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文檔簡介
校園oa管理辦法一、總則(一)目的為了規(guī)范校園OA系統(tǒng)的使用,提高學校辦公效率,實現(xiàn)信息資源的有效共享與協(xié)同辦公,特制定本管理辦法。(二)適用范圍本辦法適用于學校全體教職員工、學生(根據(jù)實際情況確定是否適用)以及與學校有業(yè)務往來的相關(guān)單位和人員。(三)基本原則1.合法性原則:嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準,確保OA系統(tǒng)的使用符合相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則:采取有效措施保障OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、信息安全和網(wǎng)絡安全,防止信息泄露和非法訪問。3.高效性原則:優(yōu)化辦公流程,提高工作效率,減少不必要的中間環(huán)節(jié),實現(xiàn)快速、便捷的協(xié)同辦公。4.規(guī)范性原則:明確OA系統(tǒng)的使用規(guī)范和操作流程,確保各類信息的準確、規(guī)范錄入和處理。二、管理職責(一)學校信息化管理部門1.負責OA系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)、維護和升級,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.制定OA系統(tǒng)的管理制度、操作規(guī)范和培訓計劃,并組織實施。3.對OA系統(tǒng)的使用情況進行監(jiān)督和檢查,及時處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題。4.負責OA系統(tǒng)用戶賬號的創(chuàng)建、變更和注銷管理,以及權(quán)限的設(shè)置和調(diào)整。(二)各部門負責人1.負責本部門OA系統(tǒng)的日常使用管理,督促本部門人員按照規(guī)定使用系統(tǒng)。2.審核本部門提交的各類OA流程和文件,確保其符合規(guī)定和工作要求。3.配合學校信息化管理部門做好本部門人員的OA系統(tǒng)培訓工作,提高人員的操作技能。(三)系統(tǒng)使用人員1.嚴格按照本辦法和OA系統(tǒng)的操作規(guī)范使用系統(tǒng),確保信息的準確、及時錄入和處理。2.妥善保管個人賬號和密碼,不得泄露給他人,如發(fā)現(xiàn)賬號異常應及時報告。3.積極參加學校組織的OA系統(tǒng)培訓,不斷提高自身的操作水平和應用能力。三、系統(tǒng)使用規(guī)范(一)賬號管理1.用戶應使用學校統(tǒng)一分配的賬號登錄OA系統(tǒng),不得擅自使用他人賬號或與他人共用賬號。2.如因工作調(diào)動、離職等原因不再使用OA系統(tǒng),用戶應及時通知學校信息化管理部門注銷賬號。3.用戶應定期修改個人密碼,密碼應包含字母、數(shù)字和特殊字符,長度不少于一定位數(shù)(根據(jù)安全要求設(shè)定),以確保賬號安全。(二)信息錄入1.錄入的信息應真實、準確、完整,不得虛報、瞞報、漏報。2.各類文件、通知、報表等應按照規(guī)定的格式和要求進行錄入,確保內(nèi)容清晰、規(guī)范。3.對于重要信息,應進行必要的審核和審批后再錄入系統(tǒng)。(三)流程操作1.嚴格按照學校規(guī)定的辦公流程在OA系統(tǒng)中發(fā)起各類申請、審批等操作,不得擅自更改流程或越級操作。2.流程發(fā)起后,相關(guān)人員應及時進行處理,不得拖延,確保流程的順暢流轉(zhuǎn)。3.如在流程處理過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要調(diào)整,應及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào),按照規(guī)定的程序進行處理。(四)文件管理1.上傳至OA系統(tǒng)的文件應分類存放,命名規(guī)范,便于查找和使用。2.重要文件應進行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于涉及學校機密或敏感信息的文件,應嚴格按照學校保密規(guī)定進行管理,設(shè)置相應的訪問權(quán)限。(五)系統(tǒng)安全1.不得在OA系統(tǒng)中進行與工作無關(guān)的操作,如瀏覽非法網(wǎng)站、下載盜版軟件等。2.注意防范網(wǎng)絡病毒和惡意軟件,定期更新系統(tǒng)殺毒軟件和防火墻。3.如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞或異常情況,應及時報告學校信息化管理部門。四、辦公流程管理(一)流程分類1.公文流轉(zhuǎn)流程:包括學校各類文件的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)。2.事務申請流程:如請假申請、辦公用品申請、會議申請等。3.審批流程:涉及學校重大事項、經(jīng)費使用、人事任免等的審批流程。4.其他流程:根據(jù)學校實際工作需要設(shè)定的其他特定流程。(二)流程定制1.學校信息化管理部門根據(jù)學校的管理要求和工作實際,負責OA系統(tǒng)辦公流程的定制和優(yōu)化。2.各部門如有特殊流程需求,應向?qū)W校信息化管理部門提出申請,經(jīng)審核批準后進行定制。3.在流程定制過程中,應充分征求相關(guān)部門和人員的意見,確保流程的合理性和可操作性。(三)流程執(zhí)行1.流程發(fā)起人員應詳細填寫流程表單,明確流程的目的、內(nèi)容、要求等信息,并上傳相關(guān)附件。2.流程審批人員應認真審核流程內(nèi)容,根據(jù)職責權(quán)限進行審批,簽署明確的審批意見。3.對于不同意的流程申請,審批人員應說明理由,并及時反饋給發(fā)起人員。4.流程執(zhí)行過程中,相關(guān)人員應及時跟蹤流程狀態(tài),確保流程按時完成。(四)流程監(jiān)控與統(tǒng)計1.學校信息化管理部門負責對OA系統(tǒng)辦公流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)和解決流程運行中出現(xiàn)的問題。2.定期對流程的執(zhí)行數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析,如流程的平均處理時間、各環(huán)節(jié)的通過率等,為流程優(yōu)化提供依據(jù)。3.對于執(zhí)行效率低下或存在問題較多的流程,應及時進行調(diào)整和優(yōu)化。五、信息安全管理(一)安全策略1.制定完善的OA系統(tǒng)信息安全策略,明確安全責任和安全措施。2.采取技術(shù)手段和管理措施,保障系統(tǒng)的物理安全、網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全和應用安全。(二)數(shù)據(jù)備份與恢復1.定期對OA系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份,備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上,并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復計劃,定期進行數(shù)據(jù)恢復演練,確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。(三)用戶權(quán)限管理1.根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務需求,合理設(shè)置OA系統(tǒng)的用戶權(quán)限,確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的信息。2.定期對用戶權(quán)限進行審核和調(diào)整,防止權(quán)限濫用。(四)安全審計1.建立OA系統(tǒng)安全審計機制,對系統(tǒng)的操作日志進行記錄和審計。2.審計內(nèi)容包括用戶登錄、操作行為、數(shù)據(jù)訪問等,及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。(五)安全培訓與教育1.定期組織OA系統(tǒng)用戶參加安全培訓和教育活動,提高用戶的安全意識和防范能力。2.培訓內(nèi)容包括網(wǎng)絡安全知識、數(shù)據(jù)保護意識、系統(tǒng)操作規(guī)范等。六、系統(tǒng)維護與升級(一)日常維護1.學校信息化管理部門安排專人負責OA系統(tǒng)的日常維護工作,及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.定期對系統(tǒng)進行巡檢,檢查服務器運行狀態(tài)、網(wǎng)絡連接情況、軟件版本等,確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。3.及時更新系統(tǒng)的殺毒軟件和防火墻規(guī)則,防范網(wǎng)絡安全威脅。(二)故障處理1.建立系統(tǒng)故障報告和處理機制,用戶在使用過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障應及時報告。2.信息化管理部門接到故障報告后,應迅速進行故障診斷和排除,盡量縮短系統(tǒng)故障時間。3.對于重大故障,應及時啟動應急預案,采取臨時替代措施,確保學校工作不受影響。(三)升級管理1.根據(jù)系統(tǒng)運行情況和學校業(yè)務發(fā)展需要,適時對OA系統(tǒng)進行升級。2.升級前應制定詳細的升級計劃,包括升級時間、升級內(nèi)容、升級風險評估等,并通知相關(guān)用戶。3.升級過程中應密切關(guān)注系統(tǒng)運行狀態(tài),及時處理升級過程中出現(xiàn)的問題。4.升級完成后,應進行全面的測試和驗證,確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準確。七、培訓與支持(一)培訓計劃1.學校信息化管理部門制定OA系統(tǒng)培訓計劃,根據(jù)用戶的不同需求和水平,分層次、分類別開展培訓。2.培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)概述、操作流程、功能應用、安全注意事項等。3.定期組織新用戶培訓,確保新入職人員能夠盡快熟悉和掌握OA系統(tǒng)的使用方法。(二)培訓方式1.采用集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場指導等多種方式進行培訓,以滿足不同用戶的學習需求。2.集中培訓應選擇在合適的時間和地點進行,邀請專業(yè)人員進行授課,確保培訓效果。3.在線培訓應提供豐富的學習資源,如視頻教程、操作手冊等,方便用戶自主學習。(三)技術(shù)支持1.設(shè)立OA系統(tǒng)技術(shù)支持熱線或在線服務平臺,為用戶提供及時的技術(shù)咨詢和幫
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