機關會務管理辦法一、總則（一）目的為進一步加強機關會務管理，規(guī)范會議組織流程，提高會議質(zhì)量和效率，確保會議各項工作有序進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于機關內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于工作部署會、業(yè)務研討會、座談會、培訓會等。（三）基本原則1.精簡高效原則嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義，確保會議達到預期效果。2.規(guī)范有序原則明確會議組織各環(huán)節(jié)的職責和流程，做到會議安排科學合理、組織嚴謹規(guī)范、服務周到細致。3.安全保密原則加強會議期間的安全管理和保密工作，確保會議場所安全、信息安全，防止各類事故和泄密事件發(fā)生。二、會議分類與組織（一）會議分類1.工作部署會傳達上級指示精神，部署階段性重點工作任務，明確工作目標、要求和責任分工。2.業(yè)務研討會圍繞業(yè)務領域的重點、難點問題進行深入研討，交流經(jīng)驗，探索解決方案，推動業(yè)務創(chuàng)新發(fā)展。3.座談會就特定主題或事項廣泛聽取意見和建議，促進溝通交流，凝聚共識，為決策提供參考依據(jù)。4.培訓會開展各類業(yè)務知識、技能培訓，提升機關工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力。（二）會議組織1.會議籌備確定會議主題和議程由主辦部門根據(jù)工作需要提出會議主題和初步議程，報分管領導審核后，提交主要領導審定。成立會議籌備小組根據(jù)會議規(guī)模和復雜程度，成立由主辦部門牽頭，相關部門人員參加的會議籌備小組，負責會議的各項籌備工作。籌備小組一般應包括會務組織、材料準備、宣傳報道、后勤保障等工作小組。確定參會人員根據(jù)會議主題和議程，明確參會人員范圍，由主辦部門負責通知參會人員，并及時收集反饋參會人員的參會情況。選擇會議時間和地點會議時間應充分考慮參會人員的工作安排，避免與重要工作或活動沖突。會議地點應根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)和要求，選擇交通便利、設施齊全、環(huán)境適宜的場所。準備會議材料根據(jù)會議議程，準備各類會議材料，包括領導講話稿、匯報材料、討論稿、會議手冊等。會議材料應內(nèi)容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并提前送達參會人員手中。2.會議通知通知方式根據(jù)參會人員的實際情況，選擇合適的通知方式，如書面通知、電子郵件、電話通知等。重要會議應提前[X]天發(fā)出通知，確保參會人員有足夠的時間準備。通知內(nèi)容通知應明確會議的主題、時間、地點、議程、參會人員范圍、會議要求等事項，并提醒參會人員提前做好相關準備工作。3.會議簽到在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責會議簽到工作。參會人員應按時簽到，簽到表應記錄參會人員的姓名、單位、職務等信息。對于未按時簽到的人員，應及時聯(lián)系并了解原因。4.會議主持根據(jù)會議性質(zhì)和議程安排，確定會議主持人。主持人應熟悉會議主題和議程，具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和語言表達能力，能夠有效地引導會議進程，確保會議順利進行。5.會議記錄安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決策事項等。會議記錄應真實、準確、完整，會后及時整理形成會議紀要，并按規(guī)定報送相關領導和部門。6.會議服務茶水服務在會議期間，為參會人員提供茶水等飲品服務，確保會議場所整潔衛(wèi)生。設備保障提前檢查會議場所的音響、燈光、投影儀等設備設施，確保設備正常運行。會議期間安排專人負責設備操作和維護，及時解決設備出現(xiàn)的問題。安全保衛(wèi)加強會議期間的安全保衛(wèi)工作，安排專人負責會議場所的安全巡查，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。對于重要會議，應根據(jù)需要采取必要的安全防范措施。7.會議結束宣布會議結束主持人宣布會議結束后，參會人員應有序離場。清理會議場所會議結束后，及時清理會議場所，整理會議設備設施，恢復會議場所原狀。三、會議經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預算1.會議主辦部門應根據(jù)會議規(guī)模、內(nèi)容和要求，編制詳細的會議經(jīng)費預算，經(jīng)分管領導審核后，報財務部門審批。2.會議經(jīng)費預算應包括會議場地租賃、設備租賃、材料印刷、餐飲住宿、交通、禮品等各項費用支出，并明確各項費用的具體標準和金額。（二）經(jīng)費報銷1.會議結束后，會議主辦部門應及時整理會議經(jīng)費報銷憑證，按照財務部門的要求填寫報銷單，并附上會議通知、簽到表、發(fā)票等相關證明材料。2.財務部門應嚴格按照審批后的會議經(jīng)費預算和相關財務制度進行審核報銷，對于超出預算或不符合規(guī)定的費用支出，不予報銷。3.會議經(jīng)費報銷應在規(guī)定的時間內(nèi)完成，逾期不予受理。四、會議保密管理（一）保密責任1.參會人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和機關保密制度，對會議涉及的機密信息和文件資料予以保密，不得泄露給無關人員。2.會議籌備人員和服務人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，對在會議籌備和服務過程中知悉的機密信息嚴格保密。（二）保密措施1.會議材料應按照機密文件的管理要求進行印制、分發(fā)和保管，嚴格控制知悉范圍。會議結束后，對會議材料進行清理回收，妥善保管或銷毀。2.會議場所應采取必要的保密措施，如設置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設備等，防止無關人員進入會議場所。3.在會議期間，嚴禁使用無線通信設備傳輸機密信息。如需使用電子設備處理會議文件，應采取加密等安全措施，確保信息安全。五、會議檔案管理（一）檔案收集1.會議主辦部門應負責收集會議期間形成的各類文件資料，包括會議通知、議程、講話稿、匯報材料、會議記錄、會議紀要、決議等。2.會議檔案應在會議結束后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并進行整理分類。（二）檔案整理1.按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的會議檔案進行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引。2.會議檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行保存，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保管1.設立專門的會議檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案安全。2.定期對會議檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案利用1.嚴格控制會議檔案的查閱和使用范圍，確因工作需要查閱會議檔案的，應履行審批手續(xù)。2.查閱會議檔案時，應在指定的場所進行，查閱人員不得擅自復制、摘抄、轉借會議檔案。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.機關辦公室負責對機關會務管理工作進行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括會議組織、經(jīng)費管理、保密工作、檔案管理等方面的執(zhí)行情況。（二）考核評價1.建立機關會務管理工作考核評價機制，對會議主辦部門和相關工作人員的會務管理工作進行考核評價。2.考核評價結果作為部門和個人年度