檔案備案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案備案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案備案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案備案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實完整原則。檔案的形成、收集、整理應(yīng)遵循真實性、完整性原則，如實反映公司/組織各項活動的全過程。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。4.安全保密原則。確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對涉及公司/組織機密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案備案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案備案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織檔案備案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司/組織內(nèi)部人員及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的形成、收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案的各項管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，確保本部門及所屬單位檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議紀(jì)要、決議，工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、獎懲等文件。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等類別，分別收集、整理相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的文件。3.項目管理類檔案：針對公司/組織承擔(dān)的各類項目，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等全過程形成的文件。4.合同協(xié)議類檔案：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。5.財務(wù)會計類檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)會計文件。6.聲像電子類檔案：照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度形成的檔案。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別賦予不同的類別代碼，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年度行政管理類的第5份檔案編號為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門及所屬單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。對于重要的緊急文件，應(yīng)及時移交。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門及所屬單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案按時、足額移交。（二）檔案整理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.歸檔文件應(yīng)按照件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求進(jìn)行選擇，如檔案盒、檔案柜、光盤存儲設(shè)備等。2.檔案盒應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)格統(tǒng)一，質(zhì)量可靠，能夠有效保護(hù)檔案。3.檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的分類和編號進(jìn)行合理排列。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案保存，保存期限為[X]年。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。3.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等。2.公司/組織根據(jù)外部單位的申請，進(jìn)行審核，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可為外部單位提供檔案查閱或借閱服務(wù)。3.外部單位查閱或借閱檔案，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由專人陪同查閱或借閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。4.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)公司/組織書面同意，外部單位不得向任何第三方提供。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.公司/組織應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織的整體信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化加工1.對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和管理。2.檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.數(shù)字化加工后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等全過程的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計、分析、利用等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信