來人來訪管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司來人來訪管理，維護公司正常辦公秩序，保障公司安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所有進入公司辦公區(qū)域的外來人員，包括但不限于客戶、供應商、合作伙伴、訪客等。（三）管理原則1.安全第一原則：確保公司人員和財產(chǎn)安全，防止未經(jīng)授權的人員進入公司。2.規(guī)范有序原則：明確來人來訪流程，做到有章可循，有序管理。3.高效服務原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，盡量為來訪人員提供便利，提高服務效率。二、來訪預約（一）預約方式1.電話預約：來訪人員應提前[X]個工作日致電公司相關對接部門或人員，告知來訪時間、人數(shù)、事由等信息，并獲取預約確認。2.郵件預約：也可通過發(fā)送郵件至指定郵箱進行預約，郵件內(nèi)容應包含上述電話預約所需信息。（二）預約信息內(nèi)容1.來訪人員基本信息：包括姓名、單位、聯(lián)系方式等。2.來訪時間：具體到年、月、日、時、分。3.來訪人數(shù)：明確來訪人員總數(shù)。4.來訪事由：詳細說明來訪目的。（三）預約確認1.被預約部門或人員收到預約信息后，應在[X]小時內(nèi)進行確認。如同意預約，應告知來訪人員預約成功，并提供相關指引；如不同意預約，應說明原因。2.對于重要客戶或緊急來訪，應優(yōu)先處理預約，并及時與相關部門協(xié)調(diào)溝通。三、來訪登記（一）登記地點公司設立專門的來訪登記處，位于公司[具體地址]。來訪人員應在登記處進行登記。（二）登記流程1.來訪人員到達公司后，先在登記處填寫《來訪人員登記表》，內(nèi)容包括姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪時間、來訪人數(shù)、來訪事由、被訪部門及人員等。2.登記人員應仔細核對來訪人員填寫的信息，與預約信息一致后，發(fā)放臨時訪客證。3.臨時訪客證應注明來訪人員姓名、單位、有效期、編號等信息，并加蓋公司公章。（三）特殊情況登記1.對于未提前預約的來訪人員，登記人員應先與被訪部門或人員取得聯(lián)系，經(jīng)同意后，按照上述登記流程進行登記。2.如遇緊急情況，來訪人員可先進入公司，但應在進入后[X]分鐘內(nèi)到登記處補辦登記手續(xù)。四、來訪接待（一）接待人員職責1.被訪部門或人員接到預約來訪通知后，應安排專人負責接待。接待人員應提前了解來訪人員情況和來訪事由，做好接待準備工作。2.接待人員應在公司指定地點迎接來訪人員，引導來訪人員前往會議室或洽談區(qū)域，并為來訪人員提供必要的服務，如茶水、咖啡等。3.在接待過程中，接待人員應熱情、禮貌、周到，積極溝通交流，解答來訪人員的疑問，確保來訪工作順利進行。（二）接待場所安排1.根據(jù)來訪人員的身份和來訪事由，合理安排接待場所。對于重要客戶或大型來訪活動，應安排在公司較大的會議室或?qū)ｉT的接待區(qū)域。2.接待場所應保持整潔、衛(wèi)生、舒適，配備必要的辦公設備和設施，如桌椅、投影儀、音響等。（三）接待陪同1.對于重要來訪，公司應安排相關領導或部門負責人陪同接待，以體現(xiàn)公司對來訪人員的重視。2.陪同人員應積極參與接待工作，介紹公司情況，解答來訪人員關心的問題，促進雙方溝通交流。五、來訪引導（一）引導人員職責1.接待人員應安排專人負責引導來訪人員在公司內(nèi)的行走路線，確保來訪人員能夠順利到達目的地。2.引導人員應提前熟悉公司布局和各部門位置，在引導過程中，應走在來訪人員前方適當位置，并用手勢示意方向。（二）引導注意事項1.引導人員應注意保持與來訪人員的適當距離，避免過于靠近或過于疏遠。2.在上下樓梯時，引導人員應提醒來訪人員注意安全，并讓來訪人員走在右側。3.進入電梯時，引導人員應先進入電梯，按住電梯按鈕，讓來訪人員進入后，再選擇樓層。六、安全管理（一）來訪人員安全檢查1.來訪人員進入公司前，登記人員應使用金屬探測器等設備對來訪人員進行安全檢查，防止攜帶危險物品進入公司。2.安全檢查范圍包括來訪人員的隨身攜帶物品，如背包、手提袋、公文包等。對于可疑物品，應進行詳細檢查。（二）公司區(qū)域安全規(guī)定1.來訪人員應遵守公司安全規(guī)定，不得在公司內(nèi)吸煙、使用明火、大聲喧嘩等。2.未經(jīng)允許，來訪人員不得進入公司機密區(qū)域、財務部門、機房等重要場所。3.接待人員應提醒來訪人員注意保管好個人物品，防止丟失或被盜。（三）緊急情況處理1.如遇火災、地震等緊急情況，接待人員應立即組織來訪人員疏散，并按照公司應急預案進行處理。2.對于來訪人員在公司內(nèi)發(fā)生的突發(fā)疾病等情況，接待人員應及時聯(lián)系公司醫(yī)務室或撥打急救電話，并協(xié)助做好救治工作。七、來訪結束（一）訪客證回收1.來訪結束后，來訪人員應將臨時訪客證交還給登記人員。登記人員應在《來訪人員登記表》上記錄訪客證回收情況。2.如訪客證遺失，來訪人員應向登記人員說明情況，并按照公司規(guī)定進行賠償。（二）送別來訪人員1.接待人員應將來訪人員送至公司門口，并與來訪人員道別。對于重要來訪，應安排車輛將來訪人員送至指定地點。2.在送別來訪人員時，接待人員應感謝來訪人員的來訪，并表示希望今后繼續(xù)保持合作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對來人來訪管理工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門的來訪登記、接待等情況進行抽查。（二）考核內(nèi)容1.來訪預約的及時性和準確性。2.來訪登記的完整性和規(guī)范性。3.接待工作的質(zhì)量和效率。4.安全管理措施的落實情況。（三）考核結果應用1.對于在來人來訪管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如因管理不善導致公司安全事故或其他重大損失的，將依法追究相關人員的責任。九、附則（一）解釋權本辦法由公司行政部門負