金融公司電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定

一、總則本公司以“專業(yè)、創(chuàng)新、誠(chéng)信、共贏”為企業(yè)文化核心，秉持著為客戶提供優(yōu)質(zhì)金融服務(wù)的設(shè)計(jì)理念，致力于在扁平化管理模式下，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。電話機(jī)作為公司內(nèi)部溝通以及與客戶交流的重要工具，為規(guī)范其使用，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確，提高工作效率，同時(shí)展現(xiàn)公司良好形象，特制定本規(guī)范規(guī)定。本規(guī)定旨在保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，提升社會(huì)效益，在注重績(jī)效考核的同時(shí)，兼顧安全生產(chǎn)與人文關(guān)懷，促進(jìn)公司整體發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于金融公司全體員工。同時(shí)，涉及與客戶溝通使用電話機(jī)的場(chǎng)景，也需遵循本規(guī)定相關(guān)要求，以確保為客戶提供統(tǒng)一、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政部門行政部門作為電話機(jī)使用規(guī)范的主要管理部門，負(fù)責(zé)制定和更新電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。定期檢查電話機(jī)設(shè)備的使用狀況，協(xié)調(diào)維修與更換事宜，保障電話機(jī)設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，收集員工對(duì)電話機(jī)使用的反饋意見(jiàn)，不斷優(yōu)化管理措施。（二）信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電話機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)支持與維護(hù)，確保通話質(zhì)量穩(wěn)定，信息傳輸安全。及時(shí)處理電話機(jī)設(shè)備及系統(tǒng)出現(xiàn)的技術(shù)故障，提供技術(shù)培訓(xùn)，協(xié)助員工正確使用電話機(jī)功能，保障公司通信系統(tǒng)的高效運(yùn)行。（三）各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門員工負(fù)責(zé)遵守電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定，合理、文明使用電話機(jī)設(shè)備。在日常工作中，積極配合行政與信息技術(shù)部門的管理工作，如發(fā)現(xiàn)電話機(jī)設(shè)備故障及時(shí)報(bào)告。同時(shí)，各部門負(fù)責(zé)人需監(jiān)督本部門員工的電話機(jī)使用情況，確保規(guī)范有效執(zhí)行。四、管理內(nèi)容與流程（一）電話機(jī)的配備與領(lǐng)用1.公司根據(jù)各部門工作需求，統(tǒng)一配備電話機(jī)設(shè)備。新員工入職時(shí)，由所在部門向行政部門提交電話機(jī)領(lǐng)用申請(qǐng)，行政部門審核通過(guò)后，為員工配備相應(yīng)的電話機(jī)，并做好領(lǐng)用登記工作，記錄電話機(jī)型號(hào)、編號(hào)、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人等信息。2.員工領(lǐng)用電話機(jī)后，需檢查設(shè)備是否完好，如有問(wèn)題及時(shí)向行政部門反饋。對(duì)于因工作調(diào)動(dòng)等原因需要更換電話機(jī)的員工，應(yīng)將原電話機(jī)交回行政部門，辦理相關(guān)交接手續(xù)后，重新領(lǐng)用新的電話機(jī)。（二）電話機(jī)的使用規(guī)范1.通話禮儀-員工在使用電話機(jī)與客戶或內(nèi)部人員溝通時(shí)，應(yīng)始終保持禮貌、熱情、專業(yè)的態(tài)度。接聽(tīng)電話要及時(shí)，一般應(yīng)在鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)，主動(dòng)問(wèn)候“您好”，并自報(bào)公司名稱及所在部門。-通話過(guò)程中，要認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方講話，不得隨意打斷，如有疑問(wèn)應(yīng)禮貌詢問(wèn)，確保準(zhǔn)確理解對(duì)方意圖。說(shuō)話清晰、簡(jiǎn)潔，語(yǔ)速適中，避免使用過(guò)于專業(yè)或生僻的詞匯，以免造成溝通障礙。-結(jié)束通話時(shí)，要向?qū)Ψ奖硎靖兄x或道別，如“感謝您的來(lái)電，祝您生活愉快，再見(jiàn)！”等。待對(duì)方掛斷電話后，方可輕輕放下聽(tīng)筒。2.工作通話要求-員工應(yīng)使用電話機(jī)進(jìn)行與工作相關(guān)的溝通，嚴(yán)禁利用公司電話機(jī)撥打私人電話。如有特殊情況需要撥打私人電話，應(yīng)盡量縮短通話時(shí)間，并選擇在非工作繁忙時(shí)段進(jìn)行。-通話內(nèi)容應(yīng)圍繞工作事項(xiàng)展開(kāi)，避免在電話中閑聊或討論與工作無(wú)關(guān)的敏感話題。對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的通話，要注意保密，不得在電話中透露公司內(nèi)部數(shù)據(jù)、客戶資料、業(yè)務(wù)策略等重要信息。3.電話記錄與跟進(jìn)-員工在接聽(tīng)重要工作電話時(shí)，應(yīng)做好電話記錄，包括來(lái)電時(shí)間、來(lái)電人姓名、單位、聯(lián)系方式、通話內(nèi)容等關(guān)鍵信息。對(duì)于客戶咨詢或反饋的問(wèn)題，要詳細(xì)記錄并及時(shí)跟進(jìn)處理，確?？蛻魡?wèn)題得到妥善解決。-對(duì)于需要轉(zhuǎn)達(dá)或匯報(bào)的電話信息，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員，并做好信息傳遞的記錄。對(duì)于未能及時(shí)處理的電話事項(xiàng)，要做好備注，以便后續(xù)跟進(jìn)處理。（三）電話機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)1.員工應(yīng)妥善使用電話機(jī)設(shè)備，保持電話機(jī)的清潔衛(wèi)生。定期使用干凈柔軟的布擦拭電話機(jī)表面，避免灰塵、污漬等影響設(shè)備正常使用。嚴(yán)禁在電話機(jī)上放置雜物，以免損壞設(shè)備。2.如發(fā)現(xiàn)電話機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障，如通話聲音不清晰、按鍵失靈等情況，員工應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門報(bào)告。信息技術(shù)部門接到報(bào)告后，應(yīng)盡快安排維修人員進(jìn)行檢查和維修，確保電話機(jī)設(shè)備能夠盡快恢復(fù)正常使用。3.對(duì)于因人為原因造成電話機(jī)設(shè)備損壞的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償費(fèi)用。行政部門將視情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。（四）電話機(jī)的報(bào)廢與更新1.當(dāng)電話機(jī)設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重故障，無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高，且已無(wú)法滿足工作需要時(shí)，由信息技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。符合報(bào)廢條件的電話機(jī)，由信息技術(shù)部門填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理報(bào)廢手續(xù)。2.行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和電話機(jī)設(shè)備的使用情況，制定電話機(jī)更新計(jì)劃。在更新電話機(jī)時(shí)，應(yīng)綜合考慮設(shè)備性能、價(jià)格、功能等因素，選擇符合公司需求的電話機(jī)產(chǎn)品，并按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)和配備。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)要求公司提供符合工作需要的電話機(jī)設(shè)備，并確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于電話機(jī)設(shè)備出現(xiàn)的故障，員工有權(quán)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告，并要求盡快維修處理，以保障工作的正常開(kāi)展。2.員工在遵守公司電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定的前提下，享有使用電話機(jī)進(jìn)行工作溝通的權(quán)利。公司應(yīng)尊重員工的合理使用需求，不得無(wú)故限制員工正常的工作通話。（二）員工義務(wù)1.員工有義務(wù)遵守本電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定，文明、合理使用電話機(jī)設(shè)備。不得利用電話機(jī)從事違法、違規(guī)或與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，不得故意損壞電話機(jī)設(shè)備。2.員工在使用電話機(jī)過(guò)程中，有義務(wù)保護(hù)公司信息安全和客戶隱私。對(duì)于涉及公司機(jī)密和客戶敏感信息的通話，要嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。3.員工有義務(wù)配合行政部門和信息技術(shù)部門的管理工作，如接受電話機(jī)使用培訓(xùn)、按時(shí)參加設(shè)備檢查等。對(duì)于違反電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定的行為，應(yīng)接受公司的批評(píng)教育和相應(yīng)處罰。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門定期對(duì)各部門電話機(jī)使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電話機(jī)設(shè)備的使用狀況、通話記錄、是否存在違規(guī)使用等情況。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、抽查通話記錄等方式，確保員工遵守電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定。2.信息技術(shù)部門在日常維護(hù)工作中，對(duì)電話機(jī)設(shè)備的運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用電話機(jī)行為，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.鼓勵(lì)員工相互監(jiān)督，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用電話機(jī)行為，任何員工都有權(quán)向行政部門舉報(bào)。行政部門對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)后，將按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核機(jī)制1.將電話機(jī)使用情況納入員工績(jī)效考核體系，占一定的考核分值。對(duì)于嚴(yán)格遵守電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定，在電話溝通中表現(xiàn)出色，為公司樹(shù)立良好形象的員工，在績(jī)效考核中給予加分獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反電話機(jī)使用規(guī)范規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的扣分處罰。如撥打私人電話影響工作、在電話中泄露公司機(jī)密等行為，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并在績(jī)效考核中扣除相應(yīng)分值。3.各部門電話機(jī)使用規(guī)范執(zhí)行情況將作為部門績(jī)效考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。對(duì)于電話機(jī)使用管理規(guī)范、員工遵守情況良好的部門，在部門績(jī)效考核中給予適當(dāng)加分；對(duì)于出現(xiàn)較多違規(guī)行為的部門，將在部門績(jī)效考核中扣分，并要求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改。七、附則（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。行政部門將根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際使用情況，適時(shí)對(duì)本規(guī)定進(jìn)行調(diào)整和完善，以確保