案件證物管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范案件證物的管理，確保證物的真實(shí)性、完整性和安全性，保障案件的公正處理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及各類案件的證物管理工作，包括但不限于刑事案件、民事案件、行政案件等。（三）基本原則1.合法性原則：證物的管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：確保證物的來源真實(shí)、內(nèi)容真實(shí)，不得偽造、篡改證物。3.完整性原則：保證證物的數(shù)量、種類及相關(guān)信息的完整，不得遺漏重要證物。4.安全性原則：采取必要措施保障證物的安全，防止證物損壞、丟失、被盜或被非法獲取。5.保密性原則：對涉及案件機(jī)密的證物嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、證物的收集與提取（一）收集主體案件承辦人員負(fù)責(zé)證物的收集工作，應(yīng)具備相應(yīng)的法律知識和專業(yè)技能，熟悉證物收集的程序和要求。（二）收集要求1.案件承辦人員在收集證物時，應(yīng)當(dāng)制作詳細(xì)的證物清單，記錄證物的名稱、數(shù)量、特征、來源、收集時間、收集地點(diǎn)等信息。證物清單應(yīng)由收集人員和在場見證人簽字確認(rèn)。2.收集證物時，應(yīng)當(dāng)注意保護(hù)證物的原始狀態(tài)，避免對證物造成損壞或污染。對于易損壞、易變質(zhì)的證物，應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)?shù)谋４娲胧?.涉及電子數(shù)據(jù)等特殊證物的收集，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行操作，確保電子數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。（三）提取程序1.案件承辦人員如需提取證物，應(yīng)當(dāng)向證物持有人出具合法有效的提取憑證，并告知其權(quán)利和義務(wù)。2.提取證物時，應(yīng)當(dāng)有兩名以上工作人員在場，并要求證物持有人在提取記錄上簽字確認(rèn)。提取記錄應(yīng)包括提取時間、地點(diǎn)、證物名稱、數(shù)量、提取人等信息。3.對于需要扣押的證物，應(yīng)當(dāng)按照法定程序辦理扣押手續(xù)，開具扣押清單，并妥善保管扣押的證物。三、證物的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的證物保管場所，確保證物存放環(huán)境安全、整潔、干燥，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.證物保管場所應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如保險柜、文件柜、貨架等，以滿足不同證物的保管要求。（二）保管人員1.證物保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的素質(zhì)，熟悉證物保管的相關(guān)規(guī)定和流程。2.保管人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，掌握證物保管的基本知識和技能，能夠正確處理各類證物。（三）保管措施1.證物應(yīng)按照類別、案件編號等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于不同性質(zhì)的證物，如物證、書證、視聽資料等，應(yīng)分別設(shè)置存放區(qū)域。2.證物保管人員應(yīng)對證物進(jìn)行定期檢查，確保證物的安全和完好。如發(fā)現(xiàn)證物有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.對于貴重、易損、易腐等特殊證物，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、專人保管、定期維護(hù)等。4.證物保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對證物的出入庫情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，確保證物管理過程的可追溯性。（四）證物的出入庫管理1.證物入庫時，保管人員應(yīng)根據(jù)證物清單對證物進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，并在證物清單上簽字。2.證物出庫時，必須有合法的審批手續(xù)，由案件承辦人員填寫證物出庫申請表，注明出庫證物的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，保管人員方可辦理出庫手續(xù)。3.證物出入庫時，保管人員應(yīng)詳細(xì)記錄出入庫時間、證物名稱、數(shù)量、領(lǐng)取人或歸還人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。四、證物的鑒定與檢驗(yàn)（一）鑒定與檢驗(yàn)的啟動1.根據(jù)案件需要，案件承辦人員認(rèn)為有必要對證物進(jìn)行鑒定或檢驗(yàn)的，應(yīng)當(dāng)提出書面申請，說明鑒定或檢驗(yàn)的目的、證物情況等。2.申請經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由案件承辦人員負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的鑒定機(jī)構(gòu)或檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，并按照要求提交相關(guān)證物及資料。（二）鑒定與檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的選擇1.公司/組織應(yīng)建立合格鑒定機(jī)構(gòu)和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全、技術(shù)能力強(qiáng)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行證物的鑒定與檢驗(yàn)。2.案件承辦人員在選擇鑒定機(jī)構(gòu)或檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時，應(yīng)確保其與案件無利害關(guān)系，保證鑒定或檢驗(yàn)結(jié)果的公正性和客觀性。（三）鑒定與檢驗(yàn)過程的監(jiān)督1.案件承辦人員應(yīng)跟蹤鑒定與檢驗(yàn)過程，了解進(jìn)展情況，確保鑒定或檢驗(yàn)工作按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.如有必要，案件承辦人員可派人到鑒定機(jī)構(gòu)或檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場監(jiān)督鑒定或檢驗(yàn)工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改要求。（四）鑒定與檢驗(yàn)報告的處理1.鑒定機(jī)構(gòu)或檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的鑒定報告或檢驗(yàn)報告應(yīng)及時送達(dá)公司/組織，案件承辦人員應(yīng)認(rèn)真審查報告內(nèi)容，對報告結(jié)論有異議的，可在規(guī)定時間內(nèi)申請重新鑒定或檢驗(yàn)。2.鑒定報告或檢驗(yàn)報告作為案件的重要證據(jù)，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存。五、證物的使用與歸還（一）證物的使用1.案件承辦人員因案件辦理需要使用證物時，應(yīng)按照規(guī)定辦理借用手續(xù)，注明借用證物的名稱、數(shù)量、使用期限等信息。2.使用證物時，應(yīng)當(dāng)注意保護(hù)證物的安全和完整，不得擅自更改證物的內(nèi)容或狀態(tài)。使用完畢后，應(yīng)及時歸還證物保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）證物的歸還1.案件辦理結(jié)束后，案件承辦人員應(yīng)及時將所借用的證物歸還證物保管人員。保管人員應(yīng)對歸還的證物進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如證物在使用過程中出現(xiàn)損壞或丟失等情況，案件承辦人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償或補(bǔ)充。六、證物的銷毀（一）銷毀條件1.案件已結(jié)案且證物已不再具有保存價值的，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的證物，在銷毀前應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密處理，確保信息不被泄露。（二）銷毀程序1.證物銷毀前，應(yīng)由證物保管人員會同案件承辦人員對擬銷毀的證物進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保證物的準(zhǔn)確性和完整性。2.填寫證物銷毀申請表，注明銷毀證物的名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀方式等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.證物銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并記錄銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。4.銷毀結(jié)束后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在證物銷毀記錄上簽字確認(rèn)。證物銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料妥善保存。七、證物的檔案管理（一）檔案建立1.證物管理部門應(yīng)建立證物檔案，對每件證物的相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸檔。證物檔案應(yīng)包括證物清單、提取記錄、保管記錄、鑒定報告、檢驗(yàn)報告、出入庫記錄、銷毀記錄等。2.證物檔案應(yīng)按照案件編號或其他便于查詢的方式進(jìn)行分類存放，確保檔案資料的完整性和可追溯性。（二）檔案保管期限證物檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)案件性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，刑事案件證物檔案保管期限不少于二十年，民事案件和行政案件證物檔案保管期限不少于十年。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱證物檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員協(xié)助查閱。2.如需借閱證物檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.查閱或借閱證物檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，確保檔案的安全和完整。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立證物管理監(jiān)督機(jī)制，定期對證物管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，確保證物管理工作符合本辦法的要求。2.內(nèi)部檢查內(nèi)容包括證物的收集、保管、使用、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)，檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，并記錄整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、司法機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)證物管理資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因證物管理不善導(dǎo)致證物損壞、丟失、被盜或被非法獲取，影響案件處理的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.違反本辦法規(guī)定，擅自偽造、篡改證物，或泄露案件機(jī)密證物信息的，依法追究相關(guān)人