廣州檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣州市各類檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于廣州市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在履行職責(zé)或者從事業(yè)務(wù)活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。二、檔案管理體制（一）檔案行政管理部門職責(zé)廣州市檔案行政管理部門主管全市檔案工作，依法履行下列職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家和省有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針政策；2.制定本市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施；3.監(jiān)督、指導(dǎo)本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作；4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)和科研工作；5.依法查處檔案違法行為；6.組織、指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)；7.負(fù)責(zé)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的備案管理；8.法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。（二）單位檔案管理職責(zé)各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理制度，保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。單位檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員履行下列職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針政策；2.制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施；3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的檔案，確保檔案的完整與安全；4.對本單位形成的檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計和銷毀；5.開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作提供服務(wù)；6.按照規(guī)定向檔案行政管理部門報送檔案工作情況；7.法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他職責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍單位應(yīng)當(dāng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，確定檔案收集范圍，將在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等載體的文件材料，及時收集歸檔。具體收集范圍如下：1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；2.本單位工作中形成的各種決議、決定、指示、命令、請示、報告、批復(fù)、通知、會議記錄、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件等；3.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等文件材料；4.本單位干部職工任免、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等文件材料；5.本單位資產(chǎn)登記、評估、審計、處置等文件材料；6.本單位開展科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動形成的文件材料；7.本單位對外交往中形成的文件材料；8.本單位重要活動、重大事件形成的文件材料；9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.單位各部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，及時將辦理完畢的文件材料整理、立卷，定期移交檔案管理機(jī)構(gòu)集中保管。2.對歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)做到齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、整理規(guī)范。3.電子文件的收集應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則與方法檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理方法如下：1.按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類；2.對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、編目、裝盒等；3.對電子文件進(jìn)行分類、編號、存儲等，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)；4.對聲像、實(shí)物等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和編目。四、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵、防污染等要求。2.檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材等。3.對電子檔案應(yīng)當(dāng)建立專用的存儲設(shè)備，并采取異地備份等措施，確保電子檔案的安全。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。具體保管期限按照國家和地方有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案的整理與編目1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行整理，確保檔案的有序存放。2.對整理后的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄、全宗指南、大事記、組織沿革等檢索工具，方便檔案的查找和利用。（四）檔案的安全管理1.單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備、設(shè)施的安全管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.對重要檔案應(yīng)當(dāng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍單位應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作提供服務(wù)。檔案利用范圍包括：1.為單位內(nèi)部工作決策、行政管理、業(yè)務(wù)開展等提供參考依據(jù)；2.為社會公眾提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)；3.為編史修志、文化建設(shè)等提供檔案資料。（二）利用方式1.檔案查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)當(dāng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.檔案借閱：外單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)當(dāng)保證其真實(shí)性和完整性。（三）利用限制1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制利用范圍。2.對重要檔案的利用應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記和審批，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員等組成。2.檔案鑒定應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。（二）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，提出鑒定意見。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)當(dāng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時，應(yīng)當(dāng)有檔案管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。（三）數(shù)據(jù)管理與安全1.加強(qiáng)檔案電子數(shù)據(jù)的管理，建立數(shù)據(jù)備份制度，確保數(shù)據(jù)的安全。2.對檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、存儲、檢索等管理，提高數(shù)據(jù)的利用效率。3.采取加密、訪問控制、防火墻等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。八、監(jiān)督檢查與法律責(zé)任（一）監(jiān)督檢查檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)定期對單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔案收集整理、檔案保管利用、檔案信息化建設(shè)等情況。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)責(zé)令限期整改。（二）法律責(zé)任單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：1.未按照規(guī)定建立檔案