監(jiān)事會(huì)公文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司監(jiān)事會(huì)公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司監(jiān)事會(huì)各類(lèi)公文的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：公文內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范，避免出現(xiàn)歧義或錯(cuò)誤。2.及時(shí)高效：公文處理應(yīng)遵循時(shí)效原則，確保公文及時(shí)傳遞、辦理，不得延誤。3.安全保密：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文管理，防止公文泄露。4.精簡(jiǎn)實(shí)用：公文應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，注重實(shí)效，避免冗長(zhǎng)繁瑣。（四）公文種類(lèi)1.決議：監(jiān)事會(huì)會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。2.決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。3.通知：傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。5.請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6.批復(fù)：答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。7.意見(jiàn)：對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8.函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。9.紀(jì)要：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。二、公文格式（一）一般要求1.頁(yè)面設(shè)置：公文用紙采用A4型紙，一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文一般用3號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題可用3號(hào)黑體字、3號(hào)楷體字或3號(hào)仿宋體加粗。3.排版規(guī)格：正文一般每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（二）特定格式1.版頭：由監(jiān)事會(huì)名稱(chēng)、“文件”二字、發(fā)文字號(hào)、分隔線等組成。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。2.主體：公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱(chēng)為主體。主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。3.版記：公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱(chēng)為版記。版記包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。三、公文起草（一）起草要求1.內(nèi)容要求：公文應(yīng)圍繞公司監(jiān)事會(huì)工作重點(diǎn)和實(shí)際需要，觀點(diǎn)明確，條理清晰，論據(jù)充分，文字精煉。2.格式要求：起草公文應(yīng)符合本辦法規(guī)定的格式要求，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。3.語(yǔ)言要求：公文語(yǔ)言應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)、莊重，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。（二）起草流程1.明確主題：根據(jù)工作需要，確定公文主題和主要內(nèi)容。2.收集資料：收集與公文主題相關(guān)的政策法規(guī)、公司文件、工作數(shù)據(jù)等資料，為公文起草提供依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)公文主題和內(nèi)容，擬定公文提綱，明確公文結(jié)構(gòu)和各部分要點(diǎn)。4.撰寫(xiě)初稿：按照公文提綱，撰寫(xiě)公文初稿，確保公文內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)密。5.審核修改：公文初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核修改，確保公文質(zhì)量。四、公文審核（一）審核原則1.合法性審核：審核公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求。2.準(zhǔn)確性審核：審核公文表述是否準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范。3.完整性審核：審核公文內(nèi)容是否完整、邏輯是否嚴(yán)密、附件是否齊全。4.規(guī)范性審核：審核公文格式是否符合本辦法規(guī)定的要求。（二）審核流程1.初審：公文起草完成后，先由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合工作實(shí)際、格式是否規(guī)范等。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文送監(jiān)事會(huì)辦公室進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文送監(jiān)事會(huì)主席進(jìn)行終審，重點(diǎn)審核公文是否符合監(jiān)事會(huì)工作要求、是否需要提交監(jiān)事會(huì)會(huì)議審議等。（三）審核意見(jiàn)反饋審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)公文提出審核意見(jiàn)，并反饋給起草人員。起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，直至公文通過(guò)審核。五、公文印發(fā)（一）印發(fā)流程1.登記編號(hào)：公文審核通過(guò)后，由監(jiān)事會(huì)辦公室進(jìn)行登記編號(hào)，確定公文印發(fā)份數(shù)和發(fā)放范圍。2.排版校對(duì)：根據(jù)公文格式要求，對(duì)公文進(jìn)行排版校對(duì)，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。3.印制蓋章：排版校對(duì)無(wú)誤后，進(jìn)行公文印制，并加蓋監(jiān)事會(huì)印章。4.分發(fā)存檔：公文印制完成后，按照發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)，并將公文原稿和印制件進(jìn)行存檔。（二）印發(fā)要求1.印制質(zhì)量：公文印制應(yīng)清晰、整潔、無(wú)差錯(cuò)，確保公文質(zhì)量。2.蓋章要求：公文蓋章應(yīng)清晰、端正，印章應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致。3.分發(fā)范圍：公文分發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)放范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小發(fā)放范圍。六、公文傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：對(duì)于需要紙質(zhì)存檔或傳遞的公文，應(yīng)通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要交換等方式進(jìn)行傳遞。2.電子傳遞：對(duì)于不需要紙質(zhì)存檔或傳遞的公文，可以通過(guò)電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進(jìn)行傳遞。（二）傳遞要求1.安全保密：公文傳遞過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文安全保密。2.及時(shí)準(zhǔn)確：公文傳遞應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保公文能夠按時(shí)送達(dá)收件人手中。3.簽收登記：公文傳遞過(guò)程中，收件人應(yīng)進(jìn)行簽收登記，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。七、公文保管（一）保管方式1.紙質(zhì)公文保管：對(duì)于紙質(zhì)公文，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、裝訂，并存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜中。2.電子公文保管：對(duì)于電子公文，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)、備份，并建立電子公文索引目錄，便于查詢(xún)和利用。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)、法律法規(guī)等方面的公文，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對(duì)于其他公文，應(yīng)根據(jù)公文性質(zhì)和重要程度，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（三）保管要求1.安全保密：公文保管過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文安全保密。2.定期檢查：定期對(duì)公文保管情況進(jìn)行檢查，確保公文完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.查閱利用：嚴(yán)格控制公文查閱利用范圍，查閱利用公文應(yīng)履行審批手續(xù)，并做好查閱利用記錄。八、公文歸檔（一）歸檔范圍本公司監(jiān)事會(huì)形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)公文，包括決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔流程1.整理分類(lèi)：公文辦理完畢后，由承辦人員按照檔案管理要求進(jìn)行整理分類(lèi)，確保公文分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)清晰。2.裝訂編目：對(duì)整理分類(lèi)后的公文進(jìn)行裝訂編目，編制公文目錄，便于查詢(xún)和利用。3.移交歸檔：裝訂編目完成后，將公文移交公司檔案室進(jìn)行歸檔保存。（三）歸檔要求1.齊全完整：歸檔公文應(yīng)齊全完整，確保公文內(nèi)容和相