工人檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工人檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體工人檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工人檔案由人力資源部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，如實反映工人的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)性原則：檔案管理工作要為公司的人力資源管理服務(wù)，為工人的職業(yè)發(fā)展提供支持。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.工人入職登記表，包括個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.工作簡歷，詳細記錄工人在不同單位的工作時間、崗位、職責(zé)等。（二）自傳材料工人撰寫的自傳，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表，記錄工人年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.晉升、調(diào)職等考核材料，包括考核評價、審批意見等。3.培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定材料，反映工人參加培訓(xùn)的學(xué)習(xí)情況和考核結(jié)果。（四）學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)資格、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。2.職業(yè)資格證書復(fù)印件，如電工證、焊工證等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）證書復(fù)印件及評審材料。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表。2.入黨、入團志愿書及相關(guān)審批材料。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表。2.黨團組織關(guān)系介紹信及轉(zhuǎn)移記錄。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及公司頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等。2.獎勵事跡材料。（八）處分材料1.違紀違規(guī)處分決定、通報批評等。2.處分解除證明材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.任免文件、職務(wù)變動通知等。3.出國（境）審批表、護照簽證等相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢報告。2.榮譽證書、獲獎作品等復(fù)印件。3.其他反映工人個人情況的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責(zé)定期收集工人檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時將涉及本部門工人的相關(guān)材料移交人力資源部門。2.工人個人應(yīng)主動向人力資源部門提交與自身檔案相關(guān)的材料，如學(xué)歷提升證明、獲獎證書等。3.對于新入職工人，人力資源部門應(yīng)在入職時及時收集其完整的檔案材料。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)進行編號，并在右上角加蓋檔案專用章。3.整理后的檔案材料應(yīng)按照順序依次排列，裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和脊背上注明工人姓名、檔案編號、入職時間等信息。四、檔案保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房清潔衛(wèi)生。4.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，確認無誤后，辦理歸還手續(xù)。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部門負責(zé)人審批后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定的查閱地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案材料，不得在檔案上圈劃、涂改、污損。（五）檔案轉(zhuǎn)出1.工人離職或調(diào)動時，人力資源部門應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)出前，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行認真核對，確保檔案內(nèi)容完整、準確。3.檔案轉(zhuǎn)出時，應(yīng)按照接收單位的要求，將檔案材料密封，并在封口處加蓋檔案專用章，通過機要交通或?qū)Ｈ怂瓦_接收單位。（六）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案材料，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。五、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立工人檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案內(nèi)容進行電子化存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類標準，將紙質(zhì)檔案材料準確錄入檔案信息系統(tǒng)。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司建立檔案管理監(jiān)督機制，人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案材料的收集、整理、保管、借閱、查閱等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息系統(tǒng)的運行情況。（三）責(zé)任追究對于違反