舊版授權(quán)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)部的舊版授權(quán)管理工作，確保舊版文件、資料、軟件等的使用得到有效控制，保護(hù)公司/組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密，同時(shí)滿足法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及舊版授權(quán)使用的人員和業(yè)務(wù)活動(dòng)。包括但不限于舊版紙質(zhì)文件、電子文檔、軟件程序、技術(shù)資料、商標(biāo)標(biāo)識(shí)等的授權(quán)管理。（三）定義1.舊版授權(quán)：指公司/組織將其擁有的舊版文件、資料、軟件等授權(quán)給特定的部門、人員或外部合作伙伴在一定條件下使用的行為。2.舊版文件：已更新版本但仍具有一定參考價(jià)值或歷史意義，需保留的各類文件，包括但不限于規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)文檔等。3.舊版軟件：已被更新版本替代，但仍可能在某些特定場(chǎng)景下需要使用的軟件程序。（四）基本原則1.合法性原則：舊版授權(quán)管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保授權(quán)行為合法合規(guī)。2.必要性原則：僅在確實(shí)必要的情況下進(jìn)行舊版授權(quán)，避免不必要的資源浪費(fèi)和風(fēng)險(xiǎn)。3.可控性原則：對(duì)舊版授權(quán)的過程進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，確保授權(quán)的范圍、期限、使用方式等得到有效控制。4.保密性原則：涉及公司/組織商業(yè)機(jī)密和敏感信息的舊版授權(quán)，必須采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。二、授權(quán)范圍與條件（一）授權(quán)范圍1.內(nèi)部使用：公司/組織內(nèi)部各部門之間因工作需要，可在限定范圍內(nèi)使用舊版文件、資料等。例如，研發(fā)部門為研究技術(shù)演變過程，可使用舊版技術(shù)文檔；財(cái)務(wù)部門為進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)比對(duì)，可查閱舊版財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.外部合作：在與外部合作伙伴開展業(yè)務(wù)合作時(shí)，根據(jù)合作協(xié)議的約定，可向其提供舊版授權(quán)。如與供應(yīng)商合作時(shí)，為確保其對(duì)產(chǎn)品歷史規(guī)格的了解，可提供舊版產(chǎn)品說明書；與客戶合作時(shí)，為滿足其特定需求，可提供舊版業(yè)務(wù)流程文檔等。（二）授權(quán)條件1.明確需求：申請(qǐng)舊版授權(quán)的部門或人員必須明確說明使用舊版的目的、用途以及預(yù)計(jì)使用期限等，確保授權(quán)的必要性。2.合規(guī)審查：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的舊版授權(quán)申請(qǐng)，需進(jìn)行嚴(yán)格的合規(guī)審查，確保不會(huì)因授權(quán)導(dǎo)致公司/組織利益受損。3.簽署協(xié)議：無論內(nèi)部使用還是外部合作，涉及舊版授權(quán)的雙方必須簽署詳細(xì)的授權(quán)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括授權(quán)范圍、使用期限、保密條款、違約責(zé)任等。三、授權(quán)申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：申請(qǐng)舊版授權(quán)的部門或人員需填寫《舊版授權(quán)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)授權(quán)的舊版名稱、版本號(hào)、授權(quán)用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.提交申請(qǐng)：將填寫完整的申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行初步審查。3.部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表及相關(guān)材料一并提交至公司/組織的授權(quán)管理部門。授權(quán)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，包括合規(guī)性審查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。（二）審批流程1.初審：授權(quán)管理部門收到申請(qǐng)后，首先進(jìn)行初審。初審主要審查申請(qǐng)材料是否齊全、申請(qǐng)理由是否充分、授權(quán)范圍是否合理等。如初審?fù)ㄟ^，進(jìn)入復(fù)審環(huán)節(jié)；如初審不通過，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門或人員，并說明原因。2.復(fù)審：對(duì)于涉及重要文件、商業(yè)機(jī)密或較大風(fēng)險(xiǎn)的舊版授權(quán)申請(qǐng)，需由公司/組織的高層管理人員進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審重點(diǎn)關(guān)注授權(quán)可能對(duì)公司/組織產(chǎn)生的影響，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、商業(yè)利益、信息安全等方面。3.審批決定：根據(jù)初審和復(fù)審結(jié)果，授權(quán)管理部門做出最終的審批決定。審批結(jié)果應(yīng)以書面形式通知申請(qǐng)部門或人員。如審批通過，頒發(fā)授權(quán)文件；如審批不通過，應(yīng)明確拒絕理由，并告知申請(qǐng)部門或人員可采取的改進(jìn)措施。四、授權(quán)內(nèi)容與方式（一）授權(quán)內(nèi)容1.文件使用：明確授權(quán)使用的舊版文件的具體內(nèi)容，包括文件名稱、版本號(hào)、章節(jié)范圍等。確保被授權(quán)方清楚了解可使用的具體信息。2.軟件使用：對(duì)于舊版軟件的授權(quán)，需詳細(xì)說明軟件的功能模塊、使用權(quán)限、安裝要求等。同時(shí)，應(yīng)明確禁止被授權(quán)方對(duì)軟件進(jìn)行反向工程、破解、修改等侵權(quán)行為。3.標(biāo)識(shí)使用：涉及商標(biāo)標(biāo)識(shí)等舊版授權(quán)的，要明確標(biāo)識(shí)的具體樣式、使用場(chǎng)景、使用規(guī)范等。防止被授權(quán)方擅自擴(kuò)大標(biāo)識(shí)使用范圍或進(jìn)行不規(guī)范使用。（二）授權(quán)方式1.書面授權(quán)：以正式的授權(quán)文件形式授予被授權(quán)方舊版使用權(quán)限。授權(quán)文件應(yīng)加蓋公司/組織公章，并明確授權(quán)的各項(xiàng)內(nèi)容。2.電子授權(quán)：對(duì)于一些電子文檔或軟件的授權(quán)，可采用電子簽名等方式進(jìn)行授權(quán)確認(rèn)。電子授權(quán)應(yīng)具備法律效力，確保授權(quán)過程的真實(shí)性和可追溯性。五、使用管理與監(jiān)督（一）使用管理1.建立使用記錄：被授權(quán)方應(yīng)建立舊版使用記錄，詳細(xì)記錄使用時(shí)間、使用人員、使用目的、使用情況等信息。使用記錄應(yīng)定期提交給授權(quán)管理部門進(jìn)行備案。2.規(guī)范使用行為：被授權(quán)方必須嚴(yán)格按照授權(quán)文件規(guī)定的范圍、期限和方式使用舊版。不得擅自擴(kuò)大使用范圍、延長(zhǎng)使用期限或改變使用方式。如因特殊情況需要變更使用內(nèi)容，必須提前向授權(quán)管理部門提出申請(qǐng)，并獲得批準(zhǔn)。3.妥善保管舊版：被授權(quán)方應(yīng)妥善保管所獲得授權(quán)使用的舊版文件、資料、軟件等，防止丟失、損壞或泄露。對(duì)于不再使用的舊版，應(yīng)及時(shí)歸還授權(quán)管理部門或按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查：授權(quán)管理部門應(yīng)定期對(duì)被授權(quán)方的舊版使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括使用記錄的完整性、使用行為的規(guī)范性、舊版的保管情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求被授權(quán)方進(jìn)行整改。2.不定期抽查：除定期檢查外，授權(quán)管理部門還應(yīng)不定期對(duì)被授權(quán)方的舊版使用情況進(jìn)行抽查。抽查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、數(shù)據(jù)核對(duì)、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。通過不定期抽查，確保被授權(quán)方始終嚴(yán)格遵守授權(quán)規(guī)定。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反舊版授權(quán)管理規(guī)定的行為，授權(quán)管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施。如警告、責(zé)令整改、收回授權(quán)、追究法律責(zé)任等。同時(shí)，應(yīng)將違規(guī)情況記錄在案，作為今后授權(quán)管理的參考依據(jù)。六、保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)（一）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：在進(jìn)行舊版授權(quán)時(shí)，必須與被授權(quán)方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋舊版文件、資料、軟件等涉及的所有商業(yè)機(jī)密和敏感信息，確保信息不被泄露給任何第三方。2.物理隔離：對(duì)于涉及高度機(jī)密的舊版，應(yīng)采取物理隔離措施，如存儲(chǔ)在專用的保密設(shè)備中，限制訪問人員范圍等。3.技術(shù)加密：利用技術(shù)手段對(duì)舊版文件、資料、軟件等進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬：在授權(quán)協(xié)議中明確舊版文件、資料、軟件等的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，確保公司/組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到有效保護(hù)。2.防止侵權(quán)行為：監(jiān)督被授權(quán)方的使用行為，防止其對(duì)舊版進(jìn)行侵權(quán)操作，如擅自復(fù)制、傳播、用于商業(yè)目的等。如發(fā)現(xiàn)侵權(quán)行為，應(yīng)及時(shí)采取措施制止，并追究其法律責(zé)任。3.知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)：定期對(duì)公司/組織的舊版知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行評(píng)估和維護(hù)，確保其在授權(quán)過程中得到充分保護(hù)。如發(fā)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)存在風(fēng)險(xiǎn)或問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)和完善。七、授權(quán)變更與終止（一）授權(quán)變更1.變更申請(qǐng)：在授權(quán)期限內(nèi)，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因，需要變更授權(quán)內(nèi)容（如授權(quán)范圍、使用期限、使用方式等），被授權(quán)方應(yīng)提前向授權(quán)管理部門提出變更申請(qǐng)。2.審核與審批：授權(quán)管理部門收到變更申請(qǐng)后，按照與授權(quán)申請(qǐng)相同的審核與審批流程進(jìn)行處理。經(jīng)審核批準(zhǔn)后，頒發(fā)新的授權(quán)文件，明確變更后的授權(quán)內(nèi)容。3.通知與備案：授權(quán)管理部門應(yīng)及時(shí)將授權(quán)變更情況通知相關(guān)部門和人員，并做好備案工作。確保所有涉及舊版授權(quán)的信息得到及時(shí)更新和準(zhǔn)確記錄。（二）授權(quán)終止1.終止情形：出現(xiàn)以下情形之一的，授權(quán)管理部門應(yīng)及時(shí)終止舊版授權(quán)：授權(quán)期限屆滿；被授權(quán)方違反授權(quán)協(xié)議約定，且經(jīng)警告后仍不改正；舊版文件、資料、軟件等已不再具有使用價(jià)值或因其他原因需要終止授權(quán)；公司/組織與被授權(quán)方的合作關(guān)系結(jié)束。2.終止通知：授權(quán)管理部門應(yīng)以書面形式通知被授權(quán)方授權(quán)終止的原因和時(shí)間，并要求其在規(guī)定期限內(nèi)歸還所獲得授權(quán)使用的舊版文件、資料、軟件等。3.后續(xù)處理：被授權(quán)方應(yīng)按照通知要求及時(shí)進(jìn)行舊版歸還或銷毀等后續(xù)處理工作。授權(quán)管理部門應(yīng)對(duì)終止授權(quán)后的相關(guān)事宜進(jìn)行跟蹤和檢查，確保所有工作得到妥善處理。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司/組織授權(quán)管理部門負(fù)責(zé)解釋。如在執(zhí)行過程中出現(xiàn)爭(zhēng)議或疑問，由授權(quán)管理部