樣品費(fèi)用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品費(fèi)用的管理，規(guī)范樣品費(fèi)用的使用流程，提高資金使用效益，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及樣品費(fèi)用支出的所有部門和項(xiàng)目，包括但不限于研發(fā)、銷售、市場(chǎng)推廣等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則樣品費(fèi)用的支出應(yīng)嚴(yán)格遵循公司年度預(yù)算安排，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。任何超出預(yù)算的支出需按規(guī)定履行額外審批程序。2.合規(guī)性原則樣品費(fèi)用的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，杜絕違法違規(guī)行為。3.效益性原則在保證樣品質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制樣品費(fèi)用，追求費(fèi)用投入與業(yè)務(wù)產(chǎn)出的最佳效益比。4.審批流程規(guī)范原則建立健全樣品費(fèi)用審批流程，明確各級(jí)審批權(quán)限和責(zé)任，確保費(fèi)用支出經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核，杜絕不合理開支。二、樣品費(fèi)用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，在每年[具體時(shí)間]前提出下一年度樣品費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)。預(yù)算申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明樣品的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)以及費(fèi)用總額，并附上相關(guān)的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告或業(yè)務(wù)需求分析。2.研發(fā)部門需結(jié)合新產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)度和技術(shù)要求，制定樣品制作預(yù)算。對(duì)于涉及新技術(shù)、新材料的樣品制作，應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)方案和成本估算依據(jù)。3.銷售部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)拓展計(jì)劃和客戶需求，預(yù)估樣品提供數(shù)量和費(fèi)用。預(yù)算中應(yīng)考慮不同地區(qū)、不同客戶群體的樣品需求差異，并與市場(chǎng)銷售策略相匹配。4.市場(chǎng)推廣部門應(yīng)依據(jù)營(yíng)銷活動(dòng)策劃，確定樣品在促銷、展會(huì)等活動(dòng)中的使用數(shù)量和費(fèi)用預(yù)算。同時(shí)，應(yīng)分析樣品在推廣活動(dòng)中的預(yù)期效果和回報(bào)率。（二）預(yù)算審核與批準(zhǔn)1.財(cái)務(wù)部收到各部門的樣品費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合理性，以及與公司整體預(yù)算的協(xié)調(diào)性。2.對(duì)于預(yù)算金額較大或涉及重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目的樣品費(fèi)用預(yù)算，財(cái)務(wù)部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。評(píng)審會(huì)議由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人主持，各業(yè)務(wù)部門、研發(fā)部門等相關(guān)人員參加。評(píng)審過(guò)程中，各部門應(yīng)就預(yù)算的必要性、可行性進(jìn)行充分討論，并提出修改意見(jiàn)。3.經(jīng)過(guò)審核和評(píng)審后的樣品費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司管理層審批。公司管理層應(yīng)綜合考慮公司戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)預(yù)算進(jìn)行最終決策。審批通過(guò)后的預(yù)算作為本年度樣品費(fèi)用支出的控制依據(jù)。（三）預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的樣品費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等原因需要增加或減少樣品費(fèi)用預(yù)算，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整金額以及對(duì)業(yè)務(wù)的影響。財(cái)務(wù)部收到申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，并按照預(yù)算審批流程報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整預(yù)算。3.對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的超支情況，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)分析和說(shuō)明。超支部門需提交書面報(bào)告，分析超支原因，并提出改進(jìn)措施。財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期向公司管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和差異情況。三、樣品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫樣品采購(gòu)申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)注明樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)單價(jià)、采購(gòu)原因、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對(duì)于緊急采購(gòu)的樣品，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在申請(qǐng)表中注明緊急原因，并提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)流程的快速推進(jìn)。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)根據(jù)樣品采購(gòu)申請(qǐng)表，進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評(píng)估。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨情況等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新檔案，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式，比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于金額較大的樣品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照公司相關(guān)采購(gòu)管理制度進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、完整性進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況和進(jìn)行款項(xiàng)支付等工作。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.樣品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括樣品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同要求。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)按照公司制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于驗(yàn)收不合格的樣品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨或退款等措施。3.驗(yàn)收合格的樣品，由業(yè)務(wù)部門辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)妥善保管樣品，確保樣品安全和完好。四、樣品費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷申請(qǐng)1.樣品費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)人應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等相關(guān)憑證。報(bào)銷單應(yīng)注明費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額、業(yè)務(wù)用途等信息。2.對(duì)于涉及多個(gè)項(xiàng)目或部門共同使用的樣品費(fèi)用，報(bào)銷申請(qǐng)人應(yīng)按照合理的分?jǐn)傇瓌t進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅⒃趫?bào)銷單中注明分?jǐn)傄罁?jù)和各項(xiàng)目或部門的分?jǐn)偨痤~。（二）報(bào)銷審核1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)真實(shí)性、費(fèi)用合理性、報(bào)銷憑證完整性等。確認(rèn)無(wú)誤后，在報(bào)銷單上簽字審批。2.財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核報(bào)銷金額是否符合預(yù)算、發(fā)票是否合規(guī)、報(bào)銷流程是否完整等。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部應(yīng)退回并要求報(bào)銷申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。3.對(duì)于金額較大的樣品費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行終審。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等因素進(jìn)行審批決策。（三）報(bào)銷支付1.經(jīng)過(guò)審核批準(zhǔn)的樣品費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度及時(shí)安排支付。支付方式可根據(jù)公司與供應(yīng)商的約定和實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)做好樣品費(fèi)用報(bào)銷的賬務(wù)處理工作，確保費(fèi)用支出準(zhǔn)確記錄在相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目中，便于財(cái)務(wù)核算和報(bào)表編制。五、樣品庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬一致。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)樣品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并做好盤點(diǎn)記錄。對(duì)于盤盈、盤虧的樣品，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專門的樣品存放區(qū)域，確保樣品分類存放、標(biāo)識(shí)清晰。對(duì)于有特殊保管要求的樣品，如易燃易爆、易腐蝕等樣品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行保管。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查，確保樣品的質(zhì)量不受影響。對(duì)于超過(guò)保質(zhì)期或因其他原因不能使用的樣品，應(yīng)及時(shí)清理并辦理報(bào)廢手續(xù)。（三）庫(kù)存調(diào)撥1.因業(yè)務(wù)需要，不同部門之間如需調(diào)撥樣品，應(yīng)填寫樣品調(diào)撥單。調(diào)撥單應(yīng)注明調(diào)撥樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息。2.樣品調(diào)撥單經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)調(diào)撥單進(jìn)行樣品的出庫(kù)和入庫(kù)操作，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。六、樣品使用管理（一）使用申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)活動(dòng)需要使用樣品時(shí)，應(yīng)填寫樣品使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)注明使用樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、使用目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)緊急使用樣品的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在申請(qǐng)表中注明緊急原因，并提前與倉(cāng)庫(kù)管理人員溝通協(xié)調(diào)，確保樣品能夠及時(shí)提供。（二）使用審批1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)樣品使用申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核使用的必要性、合理性以及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。確認(rèn)無(wú)誤后，在申請(qǐng)表上簽字審批。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目或大量樣品使用的申請(qǐng)，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行終審。公司管理層應(yīng)綜合考慮業(yè)務(wù)需求、樣品庫(kù)存等因素進(jìn)行審批決策。（三）樣品歸還1.樣品使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將樣品歸還倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)歸還的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣品的完好程度和數(shù)量是否相符。2.對(duì)于因使用不當(dāng)導(dǎo)致樣品損壞或丟失的情況，使用部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)樣品的采購(gòu)成本、折舊情況等因素確定。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)樣品費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)流程合規(guī)性、報(bào)銷審批情況、庫(kù)存管理情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)通過(guò)查閱相關(guān)文件、賬目、憑證，實(shí)地盤點(diǎn)樣品庫(kù)存等方式進(jìn)行審計(jì)工作。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)樣品費(fèi)用的財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期對(duì)樣品費(fèi)用支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常情況并進(jìn)行調(diào)查。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度，確保樣品費(fèi)用的核算準(zhǔn)確、賬務(wù)處理規(guī)范。對(duì)于不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的費(fèi)用支出，有權(quán)拒絕報(bào)銷或支付。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自挪用、浪費(fèi)樣品費(fèi)用，或在樣品采購(gòu)、使用過(guò)程中存在違規(guī)行為的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋