特困檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司特困檔案管理，規(guī)范特困檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保特困檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及特困人員相關(guān)檔案的管理。（三）定義本辦法所稱(chēng)特困檔案，是指記錄公司特困人員基本情況、困難狀況、幫扶措施及成效等內(nèi)容的各類(lèi)文件材料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。特困檔案由公司指定的部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則。檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映特困人員實(shí)際情況。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）管理部門(mén)公司[具體部門(mén)名稱(chēng)]負(fù)責(zé)特困檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善特困檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)特困檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立特困檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。4.對(duì)特困檔案的安全保管負(fù)責(zé)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定提供特困檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對(duì)特困檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。7.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)特困檔案的形成、積累和整理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.特困人員的個(gè)人基本信息資料，包括身份證、戶(hù)口本、學(xué)歷證明等復(fù)印件。2.特困人員困難狀況證明材料，如低保證、殘疾證、重大疾病診斷書(shū)、家庭收入證明等。3.公司對(duì)特困人員的幫扶申請(qǐng)、審批文件。4.特困人員幫扶過(guò)程中的相關(guān)記錄，如幫扶措施實(shí)施記錄、幫扶資金發(fā)放憑證、幫扶效果評(píng)估報(bào)告等。5.特困人員及其家屬提供的其他與特困情況相關(guān)的材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)特困檔案材料的收集工作，確保材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地交到檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類(lèi)。根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，將特困檔案分為個(gè)人基本信息類(lèi)、困難狀況證明類(lèi)、幫扶申請(qǐng)審批類(lèi)、幫扶過(guò)程記錄類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)。為每一份特困檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)年份、類(lèi)別和順序號(hào)等信息，便于管理和查詢(xún)。3.裝訂。將每份檔案材料按照一定的順序進(jìn)行排列，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目。編制特困檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類(lèi)別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和核對(duì)檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放在檔案架上，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，確保檔案的動(dòng)態(tài)管理。（三）保管期限特困檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和時(shí)效性確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。具體保管期限如下：1.短期保管期限為[X]年，主要包括一般性的幫扶記錄、臨時(shí)性的困難證明等材料。2.中期保管期限為[X]年，包括重要的幫扶申請(qǐng)審批文件、階段性的幫扶效果評(píng)估報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，主要是特困人員的個(gè)人基本信息、長(zhǎng)期有效的困難狀況證明材料以及具有重要?dú)v史價(jià)值和參考意義的幫扶檔案等。（四）檔案清查1.定期對(duì)特困檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報(bào)告，上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱特困檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《特困檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱特困檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《特困檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案信息的統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)特困檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱、借閱的人次、內(nèi)容、目的等，為公司特困人員幫扶工作提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，總結(jié)特困檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度和工作流程。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立特困檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的特困檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.檔案內(nèi)容已失去真實(shí)性、完整性或準(zhǔn)確性，無(wú)法作為參考依據(jù)的。3.因保管不善等原因，檔案已嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷(xiāo)毀檔案清單，提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷(xiāo)毀，并簽署鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)經(jīng)鑒定小組同意銷(xiāo)毀的檔案，編制《特困檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、類(lèi)別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.《特困檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案信息，應(yīng)及時(shí)從檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除，防止信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司[具體監(jiān)督部門(mén)名稱(chēng)]負(fù)責(zé)對(duì)特困檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門(mén)的工作流程是否規(guī)范，檔案管理人員的職責(zé)履行情況。3.檔案的質(zhì)量和完整性，包括檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。4.檔案保管場(chǎng)所的安全防護(hù)措施落實(shí)情況，檔案的保管條件是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查。監(jiān)督部門(mén)每年至少進(jìn)行一次全面的特困檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，監(jiān)督部門(mén)可隨時(shí)對(duì)特困檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案。（四）整改要求1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題