文件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件歸檔管理工作，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及下屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件歸檔工作由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.齊全完整原則：歸檔文件應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，保證文件材料的齊全完整。3.準(zhǔn)確分類原則：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保歸檔文件的安全，防止文件泄露。二、文件材料的形成與收集（一）文件形成1.公司各部門(mén)及員工在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件形成過(guò)程中，應(yīng)明確文件的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的職責(zé)，確保文件質(zhì)量。（二）文件收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，定期對(duì)本部門(mén)形成的文件進(jìn)行清理和收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體文件。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行有效的備份。3.在文件收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件缺失、損壞或不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或糾正。三、文件的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.公司文件按照其性質(zhì)和用途分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類等幾大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為公司文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等小類。（二）編號(hào)規(guī)則1.文件編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的形式，確保每個(gè)文件都有唯一的編號(hào)。2.年份采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，用大寫(xiě)字母表示，如“XG”表示行政管理類。4.順序號(hào)為該類別下文件的流水號(hào)，用三位數(shù)字表示，如“001”。5.示例：“2023XG001”表示2023年形成的行政管理類第1號(hào)文件。四、文件的整理與裝訂（一）文件整理1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照文件編號(hào)順序排列，確保文件的系統(tǒng)性和連貫性。2.對(duì)于同一事由的文件，應(yīng)將其相關(guān)材料集中在一起，按照形成時(shí)間先后順序排列。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，保持文件的整潔。（二）文件裝訂1.紙質(zhì)文件一般采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)按照A4紙尺寸進(jìn)行折疊，折疊后的文件應(yīng)平整，便于裝訂和查閱。3.電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保文件名與文件內(nèi)容相符，存儲(chǔ)路徑清晰、規(guī)范。五、文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔完畢。2.對(duì)于重要的緊急文件，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門(mén)文件收集整理人員將整理好的文件材料移交至綜合管理部門(mén)檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)移交的文件進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員按照文件分類編號(hào)規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行重新編號(hào)、編目，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將歸檔文件裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)注文件類別、年度、起止編號(hào)等信息，然后上架存放。六、文件的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門(mén)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、鼠夾等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取備份保管的方式，如將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描備份，存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并異地存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全完整。（三）保護(hù)措施1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)。2.對(duì)檔案進(jìn)行借閱、查閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱制度，確保檔案不被損壞、丟失或泄露。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。七、文件的利用與借閱（一）利用方式1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，可到綜合管理部門(mén)檔案查閱室進(jìn)行查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)員工的查閱需求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記工作。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行查閱，限制查閱范圍和人員。（二）借閱制度1.公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門(mén)檔案管理人員審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄借閱信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。八、文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文件鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.根據(jù)文件的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，綜合判斷文件的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.公司成立文件鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）保管期限劃分1.公司文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司成立以來(lái)的重要文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的文件保管期限一般為16年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、項(xiàng)目資料、合同協(xié)議等。4.短期保管的文件保管期限一般為5年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作文件等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的文件，由檔案管理人員填寫(xiě)《檔案銷毀清單》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清單》交檔案管理人員組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全、