鐵路總公司文件管理制度一、總則1.1目的本文件管理制度旨在規(guī)范鐵路總公司文件的起草、審核、發(fā)布、執(zhí)行、歸檔及廢止等流程，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，提高公司工作效率，保障各項(xiàng)工作的順利開展，促進(jìn)鐵路事業(yè)的健康發(fā)展。1.2適用范圍本制度適用于鐵路總公司機(jī)關(guān)各部門、各直屬單位以及下屬各級單位涉及的各類文件管理工作，包括但不限于行政公文、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、會議文件等。1.3基本原則1.合法性原則：文件的制定必須符合國家法律法規(guī)以及鐵路行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，不得與之相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司的決策意圖和工作要求，語言表達(dá)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生歧義。3.規(guī)范性原則：文件格式、編號、排版等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.時效性原則：文件應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要及時制定、修訂和廢止，確保其與公司發(fā)展形勢和業(yè)務(wù)需求相適應(yīng)。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號2.1文件分類1.行政公文：包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等，用于傳達(dá)公司決策、部署工作、協(xié)調(diào)事項(xiàng)等。2.業(yè)務(wù)文件：涵蓋公司在運(yùn)輸生產(chǎn)、安全管理、工程建設(shè)、經(jīng)營開發(fā)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域所制定的規(guī)范性文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)工作的開展。3.技術(shù)文件：包含鐵路工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)研究報告、設(shè)備技術(shù)資料等，為鐵路技術(shù)創(chuàng)新、工程建設(shè)和設(shè)備維護(hù)提供技術(shù)支持。4.會議文件：如會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等，記錄會議內(nèi)容，明確會議決策事項(xiàng)，推動會議精神的貫徹落實(shí)。2.2文件編號1.編號規(guī)則行政公文編號：采用“年份+發(fā)文機(jī)關(guān)代字+發(fā)文順序號”的格式。例如，鐵總發(fā)〔20XX〕XX號，其中“鐵總發(fā)”為鐵路總公司發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“20XX”為年份，“XX”為發(fā)文順序號。業(yè)務(wù)文件編號：根據(jù)文件所屬業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類編號，如“運(yùn)XXXXXX”，其中“運(yùn)”表示運(yùn)輸業(yè)務(wù)領(lǐng)域，“XX”為業(yè)務(wù)類別代碼，“XXXX”為文件順序號。技術(shù)文件編號：按照技術(shù)文件的專業(yè)分類和版本號進(jìn)行編號，如“工橋涵20XXVX”，“工”表示工程領(lǐng)域，“橋涵”為專業(yè)類別，“20XX”為編制年份，“VX”為版本號。會議文件編號：以會議名稱和召開年份為基礎(chǔ)進(jìn)行編號，如“總公司XX年第X次工作會議紀(jì)要20XX”。2.編號管理文件編號由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制和管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。各部門、各單位在起草文件時，應(yīng)及時向辦公室申請文件編號，并按照規(guī)定格式填寫相關(guān)信息。三、文件起草3.1起草職責(zé)1.主辦部門：負(fù)責(zé)文件的起草工作，應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，明確文件的主題、內(nèi)容框架和主要觀點(diǎn)，確保文件具有針對性和可操作性。2.協(xié)辦部門：對于涉及多個部門業(yè)務(wù)的文件，主辦部門應(yīng)會同相關(guān)協(xié)辦部門共同起草，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)資料和意見建議。3.2起草要求1.內(nèi)容要求文件應(yīng)圍繞公司中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、措施和責(zé)任分工。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實(shí)清楚，引用的法律法規(guī)、政策文件和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)注明出處。語言簡潔明了，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式，對于專業(yè)術(shù)語應(yīng)進(jìn)行必要的解釋。2.格式要求按照公司統(tǒng)一規(guī)定的文件格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于+事由+的+文種”的結(jié)構(gòu)，如“關(guān)于加強(qiáng)鐵路運(yùn)輸安全管理的通知”。正文應(yīng)層次分明，段落清晰，一般分為開頭、主體和結(jié)尾三部分。開頭簡要說明文件的目的、依據(jù)和背景；主體詳細(xì)闡述工作內(nèi)容、要求和措施；結(jié)尾提出執(zhí)行要求或明確工作時限等。四、文件審核4.1審核流程1.部門初審：文件起草完成后，主辦部門應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、語言通順。審核通過后，將文件提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。2.部門負(fù)責(zé)人初審：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、質(zhì)量和必要性進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審核文件是否符合公司政策和工作要求，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，是否存在重大問題或風(fēng)險。初審?fù)ㄟ^后，簽署審核意見并提交至公司辦公室。3.辦公室審核：公司辦公室收到文件后，對文件的格式、編號、行文規(guī)則等進(jìn)行審核，并對文件內(nèi)容進(jìn)行綜合把關(guān)。對于涉及多個部門的文件，辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽審核，確保文件的準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性。審核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對文件進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核文件的政策導(dǎo)向、業(yè)務(wù)合理性和對公司整體工作的影響。審批通過后，簽署審批意見。對于重要文件，需提交總經(jīng)理或董事長審定。5.總經(jīng)理或董事長審定：總經(jīng)理或董事長對涉及公司重大決策、重要政策、全局性工作等文件進(jìn)行最終審定，確保文件符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和整體利益。審定通過后，文件方可進(jìn)入發(fā)布程序。4.2審核內(nèi)容1.合法性審核：文件是否符合國家法律法規(guī)、鐵路行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.準(zhǔn)確性審核：文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映工作實(shí)際，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確可靠，文字表述是否清晰無誤。3.協(xié)調(diào)性審核：文件與公司其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致，是否存在重復(fù)、矛盾或沖突之處。4.必要性審核：文件是否確有制定的必要，是否能夠解決實(shí)際問題，是否符合公司精簡文件、提高效率的要求。5.格式規(guī)范性審核：文件格式是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定，編號是否正確，排版是否規(guī)范。五、文件發(fā)布5.1發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件發(fā)布：對于需要正式行文、傳達(dá)至各級單位和部門的文件，采用紙質(zhì)文件發(fā)布方式。由公司辦公室統(tǒng)一印制文件，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。2.電子文件發(fā)布：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子平臺發(fā)布文件，方便快捷地傳達(dá)文件精神。對于一般性文件、參考資料等，可通過電子文件形式發(fā)布。5.2發(fā)布范圍1.行政公文：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定行政公文的主送單位、抄送單位和印發(fā)范圍。主送單位為文件執(zhí)行的主要對象，抄送單位為相關(guān)部門和單位，印發(fā)范圍根據(jù)實(shí)際情況確定。2.業(yè)務(wù)文件：業(yè)務(wù)文件的發(fā)布范圍應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作的覆蓋范圍和執(zhí)行要求確定，確保相關(guān)部門和人員能夠及時獲取文件信息并遵照執(zhí)行。3.技術(shù)文件：技術(shù)文件的發(fā)布范圍主要涉及鐵路工程建設(shè)、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)研發(fā)等相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的部門和人員，以保證技術(shù)信息的準(zhǔn)確傳遞和有效應(yīng)用。4.會議文件：會議文件的發(fā)布范圍為參會人員以及需要傳達(dá)會議精神的相關(guān)部門和單位，確保會議決策事項(xiàng)得到及時貫徹落實(shí)。5.3發(fā)布時間1.緊急文件：對于涉及突發(fā)事件、緊急工作任務(wù)等需要立即傳達(dá)和執(zhí)行的文件，應(yīng)在審核通過后盡快發(fā)布，確保文件能夠及時發(fā)揮作用。2.常規(guī)文件：常規(guī)文件應(yīng)按照公司規(guī)定的發(fā)文計(jì)劃和流程進(jìn)行發(fā)布，確保文件發(fā)布的及時性和規(guī)律性。一般情況下，文件應(yīng)在審核通過后的[X]個工作日內(nèi)發(fā)布。六、文件執(zhí)行與監(jiān)督6.1文件執(zhí)行1.傳達(dá)部署：各部門、各單位在收到文件后，應(yīng)及時組織傳達(dá)學(xué)習(xí)，確保文件精神傳達(dá)到每一位員工。對于涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)牽頭組織協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)文件的貫徹落實(shí)。2.制定措施：各部門、各單位應(yīng)根據(jù)文件要求，結(jié)合本部門、本單位實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施方案和工作措施，明確責(zé)任分工和工作時限，確保文件各項(xiàng)要求得到有效執(zhí)行。3.跟蹤反饋：在文件執(zhí)行過程中，各部門、各單位應(yīng)加強(qiáng)跟蹤檢查，及時掌握文件執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于執(zhí)行過程中遇到的困難和問題，應(yīng)及時向上級部門反饋，以便及時調(diào)整和完善相關(guān)政策措施。6.2監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司辦公室會同相關(guān)部門定期對文件執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文件的傳達(dá)學(xué)習(xí)、措施制定、工作落實(shí)等方面的情況。檢查結(jié)果應(yīng)形成報告，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.專項(xiàng)督查：對于涉及公司重點(diǎn)工作、重大項(xiàng)目等文件的執(zhí)行情況，公司將組織開展專項(xiàng)督查，確保文件要求得到嚴(yán)格落實(shí)。專項(xiàng)督查可采取實(shí)地調(diào)研、聽取匯報、查閱資料等方式進(jìn)行。3.考核評價：將文件執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對執(zhí)行不力的部門和單位進(jìn)行通報批評，并按照績效考核辦法進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。對執(zhí)行效果顯著的部門和單位，給予表彰和獎勵。七、文件歸檔與保管7.1歸檔范圍1.行政公文：包括公司制發(fā)的各類行政公文以及上級單位下發(fā)的與公司工作相關(guān)的行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：涵蓋公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件，如業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)資料、合同協(xié)議、工作記錄等。3.技術(shù)文件：包括鐵路工程建設(shè)、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)研發(fā)等方面的技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、試驗(yàn)報告、技術(shù)總結(jié)等。4.會議文件：如會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等，以及與會議相關(guān)的其他文件資料。7.2歸檔要求1.整理規(guī)范：文件歸檔前應(yīng)進(jìn)行整理，按照文件的形成時間、類別、來源等進(jìn)行分類排序，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。2.編號清晰：對歸檔文件進(jìn)行編號，編制歸檔目錄，便于查找和管理。編號應(yīng)與文件編號相對應(yīng)，確保文件的唯一性和可追溯性。3.裝訂整齊：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件牢固、整齊，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。4.電子文件歸檔：對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。7.3保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的文件等，應(yīng)進(jìn)行永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)其重要程度和參考價值，確定保管期限為[X]年、[X]年或[X]年等。定期保管的文件到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.4保管責(zé)任1.檔案部門：公司檔案部門負(fù)責(zé)文件的集中歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。2.部門保管：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理和保管工作，并按照公司檔案部門的要求定期將文件移交歸檔。3.保管環(huán)境：檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、文件廢止與修訂8.1文件廢止1.廢止情形文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策文件等發(fā)生重大變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容與現(xiàn)行規(guī)定不符的。文件所涉及的工作任務(wù)已經(jīng)完成或不再執(zhí)行的。文件存在嚴(yán)重錯誤或漏洞，經(jīng)評估已不具備繼續(xù)執(zhí)行價值的。其他需要廢止的情形。2.廢止程序由文件主辦部門或相關(guān)部門提出文件廢止申請，說明廢止的原因和依據(jù)。經(jīng)公司辦公室審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由公司辦公室發(fā)布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱、編號和廢止日期，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)和相關(guān)文件發(fā)布平臺上進(jìn)行公示。8.2文件修訂1.修訂情形文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策文件等發(fā)生變化，需要對文件內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的。文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要對文件進(jìn)行補(bǔ)充、完善或修正的。公司工作重點(diǎn)、業(yè)