檔案管理辦法包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。（四）定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、銷毀等工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.做好檔案的信息化建設(shè)工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，明確其職責(zé)和任務(wù)。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織的各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。3.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司/組織的財(cái)務(wù)文件、憑證、賬簿、報(bào)表等。5.公司/組織的人事檔案，包括員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。6.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如合同、協(xié)議、訂單、客戶資料等。7.公司/組織的技術(shù)檔案，如研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。8.公司/組織的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修等文件材料。9.公司/組織的基本建設(shè)檔案，如工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。10.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為若干類別，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整與安全。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)公司/組織發(fā)展原則，積極為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。3.確保檔案安全原則，在利用檔案的過程中，要采取必要的措施，確保檔案的安全和保密。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人姓名、所在部門、查閱、借閱內(nèi)容等信息。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)全公司/組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1