煙用物資管理辦法一、總則（一）目的為加強煙用物資管理，規(guī)范煙用物資采購、儲存、使用等環(huán)節(jié)的行為，確保煙用物資質(zhì)量，保障煙草生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有煙用物資的管理，包括但不限于煙草種子、肥料、農(nóng)藥、包裝材料等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保煙用物資管理活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：把煙用物資質(zhì)量放在首位，從源頭上把控物資質(zhì)量，保障煙草產(chǎn)品質(zhì)量安全。3.規(guī)范管理原則：建立健全煙用物資管理制度和流程，實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。4.節(jié)約高效原則：合理控制煙用物資采購成本，提高物資使用效率，避免浪費。二、職責(zé)分工（一）物資管理部門1.負責(zé)制定和完善煙用物資管理制度、流程，并組織實施。2.負責(zé)煙用物資采購計劃的匯總、審核與上報。3.負責(zé)煙用物資供應(yīng)商的選擇、評估與管理。4.負責(zé)煙用物資的驗收、儲存、發(fā)放及盤點等工作。（二）采購部門1.根據(jù)物資管理部門提供的采購計劃，負責(zé)煙用物資的采購工作。2.嚴格按照采購流程，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.負責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）質(zhì)量檢驗部門1.制定煙用物資質(zhì)量檢驗標準和檢驗流程。2.對采購的煙用物資進行質(zhì)量檢驗，確保物資符合質(zhì)量要求。3.對不合格煙用物資提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。（四）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出煙用物資的需求計劃。2.負責(zé)煙用物資的領(lǐng)用、使用及現(xiàn)場管理，確保物資合理使用。3.配合物資管理部門做好物資盤點工作，提供相關(guān)使用情況信息。（五）財務(wù)部門1.負責(zé)煙用物資采購資金的預(yù)算安排和審核。2.對煙用物資采購、使用等環(huán)節(jié)的費用進行核算和監(jiān)督。3.參與煙用物資采購合同的審核，確保資金支付的合理性和合規(guī)性。三、采購管理（一）采購計劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前[X]個月編制煙用物資需求計劃，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門對各使用部門提交的需求計劃進行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制煙用物資采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計劃經(jīng)批準后，物資管理部門應(yīng)及時將采購計劃下達給采購部門。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按原審批程序進行審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立煙用物資供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行實地考察，收集供應(yīng)商的資質(zhì)證明、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面的資料，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》，經(jīng)物資管理部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。4.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益。（三）采購實施1.采購部門按照批準的采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或簽訂采購合同。2.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商無法按時交貨或物資質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向物資管理部門報告。3.采購過程中發(fā)生的變更事項，如物資規(guī)格型號、數(shù)量、價格等變更，應(yīng)按原審批程序進行審批，并及時通知相關(guān)部門。四、驗收管理（一）驗收準備1.物資管理部門在物資到貨前，應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備工作，明確驗收標準、方法和人員分工。2.質(zhì)量檢驗部門根據(jù)物資特點和相關(guān)標準，制定具體的驗收方案，準備驗收所需的工具、儀器等。（二）驗收程序1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關(guān)人員進行驗收。2.驗收人員按照驗收方案和標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進行檢查，并對物資的質(zhì)量進行檢驗檢測。3.對于需要進行抽樣檢驗的物資，應(yīng)按照規(guī)定的抽樣方法和比例進行抽樣，送質(zhì)量檢驗部門進行檢測。4.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在《煙用物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應(yīng)填寫《不合格煙用物資處理單》，注明不合格原因，報物資管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。五、儲存管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)煙用物資的種類、特性、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的儲存區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)等。2.對易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的儲存?zhèn)}庫，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）物資入庫1.驗收合格的煙用物資，物資管理部門應(yīng)及時組織入庫，按照倉庫規(guī)劃進行分類存放，并做好標識。2.物資入庫時，應(yīng)填寫《煙用物資入庫單》，詳細記錄物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期等信息。（三）物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對煙用物資進行檢查，確保物資儲存安全，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。2.對有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)建立保質(zhì)期臺賬，定期檢查物資的保質(zhì)期，對臨近保質(zhì)期的物資應(yīng)及時通知相關(guān)部門處理。3.做好倉庫的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫環(huán)境符合要求。（四）物資出庫1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《煙用物資領(lǐng)料單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到物資管理部門領(lǐng)取物資。2.物資管理部門倉庫管理人員根據(jù)《煙用物資領(lǐng)料單》進行物資發(fā)放，核對物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息無誤后，辦理出庫手續(xù)，并在《煙用物資出庫單》上簽字確認。3.物資出庫時，應(yīng)遵循先進先出的原則，確保物資的合理使用。六、使用管理（一）使用計劃使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，制定煙用物資使用計劃，合理安排物資的使用時間和用量，避免浪費。（二）使用培訓(xùn)物資管理部門應(yīng)組織對使用部門人員進行煙用物資使用培訓(xùn)，使其熟悉物資的性能、使用方法、注意事項等，確保正確使用物資。（三）現(xiàn)場管理1.使用部門應(yīng)加強煙用物資使用現(xiàn)場的管理，確保物資擺放整齊、使用規(guī)范，避免物資丟失、損壞等情況發(fā)生。2.對使用過程中產(chǎn)生的廢棄物、包裝物等，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，防止環(huán)境污染。七、盤點管理（一）盤點計劃物資管理部門應(yīng)定期組織煙用物資盤點，制定盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃，對倉庫內(nèi)的煙用物資進行逐一清點，記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《煙用物資盤點差異表》，詳細記錄差異情況。（三）盤點結(jié)果處理1.根據(jù)盤點結(jié)果，編制《煙用物資盤點報告》，分析盤點差異原因，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因，經(jīng)審批后辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的物資，應(yīng)查明責(zé)任，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任，并要求其賠償損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對煙用物資管理情況進行審計監(jiān)督，檢查物資采購、驗收、儲存、使用、盤點等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.物資管理部門應(yīng)定期對本部門及其他相關(guān)部門的煙用物資管理工