用工信息管理辦法一、總則（一）目的為加強公司用工信息管理，規(guī)范用工信息發(fā)布、收集、整理、存儲及使用等行為，確保用工信息的真實性、準確性和完整性，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及用工信息管理的部門和崗位，包括但不限于人力資源部門、各業(yè)務部門以及相關(guān)信息系統(tǒng)管理崗位等。（三）基本原則1.合法性原則用工信息管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保各項管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則所發(fā)布和使用的用工信息必須真實可靠，不得虛假、誤導或隱瞞重要信息。3.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私的用工信息予以嚴格保密，防止信息泄露。4.及時性原則及時更新和維護用工信息，確保信息的時效性，以便為公司決策和員工提供準確有效的支持。二、用工信息的分類與范圍（一）招聘信息1.崗位需求信息，包括崗位名稱、崗位職責、任職要求、工作地點、薪資待遇等。2.招聘流程信息，如報名方式、面試時間、地點、考核方式等。（二）員工基本信息1.個人資料，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。2.教育背景，如學歷、畢業(yè)院校、專業(yè)等。3.工作經(jīng)歷，過往工作單位、職位、工作時間等。（三）考勤信息1.出勤記錄，包括正常出勤、遲到、早退、曠工等情況。2.請假記錄，如病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類假期的申請與批準情況。（四）薪資福利信息1.工資結(jié)構(gòu)，基本工資、績效工資、獎金、津貼、補貼等構(gòu)成部分。2.薪資發(fā)放記錄，發(fā)放時間、金額、發(fā)放方式等。3.福利待遇，社會保險、住房公積金、商業(yè)保險、節(jié)日福利、培訓機會、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。（五）績效考核信息1.考核指標，工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面的具體考核指標。2.考核結(jié)果，定期或不定期考核的成績及評價等級。（六）培訓信息1.培訓計劃，培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、培訓對象等。2.培訓記錄，員工參加培訓的出勤情況、培訓表現(xiàn)、考核成績等。三、用工信息的發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.公司內(nèi)部網(wǎng)站設立專門的招聘板塊或員工信息公示區(qū)，用于發(fā)布各類用工信息，方便員工查詢。2.內(nèi)部公告欄在公司辦公區(qū)域顯著位置設置公告欄，張貼重要的用工信息，確保員工能夠及時了解。3.社交媒體平臺根據(jù)公司實際情況，可在官方社交媒體賬號上發(fā)布部分招聘或其他相關(guān)用工信息，但需注意信息的合規(guī)性和保密性。4.外部招聘網(wǎng)站選擇正規(guī)、信譽良好的外部招聘網(wǎng)站發(fā)布招聘信息，擴大招聘渠道，吸引外部人才。（二）發(fā)布流程1.信息提供相關(guān)部門或崗位負責整理和準備需發(fā)布的用工信息，確保信息內(nèi)容準確無誤，并填寫《用工信息發(fā)布申請表》，詳細說明信息的類別、內(nèi)容、發(fā)布渠道、發(fā)布時間等。2.審核審批申請表提交至人力資源部門進行初審，重點審核信息的合法性、真實性、準確性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。初審通過后，報公司領(lǐng)導審批。3.信息發(fā)布經(jīng)審批同意后，由專人按照預定的發(fā)布渠道和時間進行信息發(fā)布操作。發(fā)布后，及時記錄發(fā)布的信息內(nèi)容、發(fā)布時間、發(fā)布渠道等相關(guān)信息。（三）發(fā)布要求1.招聘信息應明確、具體，不得使用模糊、歧義或誤導性的語言。對于任職要求，應清晰列出所需的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗、資質(zhì)證書等條件。2.涉及薪資待遇的信息，應明確薪資結(jié)構(gòu)、發(fā)放方式、福利待遇等內(nèi)容，不得隱瞞或虛假承諾。3.所有用工信息發(fā)布前必須經(jīng)過嚴格審核，確保信息符合法律法規(guī)和公司政策要求，避免因信息錯誤或違規(guī)發(fā)布給公司帶來法律風險或不良影響。四、用工信息的收集（一）收集渠道1.員工主動提交員工按照公司要求，定期提交個人基本信息、工作經(jīng)歷更新等相關(guān)資料，填寫相應的表格或通過信息系統(tǒng)進行錄入。2.部門報送各業(yè)務部門負責收集本部門員工的考勤信息、績效考核信息、培訓需求等，并定期報送至人力資源部門。3.系統(tǒng)自動采集利用公司現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，自動采集員工的考勤打卡記錄、薪資核算數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保數(shù)據(jù)的及時性和準確性。（二）收集流程1.制定收集計劃人力資源部門根據(jù)公司管理需要和業(yè)務流程，制定用工信息收集計劃，明確收集的信息類別、收集周期、收集方式等內(nèi)容，并提前通知相關(guān)部門和員工做好準備。2.信息收集相關(guān)部門和員工按照收集計劃要求，按時、準確地收集和整理各類用工信息，并提交至指定地點或通過信息系統(tǒng)上傳。3.信息匯總與初審人力資源部門對收集到的用工信息進行匯總，對信息的完整性、準確性進行初步審核。對于不符合要求的信息，及時反饋給相關(guān)部門或員工進行補充或修正。（三）收集要求1.各部門和員工應積極配合用工信息收集工作，如實提供相關(guān)信息，不得虛報、瞞報或提供虛假信息。2.信息收集過程中應注意保護員工隱私，對于涉及個人隱私的信息，應嚴格按照保密規(guī)定進行處理。3.收集到的用工信息應及時進行整理和歸檔，確保信息的有序存儲和可追溯性。五、用工信息的整理與存儲（一）整理原則1.分類整理按照用工信息的類別，如招聘信息、員工基本信息、考勤信息等進行分類，便于查找和管理。2.規(guī)范化整理對各類用工信息進行規(guī)范化處理，統(tǒng)一格式、標準和編碼，確保信息的一致性和可讀性。3.準確性整理對收集到的用工信息進行認真核對和修正，確保信息的準確性，避免錯誤信息的積累和傳播。（二）整理方法1.數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)或電子形式的用工信息錄入到公司信息管理系統(tǒng)中，建立電子檔案。錄入過程中要嚴格按照系統(tǒng)要求進行操作，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)清洗對錄入的用工信息進行數(shù)據(jù)清洗，去除重復、無效或錯誤的數(shù)據(jù)記錄，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)將不同類別但相互關(guān)聯(lián)的用工信息進行關(guān)聯(lián)，例如將員工基本信息與考勤信息、薪資信息等進行關(guān)聯(lián)，以便于綜合查詢和分析。（三）存儲方式1.電子存儲利用公司內(nèi)部服務器、云存儲等方式，對用工信息進行電子存儲。建立完善的備份機制，定期對用工信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲對于一些重要的、具有長期保存價值的用工信息，可同時進行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并妥善保管在專門的檔案柜中。（四）存儲安全1.訪問控制設置不同的用戶權(quán)限，對用工信息的訪問進行嚴格控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應的信息，防止信息被非法獲取或篡改。2.數(shù)據(jù)加密對存儲的用工信息進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露。3.安全審計建立安全審計機制，對用工信息的訪問操作進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。六、用工信息的使用（一）使用原則1.合法合規(guī)使用用工信息的使用應嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得將用工信息用于非法目的或違反公司政策的活動。2.目的明確使用根據(jù)公司管理和業(yè)務需要，明確用工信息的使用目的，確保信息的使用與公司目標相一致。3.授權(quán)使用未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個人不得擅自使用用工信息。如需使用，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。（二）使用范圍1.人力資源管理用于員工招聘、培訓、績效考核、薪酬管理、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等人力資源管理活動，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.業(yè)務決策為公司業(yè)務部門的決策提供參考依據(jù)，如根據(jù)員工技能水平和工作經(jīng)驗分配工作任務、評估項目團隊人員配置等。3.合規(guī)檢查配合政府部門、監(jiān)管機構(gòu)的檢查，提供相關(guān)用工信息，確保公司用工行為符合法律法規(guī)要求。（三）使用流程1.使用申請使用部門或個人填寫《用工信息使用申請表》，詳細說明使用用工信息的目的、內(nèi)容、使用方式、使用期限等，并提交至人力資源部門。2.審核審批人力資源部門對申請表進行審核，重點審查使用目的的合理性、信息使用的合規(guī)性以及是否符合公司規(guī)定。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。3.信息提供經(jīng)審批同意后，人力資源部門按照申請表要求，向使用部門或個人提供相應的用工信息。使用部門或個人應按照規(guī)定的使用方式和期限使用信息，并妥善保管，不得擅自傳播或泄露。（四）使用要求1.使用部門和個人應嚴格按照申請的目的和范圍使用用工信息，不得超出授權(quán)范圍使用或用于其他非法目的。2.在使用用工信息過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在錯誤或不準確的情況，應及時反饋給人力資源部門進行修正。3.對于涉及員工個人隱私的用工信息，使用部門和個人應嚴格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。七、用工信息的保密與安全（一）保密責任1.公司全體員工均有保守用工信息秘密的義務，應嚴格遵守公司保密制度。2.涉及用工信息管理的部門和崗位，應明確專人負責信息保密工作，簽訂保密協(xié)議，確保信息安全。（二）保密措施1.物理隔離對存儲用工信息的服務器、存儲設備等采取物理隔離措施，防止外部非法訪問。2.網(wǎng)絡安全防護安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全設備，防范網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露風險。3.人員管理加強對涉及用工信息管理的人員的管理和培訓，提高其保密意識和安全防范能力。對離職人員，及時收回其access權(quán)限，并進行離職審計。（三）信息安全事件處理1.建立信息安全事件應急預案，明確信息安全事件發(fā)生時的應急處理流程和責任分工。2.一旦發(fā)生信息安全事件，應立即采取措施進行處置，如切斷網(wǎng)絡連接、進行數(shù)據(jù)備份、調(diào)查事件原因等，并及時向公司領(lǐng)導報告。3.對信息安全事件進行評估和總結(jié)，分析事件發(fā)生的原因，采取相應的改進措施，防止類似事件再次發(fā)生。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.人力資源部門負責對公司用工信息管理工作進行日常監(jiān)督，定期檢查用工信息的發(fā)布、收集、整理、存儲及使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.設立內(nèi)部監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)使用用工信息的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.信息的真實性、準確性和完整性檢查發(fā)布和使用的用工信息是否與實際情況相符，有無虛假、遺漏或錯誤信息。2.信息管理流程的執(zhí)行情況查看用工信息發(fā)布、收集、整理、存儲及使用等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定的流程和要求進行操作，有無違規(guī)行為。3.信息安全與保密措施的落實情況檢查信息存儲安全、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等保密措施是否到位，有無信息泄露風險。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應及時發(fā)出整改通知，要求責任部門或個人限期整改。2.責任部門或個人應針對問題制定整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改