處室用印管理辦法一、總則（一）目的為加強公司處室用印管理，規(guī)范用印行為，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各處室在對內(nèi)、對外公務(wù)活動中使用公司各類印章的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：用印必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得用印。2.規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，確保用印內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、合法。3.安全保密原則：加強印章保管，防止印章被盜用、濫用或遺失，確保印章使用過程中的信息安全。二、印章種類及適用范圍（一）公司公章1.適用范圍：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議、信函、報表等正式公文的簽署；代表公司參與重大活動、會議等場合的簽字；以及其他需要以公司名義對外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的事項。2.保管部門：公司辦公室（二）公司合同專用章1.適用范圍：專門用于公司各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議的簽訂。2.保管部門：公司法務(wù)部門（三）公司財務(wù)專用章1.適用范圍：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等與財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動。2.保管部門：公司財務(wù)部（四）公司法定代表人章1.適用范圍：配合公司法定代表人在相關(guān)文件、合同等上簽字，或用于辦理特定的財務(wù)、法律事務(wù)。2.保管部門：根據(jù)法定代表人授權(quán)，由專人保管，一般與公司公章或財務(wù)專用章分開存放，以確保安全。（五）處室部門章1.適用范圍：用于各處室內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)、通知發(fā)布、工作聯(lián)系等一般性事務(wù)，但不得對外簽署具有法律效力的文件。2.保管部門：各處室指定專人負(fù)責(zé)保管三、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由相關(guān)處室提出申請，經(jīng)公司辦公室審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一由指定的具有資質(zhì)的印章制作單位刻制。2.刻制印章時，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求確定印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等，并預(yù)留印模備案。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，由公司辦公室負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱、適用范圍、啟用日期等信息。2.印章啟用時，應(yīng)在印模登記簿上詳細(xì)登記印章的啟用時間、啟用范圍、保管人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（三）印章廢止1.因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章的，由相關(guān)處室提出申請，經(jīng)公司辦公室審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以廢止。2.廢止的印章應(yīng)及時交回公司辦公室，由辦公室統(tǒng)一封存或銷毀，并在印章管理臺賬中注明廢止日期、原因等信息。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.處室部門章由各處室指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定，確保印章安全使用。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人員不得擅自將印章交與他人代管，確因工作需要臨時交接的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司辦公室，并采取相應(yīng)的措施。五、用印審批流程（一）用印申請1.各處室需要用印時，應(yīng)填寫《用印申請表》，詳細(xì)注明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)處室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及公司重要事項、重大決策、經(jīng)濟(jì)合同等用印的，還需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。（二）審批權(quán)限1.一般性文件、通知等用印，由處室負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司重要事項、重大決策、經(jīng)濟(jì)合同等用印，需經(jīng)處室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。（三）用印審核1.公司辦公室負(fù)責(zé)對用印申請進(jìn)行形式審核，主要審核用印申請表填寫是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。2.對于涉及法律、財務(wù)等專業(yè)性較強的用印事項，公司辦公室應(yīng)會同法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保用印內(nèi)容合法合規(guī)。（四）用印登記1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的用印申請，由印章保管人員在用印登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印申請人、審批人等信息。2.用印登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，以備查詢和追溯。六、用印操作規(guī)范（一）用印場所1.原則上應(yīng)在公司辦公室內(nèi)進(jìn)行用印操作，如因特殊情況需要在其他場所用印的，應(yīng)經(jīng)公司辦公室批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的安全措施。2.用印時，應(yīng)確保用印場所安全、安靜，無關(guān)人員不得在場。（二）用印方式1.印章應(yīng)使用紅色印油，確保印跡清晰、完整。2.用印時，應(yīng)將印章端正、平穩(wěn)地蓋在文件規(guī)定的位置上，不得歪蓋、斜蓋或重蓋。3.對于多頁文件需要加蓋騎縫章的，應(yīng)將印章均勻地騎蓋在文件的接縫處，確保每頁都能清晰顯示印章痕跡。（三）用印份數(shù)控制1.用印份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格按照用印申請表上注明的份數(shù)執(zhí)行，不得擅自增減。2.如需增加用印份數(shù)，應(yīng)重新填寫用印申請表，并按照審批流程進(jìn)行審批。（四）用印后文件處理1.用印后的文件應(yīng)及時整理、歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.對于涉及重要事項的用印文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，以備查閱。七、印章使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)對各處室印章使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章使用符合本辦法規(guī)定。2.公司審計部門有權(quán)對公司印章使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括印章存放是否安全、保管人員是否符合要求等。2.用印審批流程執(zhí)行情況，包括用印申請是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。3.用印操作規(guī)范執(zhí)行情況，包括用印場所、用印方式、用印份數(shù)控制等是否符合要求。4.用印登記情況，包括用印登記簿填寫是否完整、準(zhǔn)確等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)處室限期整改。2.對于違反本辦法規(guī)定，造成公司損失或不良影響的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)