晉煤物資管理辦法一、總則（一）目的為加強晉煤物資管理，規(guī)范物資采購、供應(yīng)、儲備、使用等行為，提高物資管理水平，保障晉煤生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，降低物資成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于晉煤集團所屬各單位的物資管理活動，包括物資的計劃、采購、驗收、存儲、發(fā)放、核算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：晉煤集團對物資管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準化。2.集中采購原則：對通用物資和批量較大的物資，實行集中采購，以提高采購議價能力，降低采購成本。3.成本效益原則：物資管理要以降低成本、提高效益為目標(biāo)，優(yōu)化物資儲備結(jié)構(gòu)，合理控制庫存水平，減少資金占用。4.服務(wù)生產(chǎn)原則：物資管理要圍繞晉煤生產(chǎn)經(jīng)營活動，及時、準確地供應(yīng)物資，滿足生產(chǎn)建設(shè)需要，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行。5.依法依規(guī)原則：物資管理活動要嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，確保物資管理工作合法合規(guī)。二、物資管理機構(gòu)與職責(zé)（一）物資管理部門1.集團物資管理部門負責(zé)制定晉煤物資管理的規(guī)章制度、工作流程和標(biāo)準規(guī)范。組織編制物資采購計劃，審核各單位物資采購申請，下達采購任務(wù)。建立物資供應(yīng)商管理體系，組織供應(yīng)商的選擇、評價和考核。負責(zé)物資采購合同的簽訂、執(zhí)行和管理，協(xié)調(diào)解決采購合同執(zhí)行中的問題。組織物資的驗收、存儲、發(fā)放和核算工作，定期對物資庫存進行盤點和清查。監(jiān)督檢查各單位物資管理工作，對違規(guī)行為進行糾正和處理。負責(zé)物資管理信息化建設(shè)，提高物資管理工作效率和水平。2.基層單位物資管理部門貫徹執(zhí)行集團物資管理的規(guī)章制度和工作要求。編制本單位物資需求計劃，報集團物資管理部門審核。負責(zé)本單位物資采購申請的提交和采購合同的執(zhí)行。組織本單位物資的驗收、存儲、發(fā)放和使用管理，建立物資臺賬。定期對本單位物資庫存進行盤點和清查，及時上報物資庫存情況和物資管理工作中存在的問題。配合集團物資管理部門做好供應(yīng)商管理、物資核算等工作。（二）其他相關(guān)部門1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和物資消耗定額，提出物資需求計劃。參與物資采購計劃的編制和審核，提供物資技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準。負責(zé)物資在生產(chǎn)過程中的使用管理和消耗統(tǒng)計分析。2.技術(shù)部門提供物資技術(shù)標(biāo)準和選型建議，參與物資采購技術(shù)談判。對新采購物資進行技術(shù)鑒定和驗收，協(xié)助解決物資質(zhì)量問題。3.財務(wù)部門負責(zé)物資采購資金的預(yù)算安排和支付審核。參與物資采購合同的審核，監(jiān)督物資采購資金的使用情況。負責(zé)物資成本核算和財務(wù)報表編制，提供物資管理財務(wù)分析報告。4.審計部門對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查物資管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。對物資采購項目進行審計評價，提出審計意見和建議，督促整改存在的問題。三、物資計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.晉煤生產(chǎn)經(jīng)營計劃和發(fā)展規(guī)劃。2.物資消耗定額和儲備定額。3.設(shè)備檢修計劃和技術(shù)改造方案。4.庫存物資情況。（二）計劃編制流程1.基層單位物資管理部門根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，結(jié)合物資消耗定額和庫存情況，編制年度、季度和月度物資需求計劃，報基層單位生產(chǎn)部門審核。2.基層單位生產(chǎn)部門對物資需求計劃進行審核，重點審核物資需求的合理性、準確性和與生產(chǎn)計劃的匹配性，審核通過后報基層單位物資管理部門。3.基層單位物資管理部門將審核后的物資需求計劃匯總整理，報集團物資管理部門。4.集團物資管理部門對各單位上報的物資需求計劃進行審核，結(jié)合集團物資采購計劃和庫存情況，綜合平衡后編制集團年度、季度和月度物資采購計劃。5.集團物資采購計劃經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)審批后下達執(zhí)行。（三）計劃調(diào)整物資計劃下達后，原則上不得隨意調(diào)整。如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃變更、設(shè)備故障、技術(shù)改造等原因確需調(diào)整物資計劃的，基層單位物資管理部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，報基層單位生產(chǎn)部門審核?；鶎訂挝簧a(chǎn)部門審核通過后，報集團物資管理部門審批。集團物資管理部門審批同意后，下達調(diào)整后的物資計劃。四、物資采購管理（一）采購方式1.集中采購：對通用物資、批量較大的物資以及集團統(tǒng)一組織的專項采購項目，實行集中采購。集中采購由集團物資管理部門組織實施，通過招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商和采購價格。2.分散采購：對集中采購范圍以外的物資，由基層單位物資管理部門按照集團物資管理規(guī)定，自行組織采購。分散采購可采用詢價、競爭性談判、單一來源采購等方式，但必須嚴格按照規(guī)定的采購流程進行，確保采購過程公開、公平、公正。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇集團物資管理部門建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的準入條件和標(biāo)準。采購部門通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，從符合準入條件的供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商。對新供應(yīng)商進行實地考察和資質(zhì)審核，確保供應(yīng)商具備良好的信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。2.供應(yīng)商評價與考核集團物資管理部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評價和考核。建立供應(yīng)商評價檔案，記錄供應(yīng)商的評價結(jié)果和考核情況。根據(jù)供應(yīng)商評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不合格的供應(yīng)商進行淘汰。（三）采購合同管理1.合同簽訂：采購部門根據(jù)采購結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、驗收方式、付款方式等條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。2.合同執(zhí)行：采購部門負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.合同變更與解除：如因不可抗力、市場變化等原因需要變更或解除采購合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照合同約定的程序辦理變更或解除手續(xù)。五、物資驗收管理（一）驗收依據(jù)1.采購合同及相關(guān)附件。2.物資質(zhì)量標(biāo)準和技術(shù)規(guī)范。3.國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準。（二）驗收流程1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知物資管理部門和使用單位做好驗收準備工作。2.物資到貨后，物資管理部門組織使用單位、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員按照驗收依據(jù)對物資進行驗收。3.驗收人員對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進行檢查，對物資的質(zhì)量進行檢驗或試驗。4.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)填寫不合格報告，注明不合格原因，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗收責(zé)任1.驗收人員應(yīng)嚴格按照驗收標(biāo)準和流程進行驗收，對驗收結(jié)果負責(zé)。2.如因驗收人員疏忽或故意隱瞞驗收問題，導(dǎo)致不合格物資入庫或使用，給晉煤造成損失的，驗收人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、物資存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.集團物資管理部門根據(jù)物資的類別、特性、儲備量等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同類型的倉庫，如原材料庫、備品備件庫、設(shè)備庫等。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲安全。3.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格型號、批次等進行分區(qū)存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。（二）庫存管理1.物資管理部門建立庫存管理制度，定期對物資進行盤點和清查，確保賬實相符。2.制定物資儲備定額，合理控制庫存水平，避免物資積壓或缺貨。3.對庫存物資進行分類管理，對貴重物資、關(guān)鍵物資等實行重點監(jiān)控。4.加強庫存物資的保養(yǎng)和維護，定期對庫存物資進行檢查和保養(yǎng)，確保物資質(zhì)量不受影響。（三）庫存盤點1.物資管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度盤點。2.盤點前，物資管理部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。3.盤點過程中，盤點人員應(yīng)認真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量狀況等，如實記錄盤點結(jié)果。4.盤點結(jié)束后，物資管理部門應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析，查找存在的問題，提出改進措施。七、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.以生產(chǎn)計劃和物資需求計劃為依據(jù)，按需發(fā)放。2.嚴格執(zhí)行物資發(fā)放審批制度，確保物資發(fā)放的合理性和準確性。3.堅持先進先出、推陳儲新的原則，避免物資積壓過期。（二）發(fā)放流程1.使用單位根據(jù)生產(chǎn)需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，經(jīng)本單位負責(zé)人審批后，提交物資管理部門。2.物資管理部門對物資領(lǐng)用申請表進行審核，審核通過后，開具物資發(fā)放單。3.倉庫管理人員根據(jù)物資發(fā)放單，按照規(guī)定的發(fā)放方式發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。（三）發(fā)放監(jiān)督1.物資管理部門應(yīng)定期對物資發(fā)放情況進行檢查，核實物資發(fā)放的真實性和合理性。2.審計部門應(yīng)對物資發(fā)放情況進行審計監(jiān)督，檢查物資發(fā)放是否符合規(guī)定的流程和標(biāo)準。八、物資核算管理（一）核算原則1.按照國家財務(wù)制度和晉煤財務(wù)管理制度的要求，對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行準確核算。2.遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，正確劃分成本費用界限，確保物資成本核算的準確性。3.加強物資核算與物資管理的銜接，為物資管理決策提供準確的財務(wù)信息。（二）核算內(nèi)容1.物資采購成本核算，包括物資的采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用等。2.物資庫存成本核算，包括物資的采購成本、倉儲費用、損耗等。3.物資使用成本核算，包括物資的消耗數(shù)量、消耗金額等。（三）核算方法1.物資采購成本按照實際發(fā)生額進行核算，計入物資采購成本科目。2.物資庫存成本采用加權(quán)平均法或先進先出法進行核算，定期計算庫存物資的成本。3.物資使用成本根據(jù)物資消耗記錄進行核算，計入生產(chǎn)成本或相關(guān)費用科目。（四）財務(wù)報表編制1.物資管理部門應(yīng)定期編制物資采購、庫存、使用等方面的財務(wù)報表，如物資采購明細表、庫存物資明細表、物資消耗匯總表等。2.財務(wù)部門根據(jù)物資管理部門提供的財務(wù)報表，結(jié)合其他相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，編制物資管理財務(wù)報表，如物資成本報表、物資資金占用報表等。3.物資管理財務(wù)報表應(yīng)及時報送集團領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為物資管理決策提供依據(jù)。九、物資信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋晉煤集團物資管理全過程的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)物資計劃、采購、驗收、存儲、發(fā)放、核算等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.提高物資管理工作效率和準確性，降低物資管理成本，提升物資管理水平。3.實現(xiàn)物資信息的實時共享和動態(tài)監(jiān)控，為物資管理決策提供及時、準確的信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能模塊1.物資計劃管理模塊：實現(xiàn)物資需求計劃的編制、審核、匯總、下達等功能，對物資計劃執(zhí)行情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。2.物資采購管理模塊：包括供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購訂單管理、采購執(zhí)行跟蹤等功能，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的全過程信息化管理。3.物資驗收管理模塊：對物資到貨驗收情況進行記錄和管理，包括驗收結(jié)果、不合格處理等功能。4.物資存儲管理模塊：實現(xiàn)物資庫存的動態(tài)管理，包括庫存盤點、庫存預(yù)警、庫存報表生成等功能。5.物資發(fā)放管理模塊：對物資領(lǐng)用申請、審批、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行管理，記錄物資發(fā)放情況。6.物資核算管理模塊：自動生成物資采購成本、庫存成本、使用成本等核算數(shù)據(jù)，編制物資管理財務(wù)報表。7.系統(tǒng)管理模塊：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)維護等功能，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用與維護1.組織相關(guān)人員進行信息化系統(tǒng)的培訓(xùn)，確保系統(tǒng)操作人員熟悉系統(tǒng)功能和操作流程。2.建立信息化系統(tǒng)運行維護機制，定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。3.根據(jù)物資管理業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時對信息化系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，滿足物資管理工作的需要。十、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團物資管理部門定期對各單位物資管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資計劃執(zhí)行情況、采購管理、驗收管理、存儲管理、發(fā)放管理、核算管理等方面。2.審計部門對物資管理工作進行定期審計和專項審計，重點檢查物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況和經(jīng)濟效益情況。3.對監(jiān)督檢查和審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立物資管理考核評價體系，制定考核