體系相關管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的各類體系運行，確保各項工作符合相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，提高公司/組織的管理水平和運營效率，保障公司/組織的穩(wěn)健發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有與體系相關的部門、崗位及業(yè)務活動。（三）相關定義1.體系：指公司/組織為實現(xiàn)特定目標而建立的一系列相互關聯(lián)、相互作用的要素組合，包括但不限于質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等。2.體系文件：包括管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格等，用于描述和指導體系的運行。3.體系審核：對體系的運行情況進行檢查、評價，以確定其是否符合標準和文件要求的活動。4.不符合項：體系運行過程中出現(xiàn)的與標準、文件要求不符的情況。（四）管理原則1.合法性原則：體系的建立、運行必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.系統(tǒng)性原則：將公司/組織視為一個整體系統(tǒng)，各體系要素相互協(xié)調(diào)、相互支持。3.持續(xù)改進原則：通過不斷地發(fā)現(xiàn)問題、分析原因、采取措施，實現(xiàn)體系的持續(xù)優(yōu)化和提升。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極參與體系建設和運行，明確各自的職責和權限。二、體系建立與策劃（一）體系識別與選擇根據(jù)公司/組織的業(yè)務特點、發(fā)展戰(zhàn)略及法律法規(guī)要求，識別適用的體系標準，如ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系等，并確定建立何種體系或多種體系整合。（二）體系策劃1.成立體系建設領導小組，明確職責分工，負責體系建設的總體策劃和決策。2.制定體系建設計劃，確定各階段的工作任務、時間節(jié)點和責任人。3.開展現(xiàn)狀調(diào)研，了解公司/組織現(xiàn)有管理狀況、業(yè)務流程、資源配置等情況，找出存在的問題和差距。4.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合選定的體系標準要求，策劃體系框架結(jié)構(gòu)，確定體系文件的層次和內(nèi)容。（三）體系文件編制1.管理手冊：闡述公司/組織的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標，描述體系的總體框架、各部門職責及體系運行的基本要求。2.程序文件：針對體系運行中的關鍵過程和活動，規(guī)定其流程、方法、職責和接口，確保過程的有效控制。3.作業(yè)指導書：對具體的作業(yè)活動提供詳細的操作指導，確保員工能夠正確執(zhí)行。4.記錄表格：用于記錄體系運行過程中的相關數(shù)據(jù)和信息，為體系的運行和改進提供依據(jù)。（四）體系文件審核與批準1.體系文件編制完成后，由相關部門負責人進行審核，確保文件的準確性、完整性和可操作性。2.審核通過后的文件提交體系建設領導小組批準發(fā)布，作為公司/組織的正式文件實施。三、體系運行與實施（一）培訓與宣貫1.組織開展體系文件培訓，使全體員工了解體系的要求和自己的職責，掌握相關的工作流程和方法。2.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、會議等形式進行體系宣貫，營造良好的體系運行氛圍。（二）資源配置1.根據(jù)體系運行的需要，合理配置人力資源，明確各崗位的人員資質(zhì)和能力要求。2.提供必要的物力資源，如辦公設施、生產(chǎn)設備、環(huán)保設備等，并確保其正常運行和維護。3.確保體系運行所需的資金投入，包括培訓費用、認證費用、改進措施費用等。（三）運行控制1.各部門按照體系文件的要求，組織實施各項業(yè)務活動，確保過程處于受控狀態(tài)。2.對體系運行過程中的關鍵績效指標進行監(jiān)控和測量，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.定期召開體系運行會議，分析體系運行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進建議。（四）文件管理1.建立文件管理制度，明確文件的編制、審核、批準、發(fā)布、修訂、廢止等流程。2.對體系文件進行分類、編號、標識和歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。3.定期對文件進行評審，根據(jù)體系運行的實際情況和法律法規(guī)要求的變化，及時修訂文件。四、體系審核與管理評審（一）內(nèi)部審核1.制定內(nèi)部審核計劃，明確審核的范圍、頻次、方法和人員安排。2.審核人員應具備相應的資格和能力，按照審核程序和檢查表進行審核。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項進行記錄和分析，提出整改要求和期限。4.責任部門對不符合項進行整改，整改完成后提交整改報告，審核員進行跟蹤驗證。（二）管理評審1.最高管理者定期組織管理評審，評審周期一般為一年。2.管理評審輸入包括內(nèi)部審核結(jié)果、客戶反饋、法律法規(guī)變化、市場動態(tài)等信息。3.最高管理者對體系的適宜性、充分性和有效性進行評價，做出決策，提出改進措施和資源需求。4.對管理評審提出的改進措施進行跟蹤和落實，確保體系持續(xù)改進。（三）外部審核1.根據(jù)法律法規(guī)要求和客戶需求，適時邀請外部認證機構(gòu)對公司/組織的體系進行審核認證。2.配合外部審核機構(gòu)的工作，提供相關資料和信息，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。3.獲得外部認證后，持續(xù)保持體系的有效運行，確保認證證書的有效性。五、不符合項管理（一）不符合項分類1.嚴重不符合項：指系統(tǒng)性失效或區(qū)域性失效，可能導致產(chǎn)品/服務不符合規(guī)定要求、環(huán)境事故、職業(yè)健康安全事故等嚴重后果的不符合項。2.一般不符合項：指個別的、偶然的不符合項，對體系運行有一定影響，但不會導致嚴重后果的不符合項。3.觀察項：指審核過程中發(fā)現(xiàn)的不符合體系文件要求，但尚未構(gòu)成不符合項的情況，可作為改進的參考。（二）不符合項處理流程1.審核組在審核結(jié)束后，向責任部門開具不符合項報告，明確不符合項的描述、性質(zhì)和整改要求。2.責任部門對不符合項進行分析，制定整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標。3.整改措施經(jīng)審核組或相關部門批準后實施，整改過程中要做好記錄。4.整改完成后，責任部門向?qū)徍私M提交整改報告，審核組進行跟蹤驗證，確認不符合項已得到有效整改。（三）預防措施1.對反復出現(xiàn)的不符合項或潛在的不符合項進行分析，找出根本原因。2.根據(jù)根本原因制定預防措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.對預防措施的實施效果進行跟蹤和評價，確保預防措施的有效性。六、體系變更管理（一）變更需求識別1.關注法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化，及時識別體系變更的需求。2.收集內(nèi)部管理需求、業(yè)務流程調(diào)整、技術創(chuàng)新等方面的信息，判斷是否需要對體系進行變更。3.關注客戶需求的變化，如客戶對產(chǎn)品/服務質(zhì)量、環(huán)保要求、職業(yè)健康安全等方面的新要求，確定體系變更的必要性。（二）變更策劃1.成立變更管理小組，負責變更的策劃、實施和控制。2.對變更的內(nèi)容、范圍、影響進行評估，制定變更計劃，明確變更的步驟、時間節(jié)點和責任人。3.評估變更對體系文件、資源配置、人員能力等方面的影響，提出相應的調(diào)整措施。（三）變更實施1.根據(jù)變更計劃，組織相關部門和人員實施變更。2.對變更過程進行監(jiān)控，及時解決變更過程中出現(xiàn)的問題。3.變更實施完成后，對變更的效果進行驗證，確保變更達到預期目標。（四）文件修訂1.根據(jù)變更實施情況，及時修訂體系文件，確保文件的有效性和適應性。2.對修訂后的文件進行審核、批準和發(fā)布，確保文件的受控狀態(tài)