按揭資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司按揭業(yè)務(wù)資料的管理，規(guī)范資料收集、整理、歸檔、保管及使用流程，確保資料的完整性、準確性和安全性，保障公司按揭業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及按揭業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)工作人員，包括但不限于銷售部門、客服部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：按揭資料管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保資料的合法性和合規(guī)性。2.真實完整原則：資料應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)實際情況，涵蓋業(yè)務(wù)開展全過程的各類信息，不得遺漏、篡改或偽造。3.分類管理原則：按照資料的性質(zhì)、用途、時間等因素進行分類，便于查找、使用和保管。4.安全保密原則：加強資料的安全防護措施，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及商業(yè)秘密和客戶隱私的資料嚴格保密。二、資料分類與內(nèi)容（一）客戶資料1.個人客戶資料身份證明：身份證、戶口本、軍官證等有效身份證件復(fù)印件?；橐鰻顩r證明：結(jié)婚證、離婚證、未婚證明等。收入證明：工作單位出具的收入證明、銀行工資流水單等。購房合同：與開發(fā)商簽訂的正式購房合同原件。首付款證明：首付款收據(jù)、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等。聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱、通訊地址等。其他資料：根據(jù)業(yè)務(wù)需要提供的其他相關(guān)資料，如學(xué)歷證明、資產(chǎn)證明等。2.企業(yè)客戶資料營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件：加蓋公章。法定代表人身份證明：身份證復(fù)印件及授權(quán)委托書（如有）。公司章程：復(fù)印件加蓋公章。財務(wù)報表：近年度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。收入證明：企業(yè)納稅申報表、營業(yè)收入發(fā)票等。購房合同：與開發(fā)商簽訂的正式購房合同原件。首付款證明：首付款收據(jù)、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等。聯(lián)系方式：企業(yè)聯(lián)系人姓名、手機號碼、電子郵箱、通訊地址等。其他資料：根據(jù)業(yè)務(wù)需要提供的其他相關(guān)資料，如企業(yè)資質(zhì)證書、項目可行性研究報告等。（二）業(yè)務(wù)申請資料1.按揭貸款申請書：客戶填寫的申請表格，包括個人基本信息、貸款金額、貸款期限、還款方式等內(nèi)容。2.貸款審批表：公司內(nèi)部使用的審批表格，記錄業(yè)務(wù)審批過程及結(jié)果。3.抵押物資料房屋所有權(quán)證：原件及復(fù)印件（如有抵押）。土地使用權(quán)證：原件及復(fù)印件（如有抵押）。抵押物評估報告：由具有資質(zhì)的評估機構(gòu)出具。抵押合同：與客戶簽訂的抵押合同原件。4.擔(dān)保資料保證人身份證明：身份證復(fù)印件（如有保證人）。保證人收入證明：工作單位出具的收入證明、銀行工資流水單等（如有保證人）。保證合同：與保證人簽訂的保證合同原件（如有保證人）。（三）審批資料1.初審資料客戶經(jīng)理對客戶資料的初審意見及相關(guān)證明材料。客戶信用報告：由人民銀行征信系統(tǒng)或其他合法征信機構(gòu)出具。2.復(fù)審資料部門負責(zé)人對初審資料的復(fù)審意見及相關(guān)補充材料。風(fēng)險評估報告：對業(yè)務(wù)風(fēng)險的評估分析報告。3.終審資料公司領(lǐng)導(dǎo)對復(fù)審資料的終審意見及審批結(jié)果通知。會議紀要（如有）：記錄業(yè)務(wù)審批過程中的重要討論內(nèi)容及決策結(jié)果。（四）放款資料1.借款合同：與客戶簽訂的正式借款合同原件。2.放款通知書：公司內(nèi)部下達的放款指令文件。3.資金到賬憑證：銀行出具的貸款資金到賬證明。（五）貸后管理資料1.還款記錄：客戶每月還款的明細記錄，包括還款金額、還款日期、還款方式等。2.逾期記錄：客戶出現(xiàn)逾期還款情況的詳細記錄，包括逾期金額、逾期天數(shù)、催收情況等。3.貸后檢查報告：客戶經(jīng)理定期對客戶進行貸后檢查的報告，包括客戶經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、抵押物狀況等方面的檢查情況。4.提前還款資料：客戶申請?zhí)崆斑€款的相關(guān)資料，如提前還款申請書、還款憑證等。（六）檔案資料1.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)流程順序整理的各類資料集合，包括客戶資料、業(yè)務(wù)申請資料、審批資料、放款資料、貸后管理資料等。2.電子檔案：將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描形成的電子文檔，存儲在公司指定的電子存儲系統(tǒng)中。三、資料收集與整理（一）資料收集職責(zé)1.銷售部門：負責(zé)在與客戶簽訂購房合同前，向客戶介紹按揭業(yè)務(wù)相關(guān)資料要求，并協(xié)助客戶準備個人或企業(yè)客戶資料。在簽訂購房合同后，及時將客戶資料移交至客服部門。2.客服部門：負責(zé)接收銷售部門移交的客戶資料，對資料的完整性和準確性進行初步審核，如有缺失或不符合要求的，及時通知銷售部門補充或更正。審核通過后，將資料移交至法務(wù)部門。3.法務(wù)部門：負責(zé)對客戶資料及業(yè)務(wù)申請資料進行法律合規(guī)性審查，確保資料符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。審查通過后，將資料移交至財務(wù)部門。4.財務(wù)部門：負責(zé)對資料進行財務(wù)審核，包括首付款證明、收入證明等財務(wù)相關(guān)資料的審核。審核通過后，將資料移交至審批部門進行業(yè)務(wù)審批。（二）資料整理要求1.分類整理：按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類，每類資料應(yīng)單獨裝訂成冊，并在封面上注明資料類別、年份、月份等信息。2.編號管理：為每份資料或每組資料賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號規(guī)則應(yīng)在公司內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)定，并在資料整理過程中嚴格執(zhí)行。3.目錄編制：為每冊資料編制詳細的目錄，目錄應(yīng)準確反映資料內(nèi)容及頁碼順序，方便查閱資料。目錄應(yīng)與資料內(nèi)容一一對應(yīng)，確保資料的完整性和準確性。4.資料排序：按照業(yè)務(wù)流程順序或資料重要性順序?qū)Y料進行排序，確保資料排列有序，便于查找和使用。四、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.紙質(zhì)檔案歸檔：資料整理完成后，由專人負責(zé)將紙質(zhì)檔案移交至公司檔案室進行歸檔。檔案室應(yīng)建立檔案接收登記制度，對接收的檔案進行詳細登記，包括檔案名稱、編號、數(shù)量、移交日期、移交人等信息。2.電子檔案歸檔：電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的編號和分類進行存儲，存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和調(diào)用。電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.客戶資料：保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)清之日起[X]年。2.業(yè)務(wù)申請資料：保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)清之日起[X]年。3.審批資料：保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)清之日起[X]年。4.放款資料：保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)清之日起[X]年。5.貸后管理資料：保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)清之日起[X]年。6.檔案資料：保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)清之日起[X]年。（三）保管要求1.檔案室環(huán)境：檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案存放：檔案應(yīng)按照類別、年份、月份等順序存放，便于查找和管理。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放。3.檔案查閱：嚴格限制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱檔案。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準后，在檔案室指定地點查閱，并由專人負責(zé)監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、抽取或銷毀檔案資料。4.檔案銷毀：檔案保管期限屆滿后，由檔案室提出檔案銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)進行詳細記錄，包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。五、資料使用與借閱（一）資料使用1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用按揭資料的，應(yīng)填寫資料使用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案室領(lǐng)取相關(guān)資料。使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案室，并在資料使用登記表上簽字確認。2.外部提供：因業(yè)務(wù)合作、監(jiān)管要求等原因需要向外部機構(gòu)或個人提供按揭資料的，應(yīng)按照公司對外信息披露管理規(guī)定進行審批，并簽訂保密協(xié)議。提供資料時，應(yīng)確保資料的完整性和準確性，并要求接收方妥善保管和使用資料。（二）資料借閱1.借閱申請：因特殊原因需要借閱按揭資料的，應(yīng)填寫資料借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、借閱資料清單等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：資料借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準后方可延長。3.借閱保管：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱歸還：借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時將借閱的資料歸還檔案室，并在資料借閱登記表上簽字確認。檔案室應(yīng)對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、缺失等情況，應(yīng)要求借閱人員進行修復(fù)或賠償。六、資料保密與安全（一）保密措施1.人員管理：加強對涉及按揭資料管理工作人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露客戶資料及業(yè)務(wù)信息。2.環(huán)境管理：檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案室內(nèi)部應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案查閱、借閱等操作進行全程監(jiān)控。3.技術(shù)防護：對電子檔案存儲系統(tǒng)采取加密、備份等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。對涉及客戶隱私和商業(yè)秘密的資料，應(yīng)進行加密處理，確保信息安全。（二）安全防范1.防火防盜：檔案室應(yīng)配備消防器材，定期進行檢查和維護，確保消防設(shè)施完好有效。檔案室門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗等，防止檔案資料被盜。2.防潮防蟲：檔案室應(yīng)采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等，防止檔案資料受潮發(fā)霉。檔案室應(yīng)定期進行防蟲檢查，如噴灑防蟲藥劑、放置驅(qū)蟲物品等，防止檔案資料被蟲蛀。3.數(shù)據(jù)安全：加強對電子檔案存儲系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。對涉及重要業(yè)務(wù)信息的電子設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.風(fēng)險管理部門：負責(zé)對按揭資料管理情況進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、使用、借閱等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。2.內(nèi)部審計部門：定期對按揭資料管理進行內(nèi)部審計，審查資料管理制度的執(zhí)行情況、資料的完整性和準確性、資料安全保密措施等方面的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.資料完整性：檢查各類資料是否齊全，是否涵蓋業(yè)務(wù)開展全過程的相關(guān)信息。2.資料準確性：核對資料內(nèi)容是否真實、準確，是否存在篡改、偽造等情況。3.資料合規(guī)性：審查資料是否符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，是否按照公司規(guī)定的流程和要求進行管理。4.資料安全性：檢查資料保管環(huán)境是否安全，是否存在資料泄露、丟失、損壞等風(fēng)險。5.資料使用與借閱管理：檢查資料使用和借閱手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)使用和借閱資料的情況。（三）問題整改1.問題反饋：監(jiān)督檢查部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員反饋，并下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.整改落實：相關(guān)部門和人員應(yīng)按照整改通知書的要求，認真落實整改措施，及時整改存在的問題。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查部門提交整改報告