現(xiàn)金采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司現(xiàn)金采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及現(xiàn)金采購的活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：現(xiàn)金采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：采購流程應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)定，做到流程規(guī)范、手續(xù)齊全。3.效益性原則：在保證采購物資質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度現(xiàn)金采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)詳細列出采購項目、數(shù)量、預(yù)計金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門復(fù)核，報公司管理層審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算調(diào)整1.因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，由需求部門提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計增加或減少的金額。2.申請經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層審批。未經(jīng)審批，不得擅自調(diào)整采購預(yù)算。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《現(xiàn)金采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到申請表后，對采購項目的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較小的采購項目（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，并報公司管理層審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)文件的審核。3.建立供應(yīng)商評價體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行綜合評價，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、價格、交貨期、付款方式等條款。2.談判過程中應(yīng)做好記錄，形成《采購談判記錄》，雙方簽字確認。（五）合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同經(jīng)公司法務(wù)部門審核后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交至財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（六）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購部門應(yīng)跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（七）驗收付款1.采購產(chǎn)品到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗收，填寫《采購驗收單》，注明驗收情況，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。2.驗收合格的采購產(chǎn)品，由需求部門負責人簽字確認后，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式支付貨款。四、現(xiàn)金管理（一）現(xiàn)金使用范圍1.本公司現(xiàn)金采購主要用于支付小額采購款項，具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定。2.除小額采購?fù)?，其他采購款項?yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等非現(xiàn)金方式支付。（二）現(xiàn)金支付流程1.采購人員填寫《現(xiàn)金支付申請單》，注明采購項目名稱、金額、支付原因等信息。2.《現(xiàn)金支付申請單》經(jīng)采購部門負責人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層審批。3.審批通過后，財務(wù)部門按照審批金額支付現(xiàn)金，并在《現(xiàn)金支付申請單》上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。（三）現(xiàn)金保管與安全1.公司應(yīng)設(shè)置專門的現(xiàn)金保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等。2.現(xiàn)金保管人員應(yīng)嚴格遵守現(xiàn)金保管制度，確?，F(xiàn)金安全?，F(xiàn)金保管人員不得兼任其他不相容崗位。3.每日營業(yè)終了，現(xiàn)金保管人員應(yīng)將現(xiàn)金進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余，應(yīng)及時查明原因，并報告財務(wù)部門負責人。五、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對現(xiàn)金采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、現(xiàn)金管理是否規(guī)范等。2.采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計工作，提供必要的資料和信息。（二）外部審計1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)要求，定期接受外部審計機構(gòu)的審計。2.對于外部審計提出的問題和建議，公司應(yīng)認真整改，不斷完善現(xiàn)金采購管理工作。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在現(xiàn)金采購活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照規(guī)定編制采購預(yù)算或擅自調(diào)整采購預(yù)算的；未按照采購流程進行采購的；與供應(yīng)商串通謀取不正當利益的；未按照規(guī)定進行現(xiàn)金管理的；其他違反法律法規(guī)、公司規(guī)定的行為。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分。