檔案分散管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的分散管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位檔案的分散管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案管理部門對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司/組織檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)對各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.集中管理公司/組織重要檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司/組織的各項工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位職責(zé)1.設(shè)立檔案管理崗位，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.按照公司/組織檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，并定期向公司/組織檔案管理部門移交。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.積極配合公司/組織檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。6.根據(jù)工作需要，及時向公司/組織檔案管理部門申請查閱、借閱檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映本部門職能活動和工作成果的文件材料，包括請示、報告、批復(fù)、通知、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.本部門簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等。3.本部門的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、產(chǎn)品樣本等。4.本部門的人事檔案材料，包括員工入職登記表、履歷表、考核表、獎懲記錄、工資變動表等。5.本部門的財務(wù)檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，對本部門工作活動中形成的各種文件材料進(jìn)行全面收集，不得遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.各部門應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于后續(xù)的管理和利用。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)及時收集整理，確保檔案的時效性。2.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月底前將上一年度形成的檔案整理完畢，并向公司/組織檔案管理部門移交。3.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[X]個工作日內(nèi)收集整理，并及時移交。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度分為文件形成的自然年度；保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行劃分。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進(jìn)行分類。項目按照公司/組織的科研項目、工程項目等進(jìn)行劃分；專業(yè)根據(jù)檔案的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，如機(jī)械、電氣、建筑等；階段分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行分類，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等。（三）編號方法1.文書檔案：采用“年度+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+順序號”的編號方式。年度用四位數(shù)字表示，保管期限代碼按照永久為“Y”、長期為“C”、短期為“D”，機(jī)構(gòu)（問題）代碼根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置或業(yè)務(wù)類型進(jìn)行編制，順序號為該類檔案在本年度內(nèi)的流水號。2.科技檔案：采用“項目代碼+專業(yè)代碼+階段代碼+順序號”的編號方式。項目代碼根據(jù)公司/組織的科研項目、工程項目等進(jìn)行編制，專業(yè)代碼根據(jù)檔案的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行編制，階段代碼按照前期文件為“Q”、設(shè)計文件為“S”、施工文件為“G”、竣工驗收文件為“J”，順序號為該類檔案在本項目內(nèi)的流水號。3.會計檔案：采用“年度+類別代碼+順序號”的編號方式。年度用四位數(shù)字表示，類別代碼按照會計憑證為“PZ”、會計賬簿為“ZB”、財務(wù)報告為“BG”、其他會計資料為“QT”，順序號為該類檔案在本年度內(nèi)的流水號。4.人事檔案：采用個人身份證號作為檔案編號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等項目。2.檔案目錄應(yīng)打印或書寫清晰、準(zhǔn)確，一式兩份，一份留存本部門，一份移交公司/組織檔案管理部門。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于計算機(jī)檢索和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品、溫濕度計等，確保檔案保管環(huán)境的適宜。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對獨(dú)立，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架排列，做到排列有序、便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用盒裝或袋裝方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)存儲在光盤、硬盤等存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況確定，分為永久、長期、短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等；長期保管的檔案一般為[X]年以上的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等；短期保管的檔案為[X]年以下的檔案，如臨時性文件、一般性報表等。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。3.檢查記錄應(yīng)詳細(xì)填寫，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等，并歸檔保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱手續(xù)：公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱、借閱人員的有效證件，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司/組織。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和利用。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保存價值。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面的因素，綜合判斷檔案是否具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定無保存