核對檔案查閱管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司檔案查閱管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案查閱行為，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工對公司各類檔案的查閱管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案查閱活動合法合規(guī)。2.堅持檔案查閱與保密相結(jié)合的原則，在保障檔案信息合理利用的同時，確保檔案信息安全。3.遵循方便利用、提高效率的原則，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案查閱范圍（一）公司行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；會議紀要、決議；工作計劃、總結(jié)；各類請示、報告等。（二）人事檔案員工入職、離職資料；勞動合同、薪酬福利記錄；培訓(xùn)檔案、績效考核檔案；員工獎懲記錄等。（三）財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表；財務(wù)審計報告；稅務(wù)申報資料；資金往來記錄等。（四）業(yè)務(wù)檔案各類項目合同、協(xié)議；業(yè)務(wù)往來信函、訂單；市場調(diào)研報告；技術(shù)研發(fā)資料等。三、查閱流程（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）申請審批1.檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請內(nèi)容進行初審，核實申請理由是否充分、查閱范圍是否合理。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門向查閱申請人發(fā)放《檔案查閱通知書》，告知查閱時間、地點、注意事項等。（三）檔案查閱1.查閱申請人憑《檔案查閱通知書》和有效身份證件到檔案管理部門指定地點查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員按照規(guī)定查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。（四）查閱歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)立即報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、查閱權(quán)限（一）一般查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因日常工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案。（二）特殊查閱權(quán)限1.涉及公司重大決策、核心機密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準。2.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。五、檔案保密管理（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱人員應(yīng)嚴格按照批準的查閱范圍和要求查閱檔案，不得擅自擴大查閱范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)備，確保檔案存放安全。2.對涉及機密的檔案，應(yīng)進行單獨存放，并采取加密存儲、限制訪問等措施。3.在檔案查閱過程中，嚴禁使用手機、相機等設(shè)備對檔案內(nèi)容進行拍照、錄像。如需復(fù)制檔案，應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和方式進行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案查閱管理情況進行審計監(jiān)督，檢查查閱流程是否規(guī)范、查閱權(quán)限是否合規(guī)、檔案保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱記錄進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱檔案。2.超出批準范圍查閱檔案。3.泄露檔案內(nèi)容。4.擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。5.未按規(guī)定歸還檔案或造成檔案損壞、丟失。（二）處理措施1.對于違反檔案查閱管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，將依法移送司法機關(guān)處理。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司檔案管理部門負