房產(chǎn)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用房產(chǎn)檔案，特制定本辦法。房產(chǎn)檔案作為公司重要的資產(chǎn)信息記錄，對(duì)于公司的資產(chǎn)管理、決策支持、產(chǎn)權(quán)維護(hù)等方面具有不可替代的作用。通過(guò)規(guī)范檔案管理流程，確保房產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司各項(xiàng)工作提供有力的依據(jù)和保障。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有房產(chǎn)檔案的管理，包括但不限于公司自有房產(chǎn)、租賃房產(chǎn)以及相關(guān)的房產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)變更等檔案資料。涵蓋公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的各類房產(chǎn)項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則房產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映房產(chǎn)的實(shí)際情況，包括房屋的地理位置、面積、結(jié)構(gòu)、用途、產(chǎn)權(quán)歸屬等信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則全面收集與房產(chǎn)相關(guān)的各類資料，包括房產(chǎn)建設(shè)文件、產(chǎn)權(quán)證書(shū)、租賃合同、維修記錄、評(píng)估報(bào)告等，保證檔案資料的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則對(duì)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和整理，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或歧義，確保檔案信息能夠準(zhǔn)確反映房產(chǎn)的真實(shí)狀況和歷史變遷。4.安全性原則采取有效的安全防護(hù)措施，確保房產(chǎn)檔案的實(shí)體安全和信息安全。防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生，保障檔案的保密性和完整性。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查詢和利用房產(chǎn)檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、房產(chǎn)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)權(quán)檔案包括房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、購(gòu)房合同、產(chǎn)權(quán)變更記錄等，記錄房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)歸屬及變更情況。2.建設(shè)檔案涵蓋房產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、規(guī)劃許可證、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，反映房產(chǎn)建設(shè)的全過(guò)程。3.租賃檔案包含租賃合同、租賃申請(qǐng)、租金支付記錄等，用于管理公司的租賃房產(chǎn)業(yè)務(wù)。4.維修檔案記錄房產(chǎn)的維修計(jì)劃、維修記錄、維修費(fèi)用等信息，跟蹤房產(chǎn)的維護(hù)情況。5.其他檔案如房產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、抵押登記文件、拆遷相關(guān)資料等，作為房產(chǎn)檔案的補(bǔ)充信息。（二）編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份房產(chǎn)檔案進(jìn)行唯一編號(hào)。編號(hào)采用以下規(guī)則：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)編號(hào)由字母和數(shù)字組成，共[X]位。其中，前[X]位表示檔案類別代碼，根據(jù)上述分類進(jìn)行設(shè)定；接下來(lái)[X]位表示年份代碼，取檔案形成年份的后兩位；再接下來(lái)[X]位為順序號(hào)，按照檔案形成的先后順序依次編排。2.示例如“CQ0122001”，其中“CQ”表示產(chǎn)權(quán)檔案類別代碼，“01”表示年份代碼“2001”年，“22001”為該年份產(chǎn)權(quán)檔案的順序號(hào)。三、房產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集1.來(lái)源渠道房產(chǎn)購(gòu)置過(guò)程中，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集購(gòu)房合同、產(chǎn)權(quán)證書(shū)等資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。房產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目啟動(dòng)后，項(xiàng)目管理部門應(yīng)按照工程進(jìn)度，定期收集項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各類文件資料，包括立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、監(jiān)理報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料等，并在項(xiàng)目竣工后及時(shí)整理歸檔。對(duì)于租賃房產(chǎn)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門在簽訂租賃合同、辦理租賃手續(xù)過(guò)程中，應(yīng)將相關(guān)文件資料提交檔案管理部門存檔。房產(chǎn)維修工作結(jié)束后，維修部門應(yīng)將維修記錄、維修費(fèi)用清單等資料整理后移交檔案管理部門。其他涉及房產(chǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，相關(guān)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后，及時(shí)將產(chǎn)生的檔案資料移交檔案管理部門。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的規(guī)范要求。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，便于長(zhǎng)期保存和查閱。（二）整理1.分類整理檔案管理部門收到收集的房產(chǎn)檔案資料后，按照本辦法規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。將同一類別的檔案資料集中存放，并按照檔案形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.編目裝訂對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。編目完成后，對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的電子索引，便于查詢和管理。3.裝盒上架將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、起止日期等信息。然后按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案盒上架存放，便于查找和利用。四、房產(chǎn)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房要求公司應(yīng)設(shè)立專門的房產(chǎn)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)。2.安全設(shè)施配備庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等安全設(shè)施，如滅火器、防火門、防盜報(bào)警裝置、防蟲(chóng)藥品、除濕設(shè)備等。同時(shí)，應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。（二）保管期限1.確定原則根據(jù)房產(chǎn)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、重要的房產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件、涉及公司重大利益的房產(chǎn)交易文件等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般的房產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件、租賃合同、維修記錄等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，如一般性的房產(chǎn)資料、臨時(shí)性的房產(chǎn)相關(guān)文件等。2.期限調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定期評(píng)估和調(diào)整。對(duì)于已超過(guò)保管期限但仍有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案保管制度1.專人負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)房產(chǎn)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程和相關(guān)規(guī)定。2.定期檢查定期對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。3.借閱登記建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的借閱情況，包括借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。4.保密制度保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)房產(chǎn)檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。五、房產(chǎn)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門因工作需要，可以查閱房產(chǎn)檔案。如資產(chǎn)管理部門查詢房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息進(jìn)行資產(chǎn)清查；財(cái)務(wù)部門查閱房產(chǎn)購(gòu)置合同及相關(guān)費(fèi)用憑證進(jìn)行財(cái)務(wù)核算；工程管理部門查閱房產(chǎn)建設(shè)檔案指導(dǎo)后續(xù)工程維修等。2.外部利用根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，在辦理房產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，如房產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、租賃備案等，經(jīng)公司授權(quán)，可以向相關(guān)部門或單位提供房產(chǎn)檔案資料的復(fù)印件或相關(guān)證明。（二）利用流程1.內(nèi)部利用流程申請(qǐng)人填寫《房產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案類別、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。將申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件。審核通過(guò)后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.外部利用流程外部單位因工作需要查閱房產(chǎn)檔案，應(yīng)向公司提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、所需檔案內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)外部查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?yàn)橥獠繂挝惶峁n案資料的復(fù)印件或相關(guān)證明，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章及檔案管理部門公章。同時(shí)，做好相關(guān)登記記錄。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的房產(chǎn)檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱或披露。2.房產(chǎn)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途進(jìn)行，不得用于其他非相關(guān)工作目的。3.查閱房產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得損壞、丟失檔案。六、房產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定組織成立房產(chǎn)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的房產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定：對(duì)于保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。對(duì)于保管期滿但仍具有一定參考價(jià)值的檔案，可延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。對(duì)于涉及公司重大利益、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)永久保管。（二）銷毀1.銷毀程序鑒定小組對(duì)擬銷毀的房產(chǎn)檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確銷毀檔案的清單。將鑒定報(bào)告和銷毀清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。