規(guī)范電票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子發(fā)票（以下簡稱“電票”）管理，規(guī)范電票開具、接收、存儲、使用等流程，防范電票管理風險，保障公司財務信息安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分公司、子公司在電票管理方面的相關(guān)活動，包括但不限于電票的開具、接收、入賬、歸檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)、發(fā)票管理辦法以及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電票管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：電票信息的開具、接收、記錄等應準確無誤，保證財務數(shù)據(jù)的真實性和完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障電票數(shù)據(jù)的存儲安全、傳輸安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。4.便捷性原則：在確保合規(guī)與安全的前提下，優(yōu)化電票管理流程，提高工作效率，為公司業(yè)務運營提供便利。二、電票開具管理（一）開票信息管理1.公司應指定專人負責維護開票信息，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。開票信息發(fā)生變更時，應及時通知財務部門，并確保相關(guān)系統(tǒng)中的信息同步更新。2.對于客戶開票信息，業(yè)務部門在簽訂合同或交易發(fā)生時，應準確收集并傳遞給財務部門。財務部門在開票前應對客戶開票信息進行審核，確保信息準確無誤。（二）開票流程1.業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務發(fā)生情況，在業(yè)務系統(tǒng)中發(fā)起開票申請，并填寫詳細的開票信息，如發(fā)票類型、發(fā)票內(nèi)容、金額、稅額等。2.財務部門收到開票申請后，對申請信息進行審核，重點審核業(yè)務的真實性、開票信息的準確性以及發(fā)票開具的合規(guī)性。審核通過后，在電票開具系統(tǒng)中進行開票操作。3.開票人員應按照稅務機關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容開具電票，確保發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等各項內(nèi)容準確無誤。4.電票開具成功后，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票文件，并推送至公司指定的電子發(fā)票接收郵箱或存儲系統(tǒng)。同時，開票人員應及時將電票信息同步至財務核算系統(tǒng)，以便進行后續(xù)的賬務處理。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.因開票有誤等原因需要作廢電票的，應在電票開具當月內(nèi)，由開票人員在電票開具系統(tǒng)中進行作廢操作。作廢后的電票應加蓋“作廢”戳記，并留存相關(guān)聯(lián)次。2.對于已跨月或已交付給購買方的電票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，需要開具紅字電子發(fā)票的，應按照稅務機關(guān)規(guī)定的流程進行申請和開具。由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務機關(guān)系統(tǒng)校驗通過后，銷售方根據(jù)《信息表》開具紅字電子發(fā)票。三、電票接收管理（一）接收渠道與方式1.公司應建立多種電票接收渠道，包括但不限于通過供應商主動推送、電子郵箱接收、增值稅發(fā)票綜合服務平臺下載等方式獲取電票。2.業(yè)務部門在收到供應商提供的電票信息后，應及時將電票文件或相關(guān)鏈接轉(zhuǎn)發(fā)給財務部門。財務部門應指定專人負責電票的接收工作，確保電票及時、完整地進入公司的管理系統(tǒng)。（二）接收審核1.財務人員在接收電票后，應對電票的真實性、完整性、合規(guī)性進行審核。審核內(nèi)容包括電票的格式是否符合要求、發(fā)票信息是否與業(yè)務實際相符、發(fā)票開具方是否為合法合規(guī)的供應商等。2.通過增值稅發(fā)票綜合服務平臺接收電票的，應在平臺上對發(fā)票進行勾選確認，并下載發(fā)票電子信息。對于存在疑問的電票，應及時與開票方溝通核實，必要時可向稅務機關(guān)咨詢。3.對于審核通過的電票，財務人員應在系統(tǒng)中進行標記，并按照規(guī)定進行后續(xù)的入賬、歸檔等操作。對于審核不通過的電票，應及時通知業(yè)務部門與開票方聯(lián)系，要求對方重新開具或更正電票信息。四、電票存儲管理（一）存儲方式1.公司應采用電子存儲與紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式保存電票。電子存儲應使用專門的電子發(fā)票管理系統(tǒng)或符合安全要求的存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤等，并定期進行備份。紙質(zhì)存儲應按照發(fā)票號碼順序整理裝訂成冊，妥善保管。2.電子發(fā)票管理系統(tǒng)應具備發(fā)票信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、導出等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對電票全生命周期的管理。系統(tǒng)應設(shè)置不同的權(quán)限級別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電票信息。（二）存儲期限1.電票的電子存儲期限應按照國家稅收法律法規(guī)及財務檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。在存儲期限屆滿后，應按照規(guī)定進行銷毀處理。2.紙質(zhì)電票的存儲期限與公司財務檔案保管期限一致，期滿后應按照檔案管理規(guī)定進行銷毀。銷毀紙質(zhì)電票時，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司相關(guān)部門負責人批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。（三）安全保障1.加強對電票存儲系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對存儲系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)的問題。2.對存儲電票的電子介質(zhì)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。同時，建立數(shù)據(jù)恢復機制，定期進行數(shù)據(jù)備份恢復演練，以應對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。五、電票使用管理（一）入賬處理1.財務人員應在收到審核通過的電票后，及時將電票信息錄入財務核算系統(tǒng)，作為記賬憑證的附件。電票入賬時，應確保發(fā)票金額、稅額等信息與記賬憑證一致，并按照公司財務制度進行賬務處理。2.對于涉及電票的費用報銷、成本核算等業(yè)務，應嚴格按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批流程。審批通過后，方可進行電票的入賬操作。同時，應加強對電票入賬的審核監(jiān)督，防止虛假入賬等違規(guī)行為。（二）報銷管理1.員工在進行費用報銷時，應按照公司報銷制度的要求，提供真實、有效的電票作為報銷憑證。報銷電票時，應在報銷系統(tǒng)中上傳電票原件，并填寫相關(guān)報銷信息。2.財務部門在審核員工報銷電票時，應重點關(guān)注電票的真實性、合法性、關(guān)聯(lián)性以及報銷金額的合理性。對于不符合報銷規(guī)定的電票，應予以退回，并要求員工補充或更正相關(guān)信息。3.為方便員工報銷，公司可考慮建立電票報銷自助服務平臺，員工可通過平臺上傳電票、填寫報銷信息，并實時查詢報銷進度。財務部門在平臺上進行審核和支付操作，提高報銷效率。（三）稅務處理1.公司應按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，正確計算和繳納與電票相關(guān)的各項稅費。在進行增值稅申報時，應準確填寫電票的銷售額、銷項稅額等信息，并確保申報數(shù)據(jù)與電票開具及入賬情況一致。2.加強對電票稅務風險的管理，定期對電票開具、接收、使用等環(huán)節(jié)進行稅務自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的稅務問題。對于涉及電票的重大稅務事項，應及時咨詢稅務機關(guān)或?qū)I(yè)稅務顧問，確保公司稅務合規(guī)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對電票管理情況進行審計檢查，重點審查電票管理流程的執(zhí)行情況、發(fā)票信息的真實性和準確性、財務核算的合規(guī)性等。2.審計人員應通過查閱相關(guān)文件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、會計憑證等資料，實地訪談相關(guān)人員等方式，對電票管理活動進行全面審計。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查1.財務部門應定期對電票管理工作進行自查，確保電票管理符合公司規(guī)定和國家法律法規(guī)要求。自查內(nèi)容包括電票開具、接收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、數(shù)據(jù)準確性、安全保障措施等。2.對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并建立長效機制，防止問題再次發(fā)生。同時，財務部門應將自查情況及時報告公司管理層，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）違規(guī)處理1.對于在電票管理過程中違反本辦法規(guī)定的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、責令整改、辭退等。2.對于因電票管理違規(guī)行為給公司造成