數(shù)字見證管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織數(shù)字見證工作的規(guī)范化管理，確保數(shù)字見證的真實(shí)性、完整性、可靠性，保障公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及數(shù)字見證的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于項(xiàng)目申報(bào)、合同簽訂、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行、數(shù)據(jù)記錄與存儲等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)字信息的見證管理。（三）基本原則1.合法性原則數(shù)字見證活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保見證行為的合法性和有效性。2.真實(shí)性原則數(shù)字見證應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證所見證的數(shù)字信息真實(shí)可靠，不得篡改、偽造或隱匿相關(guān)數(shù)據(jù)。3.完整性原則涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的數(shù)字信息應(yīng)完整無缺，包括但不限于文件、記錄、數(shù)據(jù)交互等，以全面、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)全貌。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息以及個(gè)人隱私的數(shù)字見證資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則數(shù)字見證過程和結(jié)果應(yīng)具備可追溯性，以便在需要時(shí)能夠準(zhǔn)確查詢和驗(yàn)證業(yè)務(wù)活動(dòng)的歷史信息。二、數(shù)字見證的定義與范圍（一）定義數(shù)字見證是指利用數(shù)字技術(shù)手段，對公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)記錄、信息系統(tǒng)操作日志等數(shù)字信息進(jìn)行記錄、驗(yàn)證、存儲和管理，以證明業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)性、合規(guī)性和有效性的過程。（二）范圍1.各類業(yè)務(wù)文檔包括但不限于合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、審批文件等電子文檔。2.數(shù)據(jù)記錄如業(yè)務(wù)交易數(shù)據(jù)、生產(chǎn)運(yùn)營數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。3.信息系統(tǒng)操作記錄涵蓋系統(tǒng)登錄日志、業(yè)務(wù)流程操作記錄、數(shù)據(jù)修改記錄等。4.其他數(shù)字信息如電子簽名、數(shù)字證書、加密密鑰等相關(guān)數(shù)字資產(chǎn)。三、職責(zé)分工（一）數(shù)字見證管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善數(shù)字見證管理辦法及相關(guān)操作規(guī)程。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)數(shù)字見證工作的開展，指導(dǎo)各部門規(guī)范進(jìn)行數(shù)字見證活動(dòng)。3.審核數(shù)字見證方案和計(jì)劃，監(jiān)督數(shù)字見證過程的執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)數(shù)字見證資料的集中存儲和管理，建立數(shù)字見證檔案庫。5.定期對數(shù)字見證工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中數(shù)字見證工作的具體實(shí)施，按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行數(shù)字信息的記錄、整理和提交。2.配合數(shù)字見證管理部門開展相關(guān)工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和資料支持。3.對本部門數(shù)字見證資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保數(shù)字見證符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況和管理要求。（三）信息技術(shù)部門1.提供數(shù)字見證所需的技術(shù)支持和保障，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助制定數(shù)字見證相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，參與數(shù)字見證技術(shù)方案的審核。3.負(fù)責(zé)數(shù)字見證系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級，保障數(shù)字見證功能的有效實(shí)現(xiàn)。（四）審計(jì)部門1.對數(shù)字見證工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查數(shù)字見證活動(dòng)是否符合法律法規(guī)、公司/組織制度以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對數(shù)字見證資料的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，評估數(shù)字見證工作對公司/組織風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的影響，提出改進(jìn)建議。四、數(shù)字見證的流程與操作規(guī)范（一）業(yè)務(wù)活動(dòng)前準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)前，應(yīng)根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)和要求，制定數(shù)字見證方案，明確見證的內(nèi)容、方式、參與人員以及時(shí)間安排等。2.將數(shù)字見證方案提交給數(shù)字見證管理部門審核，審核通過后按照方案組織實(shí)施。3.涉及信息系統(tǒng)操作的業(yè)務(wù)活動(dòng)，信息技術(shù)部門應(yīng)確保系統(tǒng)具備相應(yīng)的數(shù)字見證功能，如操作日志記錄、數(shù)據(jù)加密等，并對系統(tǒng)進(jìn)行必要的配置和測試。（二）數(shù)字信息記錄1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行過程中，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄數(shù)字信息。記錄方式包括但不限于系統(tǒng)自動(dòng)生成記錄、人工錄入數(shù)據(jù)、電子文件上傳等。2.對于重要的業(yè)務(wù)操作和關(guān)鍵數(shù)據(jù)變更，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的備注說明，包括操作時(shí)間、操作人員、操作原因等，以便后續(xù)追溯和審查。3.電子文件應(yīng)采用規(guī)范的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可識別性。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的版本控制機(jī)制，防止文件被誤刪除或篡改。（三）數(shù)字見證驗(yàn)證1.數(shù)字見證管理部門或指定的驗(yàn)證人員應(yīng)按照預(yù)定的驗(yàn)證方法和標(biāo)準(zhǔn)，對記錄的數(shù)字信息進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、一致性以及與業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況的相符性等。2.對于涉及電子簽名或數(shù)字證書的業(yè)務(wù)活動(dòng)，應(yīng)驗(yàn)證簽名和證書的真實(shí)性、有效性以及與業(yè)務(wù)主體的關(guān)聯(lián)性。3.在驗(yàn)證過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)字信息存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，要求其進(jìn)行整改或補(bǔ)充相關(guān)信息。（四）數(shù)字見證存儲1.經(jīng)過驗(yàn)證的數(shù)字見證資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)具備可靠性和安全性，如采用磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等方式。2.建立數(shù)字見證檔案庫，對存儲的數(shù)字見證資料進(jìn)行分類、編號和索引管理，便于快速查詢和檢索。3.定期對數(shù)字見證存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）數(shù)字見證使用與查詢1.因業(yè)務(wù)需要查詢數(shù)字見證資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括查詢目的、查詢范圍、查詢?nèi)藛T等信息。2.數(shù)字見證管理部門對查詢申請進(jìn)行審核，審核通過后提供相應(yīng)的查詢權(quán)限和資料。查詢?nèi)藛T應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)使用數(shù)字見證資料，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改資料內(nèi)容。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息以及個(gè)人隱私的數(shù)字見證資料，應(yīng)嚴(yán)格限制查詢范圍和使用人員，并采取必要的保密措施。五、數(shù)字見證的安全管理（一）數(shù)據(jù)安全1.采用加密技術(shù)對數(shù)字見證數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性和完整性。2.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同級別的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。（二）系統(tǒng)安全1.加強(qiáng)數(shù)字見證系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對數(shù)字見證系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全審計(jì)和日志分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)異常行為并采取相應(yīng)的措施。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，在系統(tǒng)遭受攻擊或出現(xiàn)故障時(shí)，能夠迅速恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，確保數(shù)字見證工作不受影響。（三）人員安全1.對參與數(shù)字見證工作的人員進(jìn)行安全意識培訓(xùn)，提高其對數(shù)據(jù)安全和信息保密的重視程度。2.與數(shù)字見證工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)據(jù)安全方面的責(zé)任和義務(wù)。3.規(guī)范人員的操作行為，要求其嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字見證工作流程和安全管理制度，防止因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。六、數(shù)字見證的質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的業(yè)務(wù)需求，制定數(shù)字見證的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)字見證資料應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求，如數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、可讀性等方面的具體指標(biāo)。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有可操作性和可衡量性，便于在實(shí)際工作中進(jìn)行對照和檢查。（二）過程監(jiān)控1.在數(shù)字見證過程中，數(shù)字見證管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各環(huán)節(jié)的監(jiān)控，確保業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范進(jìn)行數(shù)字見證活動(dòng)。2.定期對數(shù)字見證工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的情況及時(shí)督促整改，確保數(shù)字見證質(zhì)量始終處于可控狀態(tài)。（三）質(zhì)量改進(jìn)1.建立數(shù)字見證質(zhì)量反饋機(jī)制，收集業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門以及其他相關(guān)方對數(shù)字見證工作質(zhì)量的意見和建議。2.根據(jù)反饋信息，分析數(shù)字見證工作中存在的問題和不足，制定針對性的改進(jìn)措施，不斷完善數(shù)字見證管理流程和質(zhì)量控制體系。七、數(shù)字見證的檔案管理（一）檔案分類與編號1.按照數(shù)字見證資料的來源、性質(zhì)和用途，對其進(jìn)行分類管理，如分為合同檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案、系統(tǒng)操作日志檔案等。2.為每類數(shù)字見證檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。（二）檔案整理與歸檔1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在數(shù)字見證活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對相關(guān)資料進(jìn)行整理，確保資料的完整性和規(guī)范性。2.將整理好的數(shù)字見證資料按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔，提交給數(shù)字見證管理部門統(tǒng)一存儲和保管。3.數(shù)字見證管理部門對歸檔的資料進(jìn)行審核和驗(yàn)收，對不符合要求的資料退回業(yè)務(wù)部門重新整理。（三）檔案保管期限1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和法律法規(guī)要求，確定不同類型數(shù)字見證檔案的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期，具體期限應(yīng)明確規(guī)定。2.在保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的合規(guī)性。（四）檔案查閱與借閱1.嚴(yán)格按照檔案查閱和借閱制度，對數(shù)字見證檔案進(jìn)行管理。查閱和借閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，注明查閱或借閱的目的、范圍和期限等。2.查閱和借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)