制定詳細的整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標，