物質(zhì)管理管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物質(zhì)管理，規(guī)范物質(zhì)采購、驗收、存儲、使用、盤點及報廢等流程，確保公司物質(zhì)的安全、完整，合理配置資源，降低成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物質(zhì)的管理，包括但不限于原材料、輔助材料、設(shè)備、辦公用品、低值易耗品等。（三）基本原則1.合法性原則：物質(zhì)管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：物質(zhì)信息記錄準確、完整，確保賬物相符。3.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，追求物質(zhì)采購、使用等環(huán)節(jié)的效益最大化，降低成本。4.安全性原則：保障物質(zhì)的存儲、使用安全，防止發(fā)生安全事故。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)公司需求，制定合理的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。2.負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購合同，確保采購物質(zhì)的質(zhì)量、價格、交貨期等符合公司要求。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。（二）驗收部門1.制定物質(zhì)驗收標準和流程，對采購的物質(zhì)進行嚴格驗收。2.檢查物質(zhì)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等是否與采購合同一致，對驗收結(jié)果負責(zé)。3.填寫驗收報告，對于驗收不合格的物質(zhì)，及時通知采購部門處理。（三）倉儲部門1.負責(zé)物質(zhì)的存儲管理，建立健全物質(zhì)出入庫管理制度。2.按照規(guī)定的存儲條件保管物質(zhì)，確保物質(zhì)的安全、完好。3.定期對庫存物質(zhì)進行盤點，編制盤點報表，及時反映庫存情況。（四）使用部門1.根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用物質(zhì)，做好領(lǐng)用登記。2.妥善使用和保管領(lǐng)用的物質(zhì)，提高物質(zhì)使用效率，防止浪費和損壞。3.配合倉儲部門做好物質(zhì)盤點工作，及時反饋物質(zhì)使用過程中的問題。（五）財務(wù)部門1.負責(zé)審核物質(zhì)采購、驗收、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的相關(guān)憑證，進行賬務(wù)處理。2.參與制定物質(zhì)采購預(yù)算，對物質(zhì)成本進行核算和控制。3.監(jiān)督物質(zhì)管理流程的執(zhí)行情況，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。三、物質(zhì)采購管理（一）采購計劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫存情況，提前[X]個工作日填寫《物質(zhì)采購申請表》，詳細注明物質(zhì)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，提交至采購部門。2.采購部門匯總各使用部門的采購申請，結(jié)合公司年度預(yù)算和庫存狀況，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物質(zhì)的種類、數(shù)量、預(yù)計采購時間等，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.如遇緊急采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急物質(zhì)采購申請表》，說明緊急原因和預(yù)計到貨時間，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批后，采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進行綜合評估。2.定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、要求整改等，直至取消其合格供應(yīng)商資格。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物質(zhì)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。（三）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)審批后的采購計劃和采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.對于重要物質(zhì)或金額較大的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行采購過程的監(jiān)督，確保采購活動的公開、公平、公正。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔|(zhì)無法按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取補救措施，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)、更換供應(yīng)商等，并將情況及時反饋給相關(guān)部門。四、物質(zhì)驗收管理（一）驗收準備1.驗收部門在收到采購物質(zhì)到貨通知后，應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，準備好驗收所需的工具、量具、檢測設(shè)備等。2.組織驗收人員學(xué)習(xí)驗收標準和流程，明確驗收職責(zé)。（二）驗收流程1.物質(zhì)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗收部門進行驗收。驗收人員首先核對到貨物質(zhì)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息是否與采購訂單一致。2.按照驗收標準對物質(zhì)的外觀、質(zhì)量、性能等進行檢查。對于需要進行檢測的物質(zhì)，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢測機構(gòu)進行檢測。3.驗收合格的物質(zhì)，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物質(zhì)，驗收人員應(yīng)填寫《物質(zhì)驗收不合格報告》，詳細說明不合格原因，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗收記錄1.驗收人員應(yīng)做好驗收記錄，記錄內(nèi)容包括物質(zhì)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收時間、驗收結(jié)果、不合格情況及處理意見等。2.驗收記錄應(yīng)妥善保存，作為后續(xù)質(zhì)量追溯和查詢的依據(jù)。五、物質(zhì)存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)物質(zhì)的特性、用途、出入庫頻率等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、危險化學(xué)品區(qū)等。2.在倉庫內(nèi)設(shè)置明顯的標識牌，標明各存儲區(qū)域的名稱、存儲物質(zhì)類別等信息，便于物資的查找和管理。（二）存儲條件1.根據(jù)物質(zhì)的存儲要求，提供適宜的存儲環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等。2.對于危險化學(xué)品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置專門的存儲場所，配備必要的安全設(shè)施和防護用品，并嚴格遵守危險化學(xué)品存儲管理規(guī)定。（三）出入庫管理1.建立物質(zhì)出入庫臺賬，詳細記錄物質(zhì)的出入庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、去向等信息。2.物資入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收報告核對物資的數(shù)量、質(zhì)量等，確認無誤后辦理入庫手續(xù)，并將物資存放至指定位置。3.物資出庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的《物質(zhì)領(lǐng)用申請表》發(fā)放物資，核對領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準確無誤。同時，在臺賬上記錄物資出庫情況。（四）庫存盤點1.倉儲部門應(yīng)定期對庫存物質(zhì)進行盤點，盤點周期為[月度/季度/年度]。盤點前，應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、范圍、時間等。2.盤點人員應(yīng)認真核對庫存物資的實際數(shù)量與臺賬記錄是否一致，檢查物資的質(zhì)量狀況，對盤盈、盤虧情況進行詳細記錄。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制《庫存盤點報告》，分析盤盈、盤虧原因，提出處理建議。對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因后辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的物資，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行審批處理，并調(diào)整庫存臺賬。六、物質(zhì)使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫《物質(zhì)領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物質(zhì)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取物資。2.倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的《物質(zhì)領(lǐng)用申請表》發(fā)放物資，對于貴重物資或限量領(lǐng)用的物資，應(yīng)嚴格控制發(fā)放數(shù)量，并做好領(lǐng)用登記。（二）使用監(jiān)督1.各使用部門應(yīng)加強對本部門領(lǐng)用物資使用情況的監(jiān)督，確保物資合理使用，防止浪費和損壞。2.財務(wù)部門和審計部門應(yīng)定期對物資使用情況進行檢查和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）回收與報廢1.對于已使用完畢或不再使用的物資，使用部門應(yīng)及時清理，并將可回收利用的物資交回倉庫。2.對于無法修復(fù)或無使用價值的物資，使用部門應(yīng)填寫《物質(zhì)報廢申請表》，詳細說明報廢原因，經(jīng)相關(guān)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理報廢手續(xù)。3.報廢物資應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理，如變賣、銷毀等，處理過程應(yīng)進行記錄，并報財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。七、信息管理（一）建立物質(zhì)管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的物質(zhì)管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物質(zhì)采購、驗收、存儲、使用、盤點、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物質(zhì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠?qū)崟r反映物資的庫存狀況、出入庫情況、使用情況等信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)物質(zhì)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護和更新工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.物資采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、盤點、報廢等業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時在信息系統(tǒng)中錄入或更新數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)情況一致。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物質(zhì)管理情況進行審計，檢查物質(zhì)管理流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性、物資采購與使用的合規(guī)性等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.采購部門、驗收部門、倉儲部