智慧檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，提高檔案管理的信息化、智能化水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案信息的泄露和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。（四）定義1.智慧檔案：運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享的檔案管理模式。2.檔案管理系統(tǒng)：用于檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)，包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門及所屬單位形成的檔案移交至檔案管理部門。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新，提高檔案管理的信息化水平。4.加強(qiáng)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全防護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全存放。5.積極開展檔案編研工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位發(fā)送的與公司/組織有關(guān)的文件、資料、函件等。3.公司/組織內(nèi)部各部門形成的文件、資料、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。5.公司/組織的重要活動(dòng)、重大事件的照片、錄像、錄音等聲像資料。6.公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門及所屬單位形成的檔案，并進(jìn)行分類整理。2.檔案收集應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容符合要求，手續(xù)完備。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于檔案的查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.對(duì)鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行相應(yīng)的整理和調(diào)整。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保檔案的安全存放。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并有足夠的容量。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全存放。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。六、檔案利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司/組織檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案利用程序1.申請(qǐng)：利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用時(shí)間等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.審批：檔案利用申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。4.登記：檔案管理部門對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等。5.歸還：利用者查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案復(fù)制與摘錄1.因工作需要，利用者可以對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄。復(fù)制或摘錄檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照利用者的申請(qǐng)，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，并在復(fù)制件或摘錄件上加蓋檔案管理部門印章。3.復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。3.檔案信息資源整合：整合公司/組織內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，包括安全管理制度、安全技術(shù)措施、安全人員管理等，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)分類管理，防止檔案信息的泄露和丟失。4.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。八、檔案統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括檔案的種類、數(shù)量、保管期限等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱人次、查閱檔案數(shù)量、檔案復(fù)制與摘錄數(shù)量等。3.檔案管理工作統(tǒng)計(jì)：包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等工作的完成情況。（二）檔案統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)：利用檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)時(shí)對(duì)檔案管理工作數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（三）檔案統(tǒng)計(jì)分析1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施，不斷提高檔案管理水平。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司/組織給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：1.對(duì)檔案管理工作成績顯著，為公司/組織的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)的部門，給予通報(bào)表揚(yáng)，并頒發(fā)榮譽(yù)證書。2.對(duì)在檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極創(chuàng)新，取得突出成績的個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、晉升等。（二）處罰對(duì)違反檔案管理規(guī)定的部門和個(gè)人，公司/組織視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)責(zé)任人員的法律責(zé)任。具體處罰情形如下：1.對(duì)未按照檔案管理規(guī)定及時(shí)收集、整理、移交檔案的部門和個(gè)人，給予批評(píng)教育，并責(zé)令限期改正。2.對(duì)擅自銷毀、涂改、偽造檔案