樣品送樣管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品送樣流程，確保樣品送樣過程的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，保證樣品送樣工作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及樣品送樣的相關(guān)活動，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測、市場推廣等環(huán)節(jié)中樣品的送出、接收及流轉(zhuǎn)管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保樣品送樣活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：送樣信息準(zhǔn)確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、送樣時間、送樣地點(diǎn)、接收方信息等，避免因信息錯誤導(dǎo)致送樣延誤或其他問題。3.及時性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和規(guī)定時間，及時安排樣品送樣，確保樣品按時送達(dá)指定地點(diǎn)，不影響后續(xù)工作的開展。4.安全性原則：采取必要的措施確保樣品在送樣過程中的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。二、送樣申請與審批（一）送樣申請1.申請部門：各部門如需送樣，應(yīng)填寫《樣品送樣申請表》，詳細(xì)說明送樣目的、樣品信息（包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）、送樣時間、送樣地點(diǎn)、接收方信息等內(nèi)容。2.申請流程：送樣申請人將填寫完整的《樣品送樣申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實際情況，對送樣申請進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。（二）送樣審批1.審批流程：送樣申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)送樣的重要性、必要性以及對公司業(yè)務(wù)的影響等因素進(jìn)行審批，審批通過后簽字確認(rèn)。2.特殊情況處理：對于緊急送樣申請，在確保送樣信息準(zhǔn)確無誤的前提下，可先口頭向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到同意后先行送樣，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。三、送樣準(zhǔn)備（一）樣品包裝1.包裝要求：根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求，選擇合適的包裝材料和包裝方式，確保樣品在運(yùn)輸過程中不受損壞。對于易碎、易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，如使用緩沖材料、密封包裝、冷藏或冷凍包裝等。2.標(biāo)識標(biāo)注：在樣品包裝上應(yīng)清晰標(biāo)注樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、送樣部門、送樣時間、接收方信息等內(nèi)容，以便于識別和跟蹤。（二）送樣文件準(zhǔn)備1.文件清單：送樣時應(yīng)隨附相關(guān)文件，包括但不限于產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告、合格證、使用手冊等。送樣申請人應(yīng)根據(jù)送樣目的和接收方要求，準(zhǔn)備齊全所需文件，并確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、有效。2.文件審核：送樣申請人所在部門應(yīng)對隨附文件進(jìn)行審核，確保文件符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，審核通過后加蓋部門公章。（三）送樣人員安排1.人員選擇：根據(jù)送樣的重要性和復(fù)雜程度，選擇合適的送樣人員。送樣人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識和技能，熟悉樣品的特性和送樣流程，具備良好的溝通能力和責(zé)任心。2.培訓(xùn)要求：對于涉及特殊樣品或送樣要求較高的情況，應(yīng)對送樣人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，使其了解樣品的安全注意事項、運(yùn)輸要求以及應(yīng)急處理措施等內(nèi)容。四、送樣過程管理（一）送樣方式選擇1.自行送樣：對于距離較近、樣品數(shù)量較少、送樣時間要求不高的情況，可由送樣人員自行送樣。送樣人員應(yīng)提前規(guī)劃好送樣路線，確保按時送達(dá)。2.委托快遞：對于距離較遠(yuǎn)、樣品數(shù)量較多或有特殊運(yùn)輸要求的情況，可委托專業(yè)快遞公司送樣。送樣申請人應(yīng)選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的快遞公司，并與其簽訂運(yùn)輸協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.其他方式：根據(jù)實際情況，還可選擇其他合適的送樣方式，如通過物流專線、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)?。在選擇送樣方式時，應(yīng)充分考慮樣品的特性、運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時間等因素，確保送樣安全、快捷、經(jīng)濟(jì)。（二）送樣跟蹤1.跟蹤方式：送樣過程中，送樣人員或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時跟蹤樣品的運(yùn)輸狀態(tài)，確保樣品按時、安全送達(dá)。跟蹤方式可包括電話查詢、快遞單號查詢、物流信息平臺查詢等。2.異常處理：如發(fā)現(xiàn)樣品運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、損壞、丟失等，送樣人員應(yīng)及時與快遞公司或相關(guān)運(yùn)輸部門聯(lián)系，了解情況并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時，應(yīng)及時向送樣申請人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報異常情況，以便及時采取補(bǔ)救措施，減少損失。（三）送樣記錄1.記錄內(nèi)容：送樣過程中，送樣人員應(yīng)做好送樣記錄，記錄內(nèi)容包括送樣時間、送樣方式、快遞單號、物流信息、接收方簽收情況等。送樣記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，以便于追溯和查詢。2.記錄保存：送樣記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。送樣記錄可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案的形式保存，保存地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，便于查閱。五、樣品接收與驗收（一）接收流程1.接收通知：樣品送達(dá)接收方后，接收方應(yīng)及時通知送樣申請人樣品已收到。接收通知可采用電話、郵件、短信等方式進(jìn)行。2.簽收確認(rèn)：送樣人員或快遞公司應(yīng)要求接收方在送樣清單或快遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)，注明接收時間、樣品狀態(tài)等信息。簽收確認(rèn)后，送樣人員應(yīng)將送樣清單或快遞回執(zhí)帶回公司存檔。（二）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.驗收依據(jù)：樣品驗收應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同要求以及公司內(nèi)部規(guī)定等進(jìn)行。驗收人員應(yīng)仔細(xì)核對樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與送樣申請一致。2.驗收方法：驗收人員可采用檢驗、測試、觀察、比對等方法對樣品進(jìn)行驗收。對于需要進(jìn)行專業(yè)檢測的樣品，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，并出具檢測報告。（三）驗收結(jié)果處理1.合格處理：如樣品驗收合格，驗收人員應(yīng)在送樣清單或驗收報告上簽字確認(rèn)，并將樣品移交至相關(guān)部門或人員進(jìn)行后續(xù)處理。2.不合格處理：如樣品驗收不合格，驗收人員應(yīng)及時通知送樣申請人，并說明不合格原因。送樣申請人應(yīng)根據(jù)不合格情況，與接收方協(xié)商解決方案，如重新送樣、換貨、退貨等。同時，應(yīng)對不合格樣品進(jìn)行標(biāo)識、隔離和記錄，以便于追溯和分析原因。六、樣品流轉(zhuǎn)與處置（一）樣品流轉(zhuǎn)1.流轉(zhuǎn)流程：樣品驗收合格后，如需在公司內(nèi)部進(jìn)行流轉(zhuǎn)，應(yīng)填寫《樣品流轉(zhuǎn)申請表》，詳細(xì)說明流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)時間等內(nèi)容。流轉(zhuǎn)申請經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，樣品方可進(jìn)行流轉(zhuǎn)。2.流轉(zhuǎn)記錄：樣品流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)做好流轉(zhuǎn)記錄，記錄內(nèi)容包括流轉(zhuǎn)時間、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)人員、樣品狀態(tài)等信息。流轉(zhuǎn)記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，以便于追溯和查詢。（二）樣品處置1.處置方式：對于已完成送樣目的或不再需要的樣品，應(yīng)根據(jù)樣品的特性和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式可包括銷毀、回收、保存等。2.處置流程：樣品處置前，應(yīng)填寫《樣品處置申請表》，詳細(xì)說明處置原因、處置方式、處置時間等內(nèi)容。處置申請經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，樣品方可進(jìn)行處置。處置過程中，應(yīng)做好處置記錄，記錄內(nèi)容包括處置時間、處置方式、處置人員等信息。處置記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，以便于追溯和查詢。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.監(jiān)督部門：公司質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對樣品送樣管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容：監(jiān)督檢查內(nèi)容包括送樣申請與審批、送樣準(zhǔn)備、送樣過程管理、樣品接收與驗收、樣品流轉(zhuǎn)與處置等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及送樣記錄的完整性和準(zhǔn)確性等。3.檢查方式：監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。檢查人員應(yīng)填寫《樣品送樣管理檢查記錄》，記錄檢查情況和發(fā)現(xiàn)的問題，并提出整改意見。（二）考核機(jī)制1.考核對象：樣品送樣管理辦法的考核對象為涉及樣品送樣的各部門及相關(guān)人員。2.考核指標(biāo)：考核指標(biāo)包括送樣申請的及時性和準(zhǔn)確性、送樣準(zhǔn)備工作的充分性、送樣過程的安全性和及時性、樣品接收與驗收的規(guī)范性、樣品流轉(zhuǎn)與處置的合理性等。3.考核方式：考核方式可采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式進(jìn)行?？己私Y(jié)果將作為部門和個人績效考