大唐采購管理辦法一、總則（一）目的為加強大唐公司采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于大唐公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)、各全資及控股子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）的采購活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。3.競爭擇優(yōu)原則：通過競爭機制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量和性價比。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。（四）職責(zé)分工1.采購管理部門負責(zé)制定和完善采購管理制度和流程。組織實施采購活動，包括采購計劃編制、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。對采購過程進行監(jiān)督和管理，確保采購活動合法合規(guī)。負責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，為公司決策提供支持。2.需求部門負責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與供應(yīng)商選擇和采購合同評審。對采購物資和服務(wù)進行驗收。3.財務(wù)部門負責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用。負責(zé)采購款項的支付和核算。對采購成本進行分析和控制。4.審計部門負責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合法合規(guī)。對采購項目進行績效審計，評價采購效益。二、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求預(yù)測需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目進度安排等，對采購物資和服務(wù)的需求進行預(yù)測，填寫《采購需求預(yù)測表》。2.采購計劃制定采購管理部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃，填寫《采購計劃表》。采購計劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃審批采購計劃經(jīng)需求部門負責(zé)人審核、采購管理部門負責(zé)人審批后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。重大采購計劃需報公司總經(jīng)理辦公會審議通過。（二）采購計劃的執(zhí)行與調(diào)整1.采購計劃執(zhí)行采購管理部門應(yīng)按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。2.采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)采購管理部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，采購管理部門及時調(diào)整采購計劃。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集采購管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商篩選采購管理部門根據(jù)采購物資和服務(wù)的要求，對供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商進行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估采購管理部門組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估可采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、業(yè)績評價等方式進行。4.供應(yīng)商選擇采購管理部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》?！豆?yīng)商合作協(xié)議》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商考核與評價1.考核指標設(shè)定采購管理部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，設(shè)定考核指標，包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.考核方式采購管理部門定期對供應(yīng)商進行考核，考核方式可采用實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等方式進行。3.評價結(jié)果應(yīng)用采購管理部門根據(jù)供應(yīng)商考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購份額、優(yōu)先付款等獎勵；對表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，可給予警告、減少采購份額、暫停合作等處罰；對嚴重違反合作協(xié)議的供應(yīng)商，可終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商淘汰與更換1.淘汰情形如供應(yīng)商出現(xiàn)下列情形之一的，采購管理部門應(yīng)及時將其淘汰：提供虛假信息或產(chǎn)品質(zhì)量不合格，給公司造成損失的。不能按時交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的。價格過高，嚴重影響公司采購成本的。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的。違反法律法規(guī)或合作協(xié)議的其他情形。2.更換程序采購管理部門在淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時選擇新的供應(yīng)商進行更換。更換供應(yīng)商的程序與供應(yīng)商選擇程序相同。四、采購方式管理（一）公開招標1.適用范圍符合下列情形之一的采購項目，應(yīng)采用公開招標方式：采購金額較大，采購項目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的。采購項目對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響的。法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)采用公開招標方式的其他情形。2.招標程序編制招標文件：采購管理部門根據(jù)采購需求編制招標文件，招標文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。發(fā)布招標公告：采購管理部門通過公司官網(wǎng)、招標平臺等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標。發(fā)售招標文件：采購管理部門向購買招標文件的潛在供應(yīng)商發(fā)售招標文件，并收取招標文件費用。開標評標：采購管理部門組織開標評標會議，對投標文件進行評審，確定中標候選人。中標公示：采購管理部門將中標候選人名單在公司官網(wǎng)、招標平臺等渠道進行公示，公示期不少于[X]個工作日。簽訂合同：采購管理部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍符合下列情形之一的采購項目，可采用邀請招標方式：采購金額較大，采購項目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的。采購項目對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響，不宜公開招標的。法律法規(guī)規(guī)定可采用邀請招標方式的其他情形。2.招標程序邀請招標程序與公開招標程序基本相同，但在發(fā)布招標公告環(huán)節(jié)，采購管理部門應(yīng)向不少于[X]家符合資格條件的潛在供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書。（三）競爭性談判1.適用范圍符合下列情形之一的采購項目，可采用競爭性談判方式：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。2.談判程序成立談判小組：采購管理部門組織成立談判小組，談判小組由采購管理部門、需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成，成員不少于[X]人。制定談判文件：采購管理部門根據(jù)采購需求制定談判文件，談判文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：采購管理部門向不少于[X]家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書。談判：談判小組與供應(yīng)商進行談判，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件和技術(shù)方案。談判小組對供應(yīng)商的報價文件和技術(shù)方案進行評審，與供應(yīng)商進行多輪談判，確定成交供應(yīng)商。簽訂合同：采購管理部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序提出申請：需求部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等內(nèi)容，經(jīng)采購管理部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，報公司總經(jīng)理辦公會審議通過。確定供應(yīng)商：采購管理部門與單一供應(yīng)商進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。簽訂合同：采購管理部門與單一供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）詢價采購1.適用范圍采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序成立詢價小組：采購管理部門組織成立詢價小組，詢價小組由采購管理部門、需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成，成員不少于[X]人。制定詢價文件：采購管理部門根據(jù)采購需求制定詢價文件，詢價文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：采購管理部門向不少于[X]家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書。報價：供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，報價文件應(yīng)包括報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表等內(nèi)容。確定成交供應(yīng)商：詢價小組對供應(yīng)商的報價文件進行評審，選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商。簽訂合同：采購管理部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草采購管理部門根據(jù)采購結(jié)果，起草采購合同，采購合同應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同評審采購合同起草完成后，采購管理部門組織需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對采購合同進行評審，評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等方面。3.合同簽訂采購合同經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，采購管理部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。（二）合同履行1.供應(yīng)商交貨供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的交貨期、交貨地點等要求，按時、足額地交付采購物資和服務(wù)。2.公司驗收需求部門應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標準，對采購物資和服務(wù)進行驗收。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》。3.合同付款財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和《采購驗收單》，審核采購款項的支付申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理采購款項的支付手續(xù)。（三）合同變更與解除1.合同變更在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等內(nèi)容。2.合同解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、供應(yīng)商違約等原因需要解除合同的，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。（四）合同糾紛處理1.糾紛協(xié)商在采購合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平、合法的原則，通過友好協(xié)商達成一致意見。2.糾紛調(diào)解如協(xié)商不成，采購管理部門可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，向合同簽訂地或供應(yīng)商住所地的人民調(diào)解委員會申請調(diào)解。調(diào)解應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，通過調(diào)解達成一致意見。3.糾紛仲裁或訴訟如協(xié)商和調(diào)解均不成，采購管理部門可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，向合同簽訂地或供應(yīng)商住所地的仲裁機構(gòu)申請仲裁或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。仲裁或訴訟應(yīng)遵循合法、公正、及時的原則，通過仲裁或訴訟解決合同糾紛。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購管理部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，識別內(nèi)容包括采購計劃風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、采購方式風(fēng)險、采購合同風(fēng)險、采購驗收風(fēng)險、采購付款風(fēng)險等方面。2.風(fēng)險評估采購管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購風(fēng)險進行評估，評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險影響的程度等方面。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避對于發(fā)生可能性較大且影響程度較嚴重的采購風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如調(diào)整采購計劃、更換供應(yīng)商、改變采購方式等。2.風(fēng)險降低對于發(fā)生可能性較大但影響程度較輕的采購風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、加強采購驗收等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移對于發(fā)生可能性較小但影響程度較嚴重的采購風(fēng)險，采購管理部門應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險接受對于發(fā)生可能性較小且影響程度較輕的采購風(fēng)險，采購管理部門可采取風(fēng)險接受措施，如加強風(fēng)險監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險事件。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控采購管理部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控，監(jiān)控內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的情況、風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況等方面。2.風(fēng)險預(yù)警采購管理部門應(yīng)建立采購風(fēng)險預(yù)警機制，當(dāng)采購風(fēng)險達到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施應(yīng)對風(fēng)險。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門自查采購管理部門應(yīng)定期對采購活動進行自查，自查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購方式選擇情況、采購合同簽訂與履行情況等方面。2.公司內(nèi)部審計審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，審計內(nèi)容包括采購行為的合法性、合規(guī)性、效益性