海螺集團(tuán)接待管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范海螺集團(tuán)接待管理工作，展示公司良好形象，加強(qiáng)與各界的溝通交流，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于海螺集團(tuán)總部及所屬各單位的接待活動(dòng)，包括但不限于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府部門、合作伙伴、客戶等來(lái)訪的接待安排。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、友好的態(tài)度接待來(lái)訪人員，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，確保來(lái)訪人員感受到海螺集團(tuán)的尊重和關(guān)懷。2.務(wù)實(shí)節(jié)儉原則：接待工作要注重實(shí)效，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，做到務(wù)實(shí)節(jié)儉。3.對(duì)口接待原則：根據(jù)來(lái)訪人員的身份和目的，確定對(duì)口接待部門和人員，確保接待工作的針對(duì)性和專業(yè)性。4.合規(guī)合法原則：接待活動(dòng)要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)定，確保接待工作合法合規(guī)。二、接待組織與職責(zé)（一）接待組織架構(gòu)成立海螺集團(tuán)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，辦公室、黨群工作部、財(cái)務(wù)部、行政管理部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在辦公室，負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和日常管理。（二）職責(zé)分工1.接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定接待工作的方針政策和重大事項(xiàng)決策。協(xié)調(diào)解決接待工作中的重大問題。2.辦公室負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和組織實(shí)施。制定接待工作計(jì)劃和方案。安排接待人員和車輛。負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的審核和報(bào)銷。3.黨群工作部負(fù)責(zé)安排來(lái)訪人員的宣傳報(bào)道和企業(yè)文化交流活動(dòng)。協(xié)助做好接待現(xiàn)場(chǎng)的氛圍營(yíng)造和文化展示。4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的預(yù)算編制和審核。監(jiān)督接待費(fèi)用的使用情況。5.行政管理部負(fù)責(zé)接待場(chǎng)所的安排和布置。提供餐飲、住宿等后勤保障服務(wù)。6.對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)與來(lái)訪人員的前期溝通和對(duì)接，了解來(lái)訪目的、行程安排等信息。協(xié)助制定具體的接待方案，負(fù)責(zé)接待過程中的業(yè)務(wù)交流和陪同介紹。負(fù)責(zé)接待后續(xù)的跟進(jìn)和反饋工作。三、接待分類與標(biāo)準(zhǔn)（一）接待分類1.重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪：指黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)等來(lái)訪。2.政府部門來(lái)訪：指各級(jí)政府部門及其工作人員來(lái)訪。3.合作伙伴來(lái)訪：指與海螺集團(tuán)有業(yè)務(wù)合作關(guān)系的企業(yè)、機(jī)構(gòu)等來(lái)訪。4.客戶來(lái)訪：指海螺集團(tuán)的客戶、供應(yīng)商等來(lái)訪。5.其他來(lái)訪：指其他因工作需要來(lái)訪的人員。（二）接待標(biāo)準(zhǔn)1.重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪接待規(guī)格：由集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)親自接待，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人陪同。接待安排：根據(jù)來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)的身份和行程，安排專門的接待方案，包括參觀考察、座談會(huì)、宴請(qǐng)等。接待費(fèi)用：實(shí)報(bào)實(shí)銷，確保接待工作的順利進(jìn)行。2.政府部門來(lái)訪接待規(guī)格：根據(jù)來(lái)訪部門的級(jí)別和重要程度，由相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人接待。接待安排：安排參觀公司展廳、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等，介紹公司發(fā)展情況和業(yè)務(wù)工作。根據(jù)需要安排座談會(huì)或工作匯報(bào)會(huì)。接待費(fèi)用：嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待。3.合作伙伴來(lái)訪接待規(guī)格：根據(jù)合作伙伴的重要程度和合作項(xiàng)目的規(guī)模，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)接待。接待安排：安排參觀公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門、實(shí)驗(yàn)室等，介紹公司產(chǎn)品和技術(shù)優(yōu)勢(shì)。組織業(yè)務(wù)洽談會(huì)或合作交流活動(dòng)。接待費(fèi)用：按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，注重接待效果和合作意向的達(dá)成。4.客戶來(lái)訪接待規(guī)格：根據(jù)客戶的重要程度和業(yè)務(wù)往來(lái)情況，由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員接待。接待安排：安排參觀公司生產(chǎn)車間、產(chǎn)品展示區(qū)等，介紹公司產(chǎn)品特點(diǎn)和服務(wù)流程。組織客戶座談會(huì)或產(chǎn)品推介會(huì)。接待費(fèi)用：合理控制接待費(fèi)用，以促進(jìn)業(yè)務(wù)合作和客戶滿意度為目標(biāo)。5.其他來(lái)訪接待規(guī)格：根據(jù)來(lái)訪人員的具體情況，由相關(guān)部門或人員進(jìn)行接待。接待安排：根據(jù)來(lái)訪目的和需求，提供必要的接待服務(wù)，如參觀、交流等。接待費(fèi)用：嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保費(fèi)用合理合規(guī)。四、接待流程（一）接待申請(qǐng)1.對(duì)口接待部門或相關(guān)人員收到來(lái)訪信息后，應(yīng)及時(shí)填寫《海螺集團(tuán)接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明來(lái)訪人員的基本情況、來(lái)訪目的、行程安排、接待規(guī)格等內(nèi)容。2.將《接待申請(qǐng)表》提交至辦公室，由辦公室進(jìn)行初步審核。（二）方案制定1.辦公室根據(jù)審核后的《接待申請(qǐng)表》，會(huì)同相關(guān)部門制定具體的接待方案。接待方案應(yīng)包括接待時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排、活動(dòng)內(nèi)容、餐飲住宿安排、車輛調(diào)度等詳細(xì)信息。2.接待方案經(jīng)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過后實(shí)施。（三）準(zhǔn)備工作1.辦公室按照接待方案的要求，安排接待人員和車輛，提前與來(lái)訪人員溝通確認(rèn)行程安排。2.行政管理部負(fù)責(zé)接待場(chǎng)所的布置和清潔，準(zhǔn)備好必要的辦公用品、宣傳資料等。3.黨群工作部根據(jù)需要安排宣傳報(bào)道人員，準(zhǔn)備好相關(guān)的攝影、攝像設(shè)備。4.財(cái)務(wù)部根據(jù)接待方案編制接待費(fèi)用預(yù)算，確保接待費(fèi)用的合理安排。（四）接待實(shí)施1.接待人員提前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接來(lái)訪人員，引導(dǎo)來(lái)訪人員前往接待場(chǎng)所。2.按照接待方案的安排，組織來(lái)訪人員進(jìn)行參觀考察、座談會(huì)、宴請(qǐng)等活動(dòng)。在活動(dòng)過程中，接待人員要熱情周到，做好服務(wù)工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。3.加強(qiáng)與來(lái)訪人員的溝通交流，及時(shí)了解來(lái)訪人員的需求和意見，做好記錄和反饋工作。（五）接待總結(jié)1.接待工作結(jié)束后，對(duì)口接待部門應(yīng)及時(shí)撰寫接待工作總結(jié)，總結(jié)接待工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)建議。2.將接待工作總結(jié)提交至辦公室，辦公室匯總后向接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)接待費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司規(guī)定。五、接待費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部每年年初根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況和接待工作實(shí)際需求，編制接待費(fèi)用預(yù)算。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)接待活動(dòng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和支出范圍。2.接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司審批后執(zhí)行，原則上不得突破預(yù)算。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定進(jìn)行審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。2.報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供《接待申請(qǐng)表》、接待方案、發(fā)票、費(fèi)用清單等相關(guān)資料，經(jīng)審批后予以報(bào)銷。3.接待費(fèi)用應(yīng)?？顚Ｓ茫坏门沧魉?。（三）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部定期對(duì)接待費(fèi)用的使用情況進(jìn)行檢查和分析，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.審計(jì)部門對(duì)接待費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。六、接待紀(jì)律與要求（一）遵守紀(jì)律1.接待人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，保守公司機(jī)密。2.不得擅自提高接待標(biāo)準(zhǔn)，不得超范圍接待。3.嚴(yán)禁在接待活動(dòng)中接受禮品、禮金、有價(jià)證券等。（二）注重形象1.接待人員要注重自身形象，著裝整潔得體，言行舉止文明禮貌。2.以熱情、專業(yè)的態(tài)度對(duì)待來(lái)訪人員，展示海螺集團(tuán)良好的企業(yè)形象。（三）優(yōu)