預(yù)售庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)售庫存管理，規(guī)范預(yù)售庫存業(yè)務(wù)流程，確保庫存信息準(zhǔn)確、庫存安全完整、資金合理使用，提高公司運(yùn)營效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及預(yù)售業(yè)務(wù)的庫存管理活動，包括但不限于預(yù)售商品的采購、存儲、銷售及相關(guān)財務(wù)核算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則庫存數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映實際庫存情況，確保賬實相符。各項記錄和報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地反映預(yù)售庫存的增減變動及結(jié)存情況。2.安全性原則建立健全庫存安全管理制度，采取有效措施保障庫存商品的安全，防止庫存商品被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.效益性原則合理控制預(yù)售庫存水平，在滿足銷售需求的前提下，降低庫存成本，提高資金使用效率，實現(xiàn)公司效益最大化。4.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范預(yù)售庫存管理行為，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)收集、整理客戶預(yù)售訂單信息，及時傳遞給相關(guān)部門。2.跟蹤預(yù)售訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決客戶在預(yù)售過程中提出的問題。3.根據(jù)市場需求和銷售情況，合理預(yù)測預(yù)售商品的銷售數(shù)量和時間，為庫存管理提供依據(jù)。（二）采購部門1.根據(jù)銷售部門提供的預(yù)售訂單信息和庫存情況，制定采購計劃，確保按時、按質(zhì)、按量采購所需商品。2.選擇合格的供應(yīng)商，與其簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保采購商品符合要求。3.負(fù)責(zé)采購商品的到貨驗收工作，對驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，對不合格商品及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）倉儲部門1.負(fù)責(zé)預(yù)售商品的存儲管理，按照規(guī)定的存儲條件和方式存放商品，確保商品質(zhì)量不受影響。2.建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄預(yù)售商品的出入庫情況，定期進(jìn)行庫存盤點，保證賬實相符。3.根據(jù)銷售部門的發(fā)貨通知，及時、準(zhǔn)確地發(fā)貨，并做好發(fā)貨記錄。4.負(fù)責(zé)庫存商品的安全保衛(wèi)工作，防止庫存商品丟失、損壞等情況發(fā)生。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)預(yù)售庫存的財務(wù)核算，準(zhǔn)確記錄預(yù)售商品的采購成本、銷售收入等相關(guān)財務(wù)信息。2.定期對預(yù)售庫存進(jìn)行財務(wù)分析，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督預(yù)售庫存資金的使用情況，確保資金安全、合理使用。4.參與庫存盤點工作，對盤點結(jié)果進(jìn)行審核和賬務(wù)處理。（五）運(yùn)營管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善預(yù)售庫存管理相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決預(yù)售庫存管理過程中出現(xiàn)的問題。3.定期對預(yù)售庫存管理工作進(jìn)行評估和總結(jié)，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化管理流程和方法。三、預(yù)售庫存業(yè)務(wù)流程（一）預(yù)售訂單接收與處理1.銷售部門收到客戶預(yù)售訂單后，應(yīng)及時對訂單信息進(jìn)行審核，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。審核內(nèi)容包括客戶信息、商品信息、數(shù)量、價格、交貨時間等。2.對于審核通過的預(yù)售訂單，銷售部門應(yīng)將訂單信息及時傳遞給采購部門、倉儲部門和財務(wù)部門。傳遞方式可采用電子文檔、內(nèi)部系統(tǒng)等，確保信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。3.采購部門、倉儲部門和財務(wù)部門收到預(yù)售訂單信息后，應(yīng)分別按照各自職責(zé)進(jìn)行相應(yīng)的處理。采購部門根據(jù)訂單制定采購計劃，倉儲部門根據(jù)訂單安排庫存準(zhǔn)備，財務(wù)部門根據(jù)訂單進(jìn)行財務(wù)核算和資金安排。（二）采購管理1.采購部門根據(jù)銷售部門傳遞的預(yù)售訂單信息和庫存情況，結(jié)合市場供應(yīng)情況和采購周期，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等詳細(xì)信息。2.采購部門在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商延遲交貨、商品質(zhì)量不合格等，采購部門應(yīng)及時采取措施解決，并將相關(guān)情況反饋給銷售部門和其他相關(guān)部門。4.采購商品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉儲部門進(jìn)行驗收。倉儲部門應(yīng)按照相關(guān)驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行驗收，檢查商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對于驗收合格的商品，倉儲部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并將入庫信息及時傳遞給財務(wù)部門；對于驗收不合格的商品，倉儲部門應(yīng)及時與采購部門聯(lián)系，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）庫存管理1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)預(yù)售訂單和采購計劃，合理安排庫存存儲空間，確保庫存商品分類存放、擺放整齊，便于管理和盤點。2.建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄預(yù)售商品的出入庫情況。庫存臺賬應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時間、憑證號碼、經(jīng)手人等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬賬相符。3.定期對庫存商品進(jìn)行盤點，盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點。盤點時，應(yīng)確保盤點人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，按照規(guī)定的盤點方法和程序進(jìn)行操作，保證盤點結(jié)果準(zhǔn)確無誤。4.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，倉儲部門應(yīng)及時查明原因，并編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點時間、范圍、結(jié)果、差異原因分析及處理建議等內(nèi)容。財務(wù)部門根據(jù)盤點報告進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實相符。5.加強(qiáng)庫存商品的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火、防盜、防潮、防蟲等。定期檢查庫存商品的存儲狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保庫存商品的質(zhì)量不受影響。（四）銷售發(fā)貨管理1.銷售部門根據(jù)預(yù)售訂單的交貨時間，提前通知倉儲部門做好發(fā)貨準(zhǔn)備。倉儲部門接到發(fā)貨通知后，應(yīng)按照訂單要求及時組織發(fā)貨。2.發(fā)貨前，倉儲部門應(yīng)對發(fā)貨商品進(jìn)行再次核對，確保發(fā)貨商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等與訂單一致。核對無誤后，辦理發(fā)貨手續(xù)，并將發(fā)貨信息及時傳遞給銷售部門和財務(wù)部門。3.銷售部門應(yīng)及時跟蹤發(fā)貨情況，確保商品按時、準(zhǔn)確送達(dá)客戶手中。對于客戶反饋的發(fā)貨問題，如商品短缺、損壞等，銷售部門應(yīng)及時與倉儲部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并采取相應(yīng)的解決措施。4.財務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨信息確認(rèn)銷售收入，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。同時，對預(yù)售庫存進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)，確保財務(wù)核算準(zhǔn)確無誤。四、庫存監(jiān)控與預(yù)警（一）庫存監(jiān)控指標(biāo)1.庫存周轉(zhuǎn)率庫存周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均庫存余額該指標(biāo)反映了庫存商品的周轉(zhuǎn)速度，庫存周轉(zhuǎn)率越高，表明庫存商品周轉(zhuǎn)越快，庫存占用資金越少，庫存管理效率越高。2.庫存準(zhǔn)確率庫存準(zhǔn)確率=賬實相符的庫存數(shù)量/實際庫存數(shù)量×100%該指標(biāo)反映了庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性程度，庫存準(zhǔn)確率越高，表明庫存管理水平越高，越能為公司決策提供可靠的依據(jù)。3.安全庫存安全庫存是指為了防止因市場需求波動、供應(yīng)中斷等原因?qū)е聨齑娑倘倍O(shè)定的最低庫存數(shù)量。安全庫存的設(shè)定應(yīng)綜合考慮市場需求的不確定性、供應(yīng)周期、采購成本等因素。（二）預(yù)警機(jī)制1.設(shè)定庫存監(jiān)控指標(biāo)的合理范圍和預(yù)警閾值。當(dāng)庫存監(jiān)控指標(biāo)超出預(yù)警閾值時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信號。2.對于庫存周轉(zhuǎn)率過低的情況，預(yù)警信號提示可能存在庫存積壓風(fēng)險，應(yīng)及時分析原因，采取相應(yīng)措施，如調(diào)整采購計劃、促銷活動等，以提高庫存周轉(zhuǎn)率。3.對于庫存準(zhǔn)確率過低的情況，預(yù)警信號提示可能存在庫存管理混亂問題，應(yīng)加強(qiáng)庫存盤點和管理，查找數(shù)據(jù)差異原因，及時進(jìn)行糾正，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.當(dāng)庫存水平低于安全庫存時，預(yù)警信號提示可能存在庫存短缺風(fēng)險，應(yīng)及時安排采購，確保商品供應(yīng)滿足銷售需求。（三）監(jiān)控與分析1.運(yùn)營管理部門負(fù)責(zé)定期收集和分析庫存監(jiān)控數(shù)據(jù)，生成庫存監(jiān)控報告。庫存監(jiān)控報告應(yīng)包括各項庫存監(jiān)控指標(biāo)的實際執(zhí)行情況、與預(yù)警閾值的對比分析、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。2.根據(jù)庫存監(jiān)控報告，運(yùn)營管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門召開庫存分析會議，共同探討庫存管理中存在的問題，制定改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)措施的執(zhí)行情況，確保庫存管理水平不斷提高。3.財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合庫存監(jiān)控數(shù)據(jù)，對庫存資金占用情況進(jìn)行分析，評估庫存管理對公司財務(wù)狀況的影響，為公司決策提供財務(wù)支持。五、庫存盤點管理（一）盤點計劃1.運(yùn)營管理部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，制定年度庫存盤點計劃。庫存盤點計劃應(yīng)明確盤點時間、范圍、方式、人員安排等內(nèi)容。2.盤點時間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對清淡的時期進(jìn)行，以減少對正常業(yè)務(wù)的影響。盤點范圍應(yīng)涵蓋公司所有涉及預(yù)售業(yè)務(wù)的庫存商品。3.盤點方式可采用實地盤點法，即對庫存商品進(jìn)行逐一清點。盤點人員應(yīng)包括倉儲部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門的人員，確保盤點工作的全面性和準(zhǔn)確性。（二）盤點準(zhǔn)備1.在盤點前，倉儲部門應(yīng)將庫存商品進(jìn)行整理和分類，確保庫存商品擺放整齊、標(biāo)識清晰，便于盤點。同時，應(yīng)核對庫存臺賬，確保賬賬相符。2.財務(wù)部門應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)的盤點表單，如盤點表、盤存單等。盤點表單應(yīng)設(shè)計合理，內(nèi)容完整，能夠準(zhǔn)確記錄盤點結(jié)果。3.組織盤點人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉盤點流程和方法，明確各自的職責(zé)和任務(wù)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括盤點的目的、范圍、方法、時間安排、注意事項等。（三）盤點實施1.按照盤點計劃，組織盤點人員對庫存商品進(jìn)行實地盤點。盤點過程中，盤點人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，逐一清點庫存商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，并如實記錄在盤點表單上。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如賬實不符、商品損壞等，應(yīng)及時查明原因，并在盤點表單上注明。同時，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如調(diào)整庫存臺賬、修復(fù)或報廢損壞商品等。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將盤點表單匯總整理，形成盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點時間、范圍、結(jié)果、差異原因分析及處理建議等內(nèi)容。（四）盤點結(jié)果處理1.財務(wù)部門根據(jù)盤點報告進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實相符。對于盤盈的庫存商品，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，增加庫存資產(chǎn)；對于盤虧的庫存商品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，按照規(guī)定進(jìn)行核銷；屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任，并要求其賠償損失。2.運(yùn)營管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果，對庫存管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，查找存在的問題和不足，制定改進(jìn)措施，不斷完善庫存管理制度和流程。3.將盤點結(jié)果及處理情況向公司管理層匯報，為公司決策提供參考依據(jù)。六、庫存成本核算與控制（一）庫存成本構(gòu)成1.采購成本采購成本包括商品的購買價格、運(yùn)輸費(fèi)用、裝卸費(fèi)用、保險費(fèi)用等。采購成本應(yīng)按照實際發(fā)生額進(jìn)行核算，并在采購商品入庫時計入庫存成本。2.存儲成本存儲成本包括倉儲設(shè)施費(fèi)用、庫存管理人員工資、庫存商品損耗、庫存資金占用利息等。存儲成本應(yīng)按照一定的方法進(jìn)行分?jǐn)?，并在庫存商品存續(xù)期間計入庫存成本。3.缺貨成本缺貨成本是指由于庫存短缺導(dǎo)致的銷售損失、客戶流失等成本。缺貨成本應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行估算，并在庫存管理決策中予以考慮。（二）成本核算方法1.先進(jìn)先出法先進(jìn)先出法是指先購入的商品先發(fā)出，按照購入的先后順序確定發(fā)出商品的成本。采用先進(jìn)先出法進(jìn)行庫存成本核算，能夠準(zhǔn)確反映庫存商品的實際流轉(zhuǎn)情況，但在物價波動較大時，可能會導(dǎo)致庫存成本與實際成本存在一定差異。2.加權(quán)平均法加權(quán)平均法是指以本月全部進(jìn)貨數(shù)量加上月初存貨數(shù)量作為權(quán)數(shù)，去除本月全部進(jìn)貨成本加上月初存貨成本，計算出存貨的加權(quán)平均單位成本，以此為基礎(chǔ)計算本月發(fā)出存貨的成本和期末存貨的成本。采用加權(quán)平均法進(jìn)行庫存成本核算，計算方法相對簡單，能夠平滑物價波動對庫存成本的影響，但不能準(zhǔn)確反映庫存商品的實際流轉(zhuǎn)情況。3.個別計價法個別計價法是指逐一辨認(rèn)各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購進(jìn)批別或生產(chǎn)批別，分別按其購入或生產(chǎn)時所確定的單位成本計算各批發(fā)出存貨和期末存貨的成本。采用個別計價法進(jìn)行庫存成本核算，能夠準(zhǔn)確反映庫存商品的實際成本，但核算工作量較大，適用于能夠分清批次的庫存商品。公司應(yīng)根據(jù)自身實際情況，選擇合適的庫存成本核算方法，并保持核算方法的一致性，不得隨意變更。（三）成本控制措施1.優(yōu)化采購管理通過與供應(yīng)商談判、集中采購、優(yōu)化采購批量等方式，降低采購成本。同時，加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督和管理，確保采購商品的質(zhì)量和價格合理。2.合理控制庫存水平根據(jù)市場需求和銷售情況，合理預(yù)測庫存需求，制定科學(xué)的庫存計劃，避免庫存積壓或缺貨。同時，加強(qiáng)庫存監(jiān)控和預(yù)警，及時調(diào)整庫存水平，降低庫存成本。3.提高倉儲管理效率優(yōu)化倉儲布局，合理安排存儲空間，提高倉儲設(shè)施的利用率。加強(qiáng)庫存商品的保管和養(yǎng)護(hù)，減少庫存商品的損耗。同時，提高庫存管理人員的工作效率，降低人工成本。4