教育托管采購管理辦法總則目的為規(guī)范教育托管機構(gòu)的采購行為，加強采購管理，確保采購活動合法、合規(guī)、有序進行，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本教育托管機構(gòu)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于教學用品、辦公用品、食品、設備設施等的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得有歧視或偏袒行為。3.公開透明原則：采購信息應公開透明，接受機構(gòu)內(nèi)部及相關部門的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。采購組織與職責采購決策機構(gòu)設立采購決策小組，由機構(gòu)負責人、財務負責人、教學主管等相關人員組成。負責審議采購計劃、采購預算、重大采購項目等，對采購活動進行決策和監(jiān)督。采購執(zhí)行部門指定專門的采購部門或人員負責具體的采購執(zhí)行工作。其職責包括：1.根據(jù)采購需求，制定采購計劃和采購方案。2.收集供應商信息，進行供應商篩選、評估和管理。3.組織采購談判、招標、詢價等采購活動，簽訂采購合同。4.跟進采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.整理和歸檔采購文件及資料。其他相關部門職責1.教學部門：提出教學用品等采購需求，參與采購物品的驗收工作，確保采購物品符合教學要求。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核。3.質(zhì)量監(jiān)督部門：對采購物品的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查，參與采購物品的驗收工作。采購計劃與預算采購計劃制定1.各部門應根據(jù)教學、運營等工作需要，提前制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、需求時間等詳細信息。2.采購部門匯總各部門采購計劃，結(jié)合機構(gòu)實際情況進行審核和調(diào)整，形成年度采購總計劃，并報采購決策小組審議通過。采購預算編制1.財務部門根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格行情和機構(gòu)財務狀況，編制采購預算。采購預算應包括采購項目、預算金額、資金來源等內(nèi)容。2.采購預算經(jīng)采購決策小組審議通過后，作為采購活動的資金控制依據(jù)。在采購過程中，應嚴格控制采購支出，確保不超出預算范圍。供應商管理供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。2.根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出符合要求的潛在供應商，并進行實地考察或資質(zhì)審核?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、信譽狀況等。3.對于重要采購項目，應采用招標、邀請招標、競爭性談判等方式選擇供應商。招標應按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行，發(fā)布招標公告，接受供應商投標，組織評標委員會進行評標，確定中標供應商。供應商評估與考核1.建立供應商評估機制，定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估。評估結(jié)果作為供應商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對于評估不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、終止合作等，并在供應商信息庫中進行標注。3.鼓勵供應商不斷改進和提高，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，如優(yōu)先合作、增加采購份額等。采購方式與程序采購方式1.招標采購：適用于金額較大、技術(shù)復雜、競爭充分的采購項目。通過發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商投標，按照評標標準確定中標供應商。2.邀請招標采購：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。3.競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。4.詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。向多家供應商發(fā)出詢價單，對報價進行比較，確定成交供應商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購程序1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要填寫采購申請表，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請表后，進行初步審核，對于符合采購計劃和預算的申請，報采購決策小組審批。采購決策小組根據(jù)采購金額大小等情況進行審批，審批通過后下達采購任務。3.采購實施：采購部門按照批準的采購方式和采購程序組織采購活動。對于招標采購項目，應按照招標文件要求編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作；對于邀請招標、競爭性談判、詢價采購等項目，應按照相關規(guī)定組織采購活動。在采購過程中，應與供應商進行充分溝通和協(xié)商，確保采購合同條款合理、明確。4.合同簽訂：采購部門與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。5.采購驗收：采購物品到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量監(jiān)督部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物品，應及時與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。6.采購付款：財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請，按照規(guī)定的付款方式和付款時間支付采購款項。在付款過程中，應嚴格審核發(fā)票等相關憑證，確保付款的真實性、合法性和準確性。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，條款應清晰、準確、完整。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交財務部門、法律部門等相關人員進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及合同風險等方面。審核通過后，由機構(gòu)負責人或授權(quán)代表簽字蓋章。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相關工作的銜接。合同執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應商的交貨進度、質(zhì)量狀況等信息。對于供應商未按照合同約定履行義務的情況，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以解決。2.財務部門應按照采購合同的約定，及時支付采購款項。同時，應監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全、合理使用。3.質(zhì)量監(jiān)督部門應按照采購合同的質(zhì)量標準，對采購物品進行質(zhì)量監(jiān)督和檢查。對于質(zhì)量不符合要求的物品，應及時通知采購部門和供應商，要求其采取整改措施。合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因一方嚴重違約或其他原因需要解除采購合同的，雙方應按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)。解除合同后，雙方應按照約定進行結(jié)算和清理。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。對于高風險等級的采購項目，應重點關注和監(jiān)控。風險應對措施1.供應商違約風險應對：在選擇供應商時，應嚴格考察供應商的信譽狀況和履約能力，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，約定違約責任。同時，加強對供應商的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商違約問題。2.質(zhì)量風險應對：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，加強對采購物品的質(zhì)量檢驗和驗收工作。對于質(zhì)量不符合要求的物品，應及時與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。同時，要求供應商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務。3.價格風險應對：加強市場調(diào)研，了解市場價格行情，合理制定采購預算和采購價格。在采購過程中，通過招標、詢價等方式，選擇價格合理的供應商。同時，與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時的價格調(diào)整方式。4.法律風險應對：加強對采購法律法規(guī)和政策的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在簽訂采購合同前，應將合同草案提交法律部門進行審核，避免合同條款存在法律風險。同時，在采購過程中，如遇到法律問題，應及時咨詢法律專業(yè)人士。采購信息管理采購文件管理1.采購部門應妥善保管采購過程中產(chǎn)生的各類文件，包括采購申請表、采購計劃、采購預算、招標文件、投標文件、采購合同、驗收報告等。2.采購文件應按照類別和時間順序進行整理和歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。檔案保存期限應符合相關法律法規(guī)和機構(gòu)規(guī)定的要求。采購信息統(tǒng)計與分析1.采購部門應定期對采購信息進行統(tǒng)計和分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購物品類別、供應商分布等。通過統(tǒng)計分析，了解采購活動的規(guī)律和趨勢，為采購決策提供依據(jù)。2.根據(jù)采購信息統(tǒng)計與分析結(jié)果，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購管理流程，提高采購管理水平。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.機構(gòu)內(nèi)部設立監(jiān)督部門或指定專人負責對采購活動進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況、采購物品的質(zhì)量情況等。2.監(jiān)督部門應定