招標樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招標樣品管理，規(guī)范樣品的提供、評審、保管及處置等流程，確保招標活動的公平、公正、公開，提高采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及招標采購且需要提供樣品的項目。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保招標樣品管理活動合法合規(guī)。2.公正性原則：對所有參與招標的供應商提供的樣品進行公平、公正評審，不受任何因素干擾。3.科學性原則：采用科學合理的方法和標準對樣品進行評估，保證評審結果真實可靠。4.保密性原則：對樣品信息、評審過程及結果等予以嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）采購部門1.負責招標樣品管理辦法的制定、修訂和解釋。2.組織招標樣品的接收、登記、保管及處置等工作。3.協調與供應商溝通樣品提供事宜，確保按時、按要求提供樣品。4.參與樣品評審工作，提供采購需求相關信息和建議。（二）技術部門1.協助采購部門制定樣品技術要求和評審標準。2.對供應商提供的樣品進行技術評審，出具技術評審意見。3.解答樣品評審過程中的技術疑問。（三）質量部門1.負責對樣品進行質量檢驗，出具質量檢驗報告。2.參與樣品評審工作，從質量角度提出評審意見。（四）使用部門1.提出樣品相關需求，明確樣品功能、性能等要求。2.參與樣品評審工作，對樣品的適用性進行評價。（五）財務部門負責審核與招標樣品管理相關的費用支出。三、樣品提供（一）供應商要求1.參與投標的供應商應按照招標文件要求提供樣品。2.供應商提供的樣品應具有代表性，能夠充分展示其產品的質量、性能、規(guī)格等特征。3.樣品應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，不得侵犯他人知識產權。（二）提供時間1.供應商應在招標文件規(guī)定的時間內提供樣品，逾期提供的樣品將不予受理。2.因特殊情況需要延期提供樣品的，供應商應提前向采購部門提出書面申請，經批準后方可延期。（三）提供數量1.招標文件應明確樣品的提供數量，供應商應按照要求提供。2.如需對樣品數量進行調整，應經采購部門同意。（四）包裝要求1.供應商提供的樣品應進行妥善包裝，確保在運輸過程中不受損壞。2.包裝上應標明樣品名稱、規(guī)格、型號、供應商名稱等信息。（五）標識要求1.樣品上應標明樣品名稱、規(guī)格、型號、供應商名稱等信息。2.標識應清晰、牢固，易于識別。四、樣品接收（一）接收流程1.采購部門指定專人負責樣品接收工作。2.接收人員應核對供應商提供的樣品是否與招標文件要求一致，包括樣品名稱、規(guī)格、型號、數量、包裝、標識等。3.對符合要求的樣品，接收人員應進行登記，填寫《招標樣品接收登記表》，詳細記錄樣品的相關信息。4.對不符合要求的樣品，接收人員應及時通知供應商，要求其在規(guī)定時間內重新提供。（二）登記內容《招標樣品接收登記表》應包括以下內容：1.樣品編號2.樣品名稱3.規(guī)格型號4.數量5.供應商名稱6.接收日期7.接收人員簽字（三）保管要求1.樣品接收后，應存放在指定的樣品保管區(qū)域，確保樣品安全、完整。2.樣品保管區(qū)域應具備必要的防護設施，如防火、防潮、防蟲等。3.對貴重或易損樣品，應采取特殊保管措施。五、樣品評審（一）評審組織1.采購部門負責組織樣品評審工作，成立樣品評審小組。2.樣品評審小組由采購部門、技術部門、質量部門、使用部門等相關人員組成。3.評審小組應推選組長一名，負責主持評審工作。（二）評審標準1.技術部門應根據采購需求制定樣品技術評審標準，明確樣品的技術指標、性能要求等。2.質量部門應制定樣品質量評審標準，包括外觀質量、內在質量等方面的要求。3.使用部門應根據實際使用需求制定樣品適用性評審標準，評價樣品是否滿足使用要求。（三）評審流程1.采購部門提前將樣品及相關資料分發(fā)給評審小組成員，確保評審人員熟悉樣品情況和評審標準。2.評審小組按照評審標準對樣品進行評審，可采用現場查看、測試、試用等方式。3.評審人員應認真填寫《招標樣品評審表》，記錄評審意見和評分結果。4.評審結束后，評審小組組長匯總評審意見和評分結果，形成樣品評審報告。（四）評審報告樣品評審報告應包括以下內容：1.評審概況，包括評審時間、地點、評審小組成員等。2.樣品基本情況，如樣品名稱、規(guī)格型號、供應商等。3.評審依據，即評審標準。4.評審過程及結果，包括各評審人員的評審意見和評分情況，以及最終的評審結論。5.附件，如相關測試報告、試用報告等。六、樣品保管（一）保管期限1.樣品保管期限應根據招標項目實際情況確定，一般不少于投標有效期。2.如因特殊原因需要延長保管期限的，應經采購部門批準。（二）保管責任1.樣品保管人員應負責樣品的日常保管工作，確保樣品安全、完整。2.保管人員應定期對樣品進行檢查，如發(fā)現樣品有損壞、變質等情況，應及時報告并采取相應措施。（三）退還與處置1.招標項目結束后，如供應商中標，采購部門應按照合同約定通知供應商辦理樣品退還手續(xù)。2.如供應商未中標，采購部門應在規(guī)定時間內通知供應商領取樣品或按照招標文件要求進行處置。3.樣品處置方式包括退還供應商、報廢、留存?zhèn)溆玫?，具體處置方式應在招標文件中明確。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對招標樣品管理工作進行審計監(jiān)督，檢查樣品管理流程是否合規(guī)、評審過程是否公正、樣品保管是否妥善等。2.采購部門應定期對樣品管理工作進行自查，及時發(fā)現問題并整改。（二）外部監(jiān)督1.接受行業(yè)監(jiān)管部門