工程簽單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程簽單管理，規(guī)范簽單流程，確保簽單的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，有效控制工程成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的各類工程項(xiàng)目簽單的管理，包括工程合同簽訂、變更簽單、結(jié)算簽單等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：簽單活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同及簽單文件的合法性、有效性。2.準(zhǔn)確完整原則：簽單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映工程實(shí)際情況，包括工程范圍、工程量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格等關(guān)鍵信息，確保簽單文件的完整性。3.及時有效原則：簽單流程應(yīng)高效運(yùn)行，及時處理各類簽單事項(xiàng)，確保簽單文件能夠及時生效，為工程順利進(jìn)行提供保障。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及人員在簽單管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象。二、簽單流程管理（一）工程合同簽訂流程1.項(xiàng)目洽談市場部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行項(xiàng)目洽談，了解客戶需求，介紹公司服務(wù)內(nèi)容和優(yōu)勢，初步確定項(xiàng)目合作意向。洽談過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄客戶需求、項(xiàng)目要求等關(guān)鍵信息，并形成《項(xiàng)目洽談記錄》。2.項(xiàng)目評估技術(shù)部門根據(jù)市場部門提供的《項(xiàng)目洽談記錄》，對項(xiàng)目進(jìn)行技術(shù)評估，確定項(xiàng)目的技術(shù)可行性和施工方案。評估內(nèi)容包括工程規(guī)模、技術(shù)難度、施工條件等，形成《項(xiàng)目技術(shù)評估報告》。3.商務(wù)報價商務(wù)部門根據(jù)技術(shù)部門的《項(xiàng)目技術(shù)評估報告》和市場部門了解的市場情況，進(jìn)行商務(wù)報價。報價應(yīng)包括工程總價、單價明細(xì)、付款方式、結(jié)算方式等內(nèi)容，形成《項(xiàng)目商務(wù)報價單》。4.合同評審由項(xiàng)目經(jīng)理組織市場、技術(shù)、商務(wù)等部門對《項(xiàng)目商務(wù)報價單》進(jìn)行合同評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，價格的準(zhǔn)確性，風(fēng)險評估等。各部門應(yīng)提出評審意見，形成《合同評審記錄》。5.合同簽訂根據(jù)合同評審意見，對合同條款進(jìn)行修改完善后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽訂工程合同。簽訂后的合同應(yīng)及時加蓋公司公章，并進(jìn)行編號登記，建立《合同臺賬》。（二）工程變更簽單流程1.變更提出工程實(shí)施過程中，如因客戶需求變更、設(shè)計變更、施工條件變化等原因需要對工程進(jìn)行變更，由提出變更方填寫《工程變更申請表》。《工程變更申請表》應(yīng)詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容、變更對工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本的影響等。2.變更評估項(xiàng)目經(jīng)理收到《工程變更申請表》后，組織技術(shù)、商務(wù)等部門對變更進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、技術(shù)合理性、經(jīng)濟(jì)影響等，形成《工程變更評估報告》。3.變更審批根據(jù)《工程變更評估報告》，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行變更審批。審批權(quán)限根據(jù)變更金額大小和對項(xiàng)目的影響程度確定，一般變更由項(xiàng)目經(jīng)理審批，重大變更需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在《工程變更申請表》上簽署審批意見。4.變更實(shí)施施工部門根據(jù)審批通過的《工程變更申請表》組織實(shí)施變更。實(shí)施過程中應(yīng)做好變更記錄，包括變更時間、變更內(nèi)容、實(shí)施人員等，形成《工程變更實(shí)施記錄》。5.變更簽單變更實(shí)施完成后，由商務(wù)部門根據(jù)變更內(nèi)容和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，填寫《工程變更簽單》?！豆こ套兏瀱巍窇?yīng)包括變更內(nèi)容、變更金額、變更原因、審批意見等，經(jīng)相關(guān)部門和人員簽字確認(rèn)后生效。（三）工程結(jié)算簽單流程1.工程竣工工程完工后，施工部門應(yīng)及時組織自檢，自檢合格后向項(xiàng)目經(jīng)理提交《工程竣工報告》。《工程竣工報告》應(yīng)包括工程概況、施工過程、質(zhì)量驗(yàn)收情況、竣工資料清單等內(nèi)容。2.竣工結(jié)算申報項(xiàng)目經(jīng)理收到《工程竣工報告》后，組織商務(wù)部門對工程進(jìn)行竣工結(jié)算申報。商務(wù)部門根據(jù)合同約定和實(shí)際完成的工程量，編制《工程竣工結(jié)算書》?！豆こ炭⒐そY(jié)算書》應(yīng)包括工程總價、各分項(xiàng)工程費(fèi)用明細(xì)、變更費(fèi)用明細(xì)、結(jié)算依據(jù)等內(nèi)容。3.結(jié)算審核客戶或其委托的審計單位對公司提交的《工程竣工結(jié)算書》進(jìn)行審核。審核過程中，商務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)資料和解釋說明。審核完成后，形成《工程竣工結(jié)算審核報告》。4.結(jié)算簽單根據(jù)《工程竣工結(jié)算審核報告》，雙方對結(jié)算金額達(dá)成一致后，簽訂《工程結(jié)算簽單》?！豆こ探Y(jié)算簽單》應(yīng)包括工程名稱、合同編號、結(jié)算金額、付款方式、結(jié)算日期等內(nèi)容，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。三、簽單文件管理（一）簽單文件的分類簽單文件主要包括工程合同、工程變更申請表、工程變更評估報告、工程變更簽單、工程竣工報告、工程竣工結(jié)算書、工程竣工結(jié)算審核報告等。（二）簽單文件的編號為便于簽單文件的管理和查詢，對各類簽單文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.工程合同編號：合同類別（如工程施工合同、工程設(shè)計合同等）+年份+序號，例如：GCSG2023001，表示2023年第1份工程施工合同。2.工程變更申請表編號：合同編號+變更序號，例如：GCSG202300101，表示與合同GCSG2023001相關(guān)的第1份工程變更申請表。3.工程變更評估報告編號：合同編號+變更序號+PG，例如：GCSG202300101PG，表示與合同GCSG2023001相關(guān)的第1份工程變更評估報告。4.工程變更簽單編號：合同編號+變更序號+QG，例如：GCSG202300101QG，表示與合同GCSG2023001相關(guān)的第1份工程變更簽單。5.工程竣工報告編號：合同編號+JG，例如：GCSG2023001JG，表示與合同GCSG2023001相關(guān)的工程竣工報告。6.工程竣工結(jié)算書編號：合同編號+JS，例如：GCSG2023001JS，表示與合同GCSG2023001相關(guān)的工程竣工結(jié)算書。7.工程竣工結(jié)算審核報告編號：合同編號+JS+SH，例如：GCSG2023001JSSH，表示與合同GCSG2023001相關(guān)的工程竣工結(jié)算審核報告。（三）簽單文件的歸檔1.簽單文件形成后，由相關(guān)部門按照檔案管理規(guī)定及時進(jìn)行整理、裝訂，并移交公司檔案室歸檔保存。2.檔案室應(yīng)建立簽單文件檔案目錄，對簽單文件進(jìn)行分類存放，便于查詢和借閱。3.簽單文件的保管期限按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般工程合同等重要文件保管期限為長期。（四）簽單文件的借閱1.因工作需要借閱簽單文件的，應(yīng)填寫《簽單文件借閱申請表》，注明借閱原因、借閱文件名稱及編號、借閱期限等內(nèi)容。2.《簽單文件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還簽單文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管簽單文件，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人，確保文件的安全和完整。四、簽單風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.合同風(fēng)險：合同條款不明確、不合理，可能導(dǎo)致雙方在履行合同過程中產(chǎn)生糾紛；合同簽訂前未進(jìn)行充分的風(fēng)險評估，可能給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。2.變更風(fēng)險：工程變更未經(jīng)嚴(yán)格審批，可能導(dǎo)致工程成本增加、工期延誤；變更簽單不及時、不準(zhǔn)確，可能影響工程結(jié)算和收款。3.結(jié)算風(fēng)險：結(jié)算資料不完整、不準(zhǔn)確，可能導(dǎo)致結(jié)算金額爭議；客戶拖延結(jié)算或拒絕付款，可能給公司資金周轉(zhuǎn)帶來困難。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的簽單風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，分為高風(fēng)險、中風(fēng)險和低風(fēng)險。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.合同風(fēng)險應(yīng)對在合同簽訂前，組織相關(guān)部門進(jìn)行詳細(xì)的合同評審，確保合同條款合法、合理、完整。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.變更風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格執(zhí)行工程變更審批制度，確保變更經(jīng)過充分評估和審批后實(shí)施。及時、準(zhǔn)確地辦理變更簽單手續(xù)，確保變更內(nèi)容和費(fèi)用得到有效確認(rèn)。3.結(jié)算風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)工程結(jié)算資料的管理，確保結(jié)算資料完整、準(zhǔn)確。與客戶保持密切溝通，及時跟進(jìn)結(jié)算進(jìn)度，對于客戶拖延結(jié)算或拒絕付款的情況，采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)公司權(quán)益。五、簽單監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立簽單管理監(jiān)督小組，由財務(wù)、審計、法務(wù)等部門人員組成，負(fù)責(zé)對簽單管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對簽單流程執(zhí)行情況、簽單文件管理情況、簽單風(fēng)險防控情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.建立簽單管理考核制度，對各部門及相關(guān)人員在簽單管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.