自持檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司自持檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位自持檔案的管理工作。（三）定義1.自持檔案：指公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的，由公司自行保管的各類文件、資料、記錄等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.集中管理公司重要檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢利用效率。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和初步編目工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱、歸還等規(guī)定，確保檔案安全。4.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)所在部門或綜合管理部門檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。5.積極為公司各部門提供檔案查詢利用服務(wù)，熱情接待檔案利用者，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，協(xié)助制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和銷毀清單。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理、人力資源管理等各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等各類經(jīng)濟(jì)合同文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件資料。5.公司在工程建設(shè)、設(shè)備采購、產(chǎn)品研發(fā)等項目活動中形成的項目文件，包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等個人檔案資料。7.公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。8.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案資料真實、準(zhǔn)確、完整。對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補充、修正。3.對重要業(yè)務(wù)活動形成的檔案資料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案資料的全程記錄。4.對于電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案類、實物檔案類等一級類目。在一級類目下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)設(shè)置二級及以下類目。2.排列：按照檔案的分類方案，對每一類檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保排列有序。3.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號目錄號案卷號件號的四級編號方式，也可根據(jù)實際情況采用其他合適的編號方式。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和利用。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至綜合管理部門。2.對于重大項目或?qū)ｍ椆ぷ餍纬傻臋n案，應(yīng)在項目結(jié)束或工作完成后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范、編目完整。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時補充或修復(fù)。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，同時應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照歸檔要求對本部門檔案進(jìn)行整理和核對，編制檔案移交清單。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并送至綜合管理部門。3.綜合管理部門檔案管理人員對接收的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通并要求整改。4.審核無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案歸檔工作。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品、除濕機(jī)等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于識別和檢索。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，核對檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。4.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，保持庫房內(nèi)溫度在[適宜溫度范圍]，濕度在[適宜濕度范圍]。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。（三）檔案的數(shù)字化管理1.推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和利用。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的管理，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。同時，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢利用效率。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人權(quán)益保障等需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案的。3.外單位因工作聯(lián)系等需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案庫房或綜合管理部門指定地點查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案查閱、借閱、復(fù)制等規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在規(guī)定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點。如需帶出，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。4.外單位查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理手續(xù)，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定支付復(fù)制費用。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.堅持全面鑒定與重點鑒定相結(jié)合，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對公司檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的重要性、時效性、完整性等因素，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)進(jìn)行重點審查，判斷其是否仍具有保存價值。如認(rèn)為仍有保存價值的，應(yīng)重新確定保管期限；如認(rèn)為已失去保存價值的，應(yīng)列入銷毀范圍。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、重要歷史資料等特殊檔案，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊鑒定和保管，不得隨意銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)