文件分類保密管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件分類保密管理，確保公司文件信息的安全與機(jī)密性，防止文件泄露、丟失或不當(dāng)使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在文件處理過程中的分類保密管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)保密標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.分級(jí)分類原則：根據(jù)文件的敏感程度、重要性等因素進(jìn)行分級(jí)分類管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉文件內(nèi)容的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。4.全程管控原則：對(duì)文件從生成、傳遞、存儲(chǔ)到銷毀的全過程進(jìn)行保密監(jiān)控和管理。二、文件分類（一）絕密文件1.定義：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)信息等具有極高保密價(jià)值的文件。2.范圍示例：公司未公開的新產(chǎn)品研發(fā)資料、財(cái)務(wù)預(yù)決算核心數(shù)據(jù)、重要客戶資料及合作協(xié)議等。（二）機(jī)密文件1.定義：包含公司重要業(yè)務(wù)信息、敏感技術(shù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部管理關(guān)鍵信息等，一旦泄露會(huì)對(duì)公司造成較大損害的文件。2.范圍示例：業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告（涉及未公開市場(chǎng)策略部分）、人力資源關(guān)鍵信息（如高級(jí)管理人員薪酬結(jié)構(gòu)等）。（三）秘密文件1.定義：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部工作流程規(guī)范等內(nèi)容，需要一定程度保密的文件。2.范圍示例：部門工作計(jì)劃、常規(guī)業(yè)務(wù)報(bào)表、一般性會(huì)議紀(jì)要等。（四）普通文件1.定義：不涉及公司保密信息，可在公司內(nèi)部公開交流的文件。2.范圍示例：公司內(nèi)部通知、一般性宣傳資料、公開的行業(yè)資訊等。三、文件標(biāo)識(shí)與編號(hào)（一）標(biāo)識(shí)1.絕密文件：在文件首頁(yè)左上角加蓋“絕密”紅色印章，并標(biāo)注保密期限。2.機(jī)密文件：在文件首頁(yè)左上角加蓋“機(jī)密”紅色印章，并標(biāo)注保密期限。3.秘密文件：在文件首頁(yè)左上角加蓋“秘密”紅色印章，并標(biāo)注保密期限。4.普通文件：可不加蓋特殊印章，但需在文件首頁(yè)左上角標(biāo)注“普通”字樣。（二）編號(hào)1.公司對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)規(guī)則如下：文件類別代碼：采用三位字母縮寫表示，如“JMW”代表絕密文件，“JMI”代表機(jī)密文件，“JMM”代表秘密文件，“PT”代表普通文件。年份代碼：取年份后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。順序號(hào)：按照文件生成的先后順序依次編排，從001開始。2.編號(hào)示例：一份2023年生成的絕密文件，順序號(hào)為010，則編號(hào)為“JMW23010”。四、文件生成與審批（一）起草1.文件起草人應(yīng)根據(jù)工作需要準(zhǔn)確確定文件的密級(jí)，并在文件起草過程中嚴(yán)格遵循保密要求。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或敏感信息的文件，起草人應(yīng)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整且符合保密規(guī)定。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、密級(jí)確定是否恰當(dāng)?shù)取?.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或較高密級(jí)的文件，部門負(fù)責(zé)人審核后還應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審，確保文件質(zhì)量和保密性。（三）審批1.根據(jù)文件的性質(zhì)和密級(jí)，按照公司審批流程進(jìn)行審批。絕密文件需經(jīng)公司最高管理層審批；機(jī)密文件需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；秘密文件由部門負(fù)責(zé)人審批；普通文件由起草部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署審批意見，并對(duì)文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性負(fù)責(zé)。五、文件傳遞與存儲(chǔ)（一）傳遞1.絕密文件必須由專人通過機(jī)要渠道傳遞，傳遞過程中要確保文件始終處于傳遞人員的有效控制之下，不得通過普通郵寄、電子郵件等方式傳遞。2.機(jī)密文件和秘密文件可通過公司內(nèi)部機(jī)要系統(tǒng)、專人送達(dá)或加密電子郵件等方式傳遞，但要確保傳遞過程的安全性，防止文件被竊取或誤傳。3.普通文件可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、共享文件夾等常規(guī)方式傳遞，但涉及敏感信息的普通文件應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募用艽胧?.文件傳遞過程中，傳遞人員應(yīng)填寫《文件傳遞登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、密級(jí)、傳遞時(shí)間、傳遞人、接收人等信息，確保文件傳遞的可追溯性。（二）存儲(chǔ)1.絕密文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司專門的保密檔案室，檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防火防盜防潮設(shè)施等。2.機(jī)密文件和秘密文件可存儲(chǔ)在公司內(nèi)部的保密文件柜中，文件柜應(yīng)加鎖，并指定專人負(fù)責(zé)管理。3.普通文件可存儲(chǔ)在公司內(nèi)部的辦公區(qū)域，但應(yīng)按照類別進(jìn)行整理存放，便于查找和管理。4.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司的加密存儲(chǔ)系統(tǒng)中，根據(jù)文件密級(jí)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子文件的安全存儲(chǔ)。六、文件查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.絕密文件僅限公司最高管理層及經(jīng)授權(quán)的特定人員查閱，查閱前需填寫《絕密文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.機(jī)密文件僅限公司內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員查閱，查閱前需填寫《機(jī)密文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.秘密文件僅限本部門人員查閱，查閱前需填寫《秘密文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。4.普通文件公司內(nèi)部員工均可查閱，但涉及敏感信息的普通文件查閱需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意。（二）查閱登記1.所有文件查閱均需進(jìn)行登記，查閱人應(yīng)在《文件查閱登記表》上詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、文件名稱、密級(jí)、查閱目的等信息。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。（三）使用規(guī)定1.查閱人員必須在規(guī)定的查閱場(chǎng)所查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照文件密級(jí)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。2.絕密文件和機(jī)密文件嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他非公司內(nèi)部安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，如需使用應(yīng)在公司內(nèi)部的涉密計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，并采取必要的保密措施。3.文件查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還管理人員，管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件數(shù)量和完整性，確保文件安全。七、文件借閱與歸還（一）借閱權(quán)限1.絕密文件原則上不允許借閱，如因特殊工作需要必須借閱的，需經(jīng)公司最高管理層批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照借閱期限歸還。2.機(jī)密文件借閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。3.秘密文件借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。（二）借閱登記1.借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱文件名稱、密級(jí)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.管理人員根據(jù)審批意見進(jìn)行文件借閱登記，記錄借閱人、借閱時(shí)間、文件名稱、密級(jí)等信息，并向借閱人發(fā)放文件。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還文件時(shí)，管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。八、文件清退與銷毀（一）清退1.根據(jù)工作需要和保密要求，定期對(duì)已發(fā)放的文件進(jìn)行清退。清退范圍包括超過保密期限的文件、已完成工作使命無需留存的文件等。2.清退文件時(shí)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門的文件，并填寫《文件清退登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、密級(jí)、數(shù)量等信息。3.清退的文件應(yīng)及時(shí)交回公司保密管理部門進(jìn)行統(tǒng)一處理。（二）銷毀1.對(duì)于需要銷毀的文件，由公司保密管理部門進(jìn)行審核，確定文件銷毀方式和時(shí)間。2.絕密文件和機(jī)密文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等物理方式進(jìn)行銷毀，并在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。3.秘密文件和普通文件可采用粉碎或電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、密級(jí)、數(shù)量等信息。4.文件銷毀記錄應(yīng)至少保存[X]年，以備審計(jì)和查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司保密管理部門定期對(duì)各部門文件分類保密管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件標(biāo)識(shí)、編號(hào)、存儲(chǔ)、查閱、借閱、清退與銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.各部門應(yīng)定期開展自查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并將自查情況報(bào)告公司保密管理部門。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.對(duì)于因違反文件分類保密管理規(guī)定導(dǎo)致公司文件信息泄露、丟失或其他嚴(yán)重后果的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。十、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司保密管理部門制定年度文件分類保密管理培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、公司文件分類保密管理辦法、文件處理流程及保密技能等。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)