企業(yè)通信管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)通信管理，確保通信暢通、信息安全，提高工作效率，保障企業(yè)各項業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在工作中使用的各類通信工具和通信活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)通信管理的法律法規(guī)，確保企業(yè)通信活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障通信內(nèi)容的安全，防止信息泄露、丟失或被非法獲取。3.效率性原則：優(yōu)化通信流程，提高通信效率，避免因通信不暢影響工作進展。4.規(guī)范性原則：統(tǒng)一通信標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保通信行為的一致性和可管理性。二、通信工具管理（一）辦公電話1.安裝與配置各部門根據(jù)工作需要申請安裝辦公電話，由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系電信運營商進行安裝和調(diào)試。辦公電話應(yīng)配備必要的設(shè)備，如話機、耳機等，確保正常使用。2.使用規(guī)范員工應(yīng)在辦公時間內(nèi)保持辦公電話暢通，不得隨意關(guān)機或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。接聽辦公電話應(yīng)使用文明用語，及時準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，不得推諉或延誤。嚴(yán)禁利用辦公電話撥打私人電話或進行與工作無關(guān)的閑聊。3.維護與保養(yǎng)行政部門定期對辦公電話進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)辦公電話出現(xiàn)故障，員工應(yīng)及時向行政部門報修，由專業(yè)人員進行維修。（二）移動電話1.配備標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)工作崗位的需要，由企業(yè)統(tǒng)一為部分員工配備移動電話，并制定相應(yīng)的使用和管理規(guī)定。員工個人因工作需要自行配備移動電話的，應(yīng)確保能滿足工作通信要求。2.使用規(guī)范員工應(yīng)在工作時間內(nèi)保持移動電話暢通，以便及時接收工作任務(wù)和信息。不得在會議、培訓(xùn)、重要活動等期間使用移動電話，以免影響正常秩序。如需緊急聯(lián)系，應(yīng)調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，到會議室外接聽。利用移動電話處理工作事務(wù)時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和保密性，不得隨意傳播未經(jīng)證實的信息。3.費用管理企業(yè)統(tǒng)一配備的移動電話，其通信費用由企業(yè)按照相關(guān)規(guī)定進行報銷。員工個人自行配備移動電話產(chǎn)生的通信費用，按照企業(yè)的費用報銷制度執(zhí)行，嚴(yán)禁以工作名義報銷私人通信費用。（三）即時通訊工具1.常用工具企業(yè)常用的即時通訊工具包括但不限于微信工作群、QQ工作群、釘釘?shù)取?.群組管理各部門根據(jù)工作需要創(chuàng)建相應(yīng)的即時通訊群組，并指定專人負(fù)責(zé)群組的日常管理。群組名稱應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和管理。群成員應(yīng)按照部門、崗位等進行分類，不得隨意添加無關(guān)人員。嚴(yán)禁在群組內(nèi)發(fā)布與工作無關(guān)的信息、謠言、低俗內(nèi)容等，不得進行惡意攻擊、爭吵等不良行為。3.信息發(fā)布重要工作信息、通知、公告等應(yīng)通過正式渠道發(fā)布，如企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等。如需在即時通訊群組中發(fā)布，應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無誤，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人進行審核。員工在群組中發(fā)布工作信息時，應(yīng)簡潔明了，避免冗長和模糊的表述。涉及重要事項的討論，應(yīng)在群內(nèi)達(dá)成共識后及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）電子郵件1.郵箱申請與管理員工入職后，由企業(yè)統(tǒng)一為其分配工作郵箱，并設(shè)置初始密碼。員工應(yīng)及時修改密碼，確保郵箱安全。離職員工的工作郵箱應(yīng)及時收回，由行政部門進行清理和注銷。2.使用規(guī)范員工應(yīng)定期查看工作郵箱，及時處理郵件。對于重要郵件，應(yīng)及時回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。發(fā)送郵件時，應(yīng)確保主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。郵件正文應(yīng)簡潔明了，避免使用過于復(fù)雜的語言和格式。嚴(yán)禁發(fā)送垃圾郵件、病毒郵件等，不得利用工作郵箱進行非法活動或傳播有害信息。3.郵件安全員工應(yīng)妥善保管工作郵箱密碼，不得隨意透露給他人。對于涉及企業(yè)機密信息的郵件，應(yīng)按照企業(yè)的保密規(guī)定進行加密處理，并嚴(yán)格控制收件人范圍。三、通信費用管理（一）費用預(yù)算1.行政部門根據(jù)企業(yè)通信需求和歷史費用數(shù)據(jù)，制定年度通信費用預(yù)算方案，報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.通信費用預(yù)算應(yīng)涵蓋辦公電話、移動電話、即時通訊工具、電子郵件等各類通信費用支出。（二）費用報銷1.員工應(yīng)按照企業(yè)的費用報銷制度，及時提交通信費用報銷申請。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、話費清單等。2.行政部門對員工的通信費用報銷申請進行審核，核實費用的真實性和合理性。對于不符合報銷規(guī)定的申請，予以退回并說明原因。3.財務(wù)部門對審核通過的通信費用報銷申請進行賬務(wù)處理，按照規(guī)定進行報銷支付。（三）費用控制1.企業(yè)定期對通信費用支出情況進行分析和評估，如發(fā)現(xiàn)費用超支或異常情況，及時查找原因并采取措施進行控制。2.鼓勵員工合理使用通信工具，節(jié)約通信費用。對于在通信費用控制方面表現(xiàn)突出的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟?。四、通信安全管理（一）信息保?.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守企業(yè)的保密制度，對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的通信內(nèi)容予以保密。2.在使用通信工具傳輸敏感信息時，應(yīng)采取加密措施，確保信息在傳輸過程中的安全。3.嚴(yán)禁在非工作場合談?wù)撈髽I(yè)機密信息，不得通過不安全的通信渠道傳遞敏感信息。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.企業(yè)應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，安裝必要的防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.員工在使用通信工具時，應(yīng)注意識別網(wǎng)絡(luò)詐騙、釣魚郵件等安全風(fēng)險，避免點擊可疑鏈接或下載不明來源的文件。3.定期對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和通信設(shè)備進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（三）應(yīng)急處理1.制定通信安全應(yīng)急預(yù)案，明確在通信故障、信息泄露等突發(fā)事件發(fā)生時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織通信安全應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處理能力和協(xié)同配合能力。3.一旦發(fā)生通信安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對企業(yè)通信管理情況進行日常監(jiān)督檢查，定期檢查辦公電話、移動電話、即時通訊工具、電子郵件等的使用情況。2.審計部門不定期對企業(yè)通信費用支出進行審計，核實費用的真實性和合規(guī)性。（二）考核評價1.將通信管理納入員工績效考核體系，對員工在通信工具使用、通信費用控制、通信安全等方面的表現(xiàn)進行考核評價。2.對于違反通信管理規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款等。對于因通信管理不善給企業(yè)造成重大損失的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則（一）解釋