文件保存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件保存管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在工作過程中形成的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同文件、技術(shù)資料、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文件保存管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保文件的合法性和合規(guī)性。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途、來源等因素進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：加強文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保公司機密信息的安全。4.便于利用原則：文件保存應(yīng)便于員工查閱、使用，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的規(guī)章制度、通知公告、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件，如合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、銷售資料等。3.財務(wù)文件：涉及公司財務(wù)收支、預(yù)算決算、審計報告等方面的文件。4.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、往來信函等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件編號：[公司簡稱][行政類別代碼][年份][序號]，如“GSXZ2023001”，其中“GS”為公司簡稱，“XZ”為行政類別代碼，“2023”為年份，“001”為序號。業(yè)務(wù)文件編號：[公司簡稱][業(yè)務(wù)類別代碼][年份][項目編號][序號]，如“GSYW2023001001”，其中“GS”為公司簡稱，“YW”為業(yè)務(wù)類別代碼，“2023”為年份，“001”為項目編號，“001”為序號。財務(wù)文件編號：[公司簡稱][財務(wù)類別代碼][年份][序號]，如“GSCW2023001”，其中“GS”為公司簡稱，“CW”為財務(wù)類別代碼，“2023”為年份，“001”為序號。技術(shù)文件編號：[公司簡稱][技術(shù)類別代碼][年份][產(chǎn)品型號][序號]，如“GSJS2023A01001”，其中“GS”為公司簡稱，“JS”為技術(shù)類別代碼，“2023”為年份，“A01”為產(chǎn)品型號，“001”為序號。其他文件編號：[公司簡稱][其他類別代碼][年份][序號]，如“GSQT2023001”，其中“GS”為公司簡稱，“QT”為其他類別代碼，“2023”為年份，“001”為序號。2.類別代碼說明行政類別代碼：XZ（行政）、GL（管理）、HR（人力資源）、FW（服務(wù)）等。業(yè)務(wù)類別代碼：YW（業(yè)務(wù)）、HT（合同）、XM（項目）、SC（市場）等。財務(wù)類別代碼：CW（財務(wù)）、YS（預(yù)算）、JS（審計）、KZ（會計）等。技術(shù)類別代碼：JS（技術(shù)）、SJ（設(shè)計）、GY（工藝）、BZ（標(biāo)準(zhǔn)）等。其他類別代碼：QT（其他）、HJ（會議）、PX（培訓(xùn)）、XL（信函）等。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)及時、準(zhǔn)確地形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實、完整、有效。2.文件形成過程中應(yīng)明確文件的起草人、審核人、批準(zhǔn)人，確保文件質(zhì)量。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責(zé)起草，相關(guān)部門會簽后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的收集工作，定期對本部門形成的文件進行整理、分類，確保文件齊全。2.對于外來文件，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負責(zé)收集，并進行登記、編號。3.文件收集過程中應(yīng)注意文件的完整性，對于缺頁、破損等情況應(yīng)及時進行處理。四、文件整理與歸檔（一）文件整理1.收集到的文件應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理，確保文件排列有序。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物、裝訂整齊，采用A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪。3.對于電子文件，應(yīng)按照文件類別和編號建立文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件命名規(guī)范、存儲路徑清晰。（二）文件歸檔1.整理好的文件應(yīng)及時歸檔，歸檔期限不得超過文件形成后的一個月。2.歸檔文件應(yīng)填寫《文件歸檔登記表》，詳細記錄文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份存放在公司檔案室，一份由文件形成部門留存?zhèn)浞?。五、文件保管（一）保管場?.公司設(shè)立專門的檔案室，用于存放各類重要文件。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.對于常用文件，各部門可根據(jù)實際情況設(shè)立文件柜進行保管，但應(yīng)確保文件的安全和有序存放。（二）保管期限1.文件保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、法律法規(guī)要求等因素確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、法律法規(guī)等方面的文件，如公司章程、董事會決議、重要合同協(xié)議、專利證書等。長期保管：保存期限為10年以上的文件，如公司年度工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表、審計報告等。短期保管：保存期限為110年的文件，如一般性通知公告、會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。2.文件保管期限屆滿后，由檔案室提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)建立文件保管臺賬，詳細記錄文件的歸檔日期、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.定期對檔案室進行檢查，確保文件的安全和完整。對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.嚴格限制非檔案室工作人員進入檔案室，確因工作需要進入的，應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)，并進行登記。4.對于電子文件，應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。六、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)《文件查閱申請表》提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱日期、查閱文件名稱等信息。3.查閱文件時應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。（二）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過一周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還文件時，檔案室工作人員應(yīng)認真核對文件的完整性和準(zhǔn)確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.涉及公司機密信息的文件，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止文件泄露。2.接觸機密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得向無關(guān)人員透露文件內(nèi)容。3.在文件的起草、審核、批準(zhǔn)、傳遞、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件安全。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案室填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的文件銷毀申請應(yīng)指定專人負責(zé)實施，銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保文件信息無法恢