泰安工會(huì)文件管理辦法總則目的為加強(qiáng)泰安工會(huì)文件管理，確保文件的規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)與妥善保存，提高工作效率，保障工會(huì)工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工會(huì)實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于泰安工會(huì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各基層工會(huì)組織在工作中形成的各類文件材料的管理?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：文件管理嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及工會(huì)系統(tǒng)相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，傳遞及時(shí)高效，不延誤工作。3.安全保密原則：保障文件信息安全，防止文件泄露，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。4.便于利用原則：文件分類科學(xué)，存儲(chǔ)有序，便于查詢、檢索和使用。文件分類與編號(hào)文件分類1.上級(jí)文件：包括黨中央、國(guó)務(wù)院、上級(jí)工會(huì)等下發(fā)的各類文件。2.本級(jí)文件：泰安工會(huì)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，如通知、決定、報(bào)告、請(qǐng)示等。3.基層工會(huì)文件：所屬各基層工會(huì)組織上報(bào)及下發(fā)的文件。4.會(huì)議文件：工會(huì)各類會(huì)議形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要等。5.業(yè)務(wù)文件：涉及工會(huì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件，如組織建設(shè)、權(quán)益維護(hù)、職工活動(dòng)等方面的文件。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。文件編號(hào)1.上級(jí)文件編號(hào)：沿用上級(jí)文件原編號(hào)。2.本級(jí)文件編號(hào)：采用“泰工發(fā)[年份]序號(hào)”的格式。其中，“泰工發(fā)”表示泰安工會(huì)文件，“年份”為文件制發(fā)年份的后兩位數(shù)字，“序號(hào)”為當(dāng)年文件的順序號(hào)。例如，泰工發(fā)[23]01號(hào)，表示泰安工會(huì)2023年第1號(hào)文件。3.基層工會(huì)文件編號(hào)：由各基層工會(huì)自行制定編號(hào)規(guī)則，但應(yīng)包含基層工會(huì)標(biāo)識(shí)、年份和順序號(hào)等要素，確保編號(hào)的唯一性和可識(shí)別性。4.會(huì)議文件編號(hào)：按照會(huì)議屆次或年度進(jìn)行編號(hào)，如“第X屆工會(huì)代表大會(huì)文件[序號(hào)]”或“2023年工會(huì)工作會(huì)議文件[序號(hào)]”。5.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類編號(hào)，如“組織建設(shè)[年份]序號(hào)”“權(quán)益維護(hù)[年份]序號(hào)”等。6.其他文件編號(hào)：根據(jù)文件性質(zhì)和類別，自行設(shè)定編號(hào)方式，保證編號(hào)清晰、規(guī)范。文件起草與審核文件起草1.起草責(zé)任：文件由相關(guān)職能部門或具體承辦人員負(fù)責(zé)起草。起草人員應(yīng)深入了解工作實(shí)際，準(zhǔn)確把握政策要求，確保文件內(nèi)容符合工會(huì)工作方針和實(shí)際情況。2.內(nèi)容要求：文件應(yīng)主題明確、條理清晰、文字簡(jiǎn)潔、表述準(zhǔn)確。涉及重要事項(xiàng)、政策措施等內(nèi)容的文件，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證，廣泛征求意見。3.格式規(guī)范：起草文件應(yīng)按照本辦法規(guī)定的格式要求進(jìn)行排版，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。文件審核1.初審：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性，以及與相關(guān)政策法規(guī)和工作實(shí)際的相符性等。初審?fù)ㄟ^后，將文件送辦公室核稿。2.核稿：辦公室對(duì)文件進(jìn)行全面核稿，重點(diǎn)審核文件格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)、政策依據(jù)等方面。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與起草部門溝通修改。核稿無誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查文件涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、政策導(dǎo)向、工作部署等方面。對(duì)審核中提出的意見和建議，起草部門應(yīng)認(rèn)真研究并修改完善。審核通過后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要文件進(jìn)行最終審批。主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān)，作出批準(zhǔn)、修改或退回的決定。文件印發(fā)印發(fā)流程1.登記：文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行印發(fā)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、主送單位、抄送單位等。2.排版：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見和文件格式要求，辦公室對(duì)文件進(jìn)行排版。排版過程中，要確保頁(yè)面布局合理、字體清晰、格式規(guī)范。3.校對(duì)：排版完成后，安排專人進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文字準(zhǔn)確無誤、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、格式規(guī)范統(tǒng)一。校對(duì)無誤后，方可交付印刷。4.印刷：辦公室選擇具備資質(zhì)、信譽(yù)良好的印刷單位進(jìn)行文件印刷。印刷過程中，要嚴(yán)格控制印刷質(zhì)量，確保文件清晰、整潔。5.分發(fā)：文件印刷完成后，辦公室按照印發(fā)登記確定的主送單位、抄送單位進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用專人送達(dá)、郵寄或電子傳輸?shù)确绞?，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件單位。印發(fā)份數(shù)文件印發(fā)份數(shù)根據(jù)工作需要確定。一般情況下，上級(jí)文件按照規(guī)定的傳達(dá)范圍印發(fā)；本級(jí)文件根據(jù)主送單位、抄送單位數(shù)量以及存檔需要確定印發(fā)份數(shù)。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、需廣泛傳達(dá)的文件，可適當(dāng)增加印發(fā)份數(shù)。存檔文件印發(fā)后，辦公室負(fù)責(zé)將文件原稿、排版電子文檔、印發(fā)登記記錄等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，確保文件完整、有序保存，便于日后查閱和利用。文件傳閱與辦理文件傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件傳閱范圍。一般包括工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人等。2.傳閱方式：采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱的方式進(jìn)行。紙質(zhì)傳閱時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)將文件放置在專門的傳閱夾中，按照傳閱范圍依次傳遞。電子傳閱時(shí)，通過工會(huì)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子文件傳輸平臺(tái)進(jìn)行文件傳閱。3.傳閱記錄：無論是紙質(zhì)傳閱還是電子傳閱，都應(yīng)做好傳閱記錄。記錄內(nèi)容包括傳閱日期、傳閱人姓名、傳閱意見等。傳閱人應(yīng)在傳閱文件上簽字確認(rèn)，表明已閱知文件內(nèi)容。文件辦理1.承辦部門與人員：文件傳閱過程中，涉及具體工作事項(xiàng)的文件，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)承辦。承辦部門應(yīng)明確具體承辦人員，確保文件辦理工作落實(shí)到人。2.辦理要求：承辦人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示精神，及時(shí)、準(zhǔn)確地辦理文件事項(xiàng)。辦理過程中，要嚴(yán)格遵守工作程序和時(shí)間要求，確保辦理結(jié)果符合工作實(shí)際和政策規(guī)定。3.辦理反饋：承辦部門完成文件辦理后，應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。反饋內(nèi)容包括辦理情況、處理結(jié)果、相關(guān)文件資料等。辦公室負(fù)責(zé)將辦理結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。文件保密與保管文件保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件管理人員和接觸文件人員的保密教育。文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。2.保密措施：對(duì)涉及國(guó)家秘密、工會(huì)工作秘密等重要文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制查閱等保密措施。在文件傳遞、使用過程中，要確保文件不丟失、不被盜、不被篡改。3.保密監(jiān)督：加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)文件保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，要依法依規(guī)追究責(zé)任。文件保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門的文件保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文件存儲(chǔ)安全。2.保管期限：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，確定文件保管期限。一般文件保管期限為[X]年，重要文件和具有長(zhǎng)期查考價(jià)值的文件應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.保管整理：定期對(duì)文件進(jìn)行整理，按照分類編號(hào)順序?qū)ξ募M(jìn)行裝訂、編目、上架。對(duì)破損、褪色的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的完整性和可讀性。4.檔案移交：按照檔案管理規(guī)定，定期將超過保管期限的文件移交檔案管理部門進(jìn)行集中管理。檔案移交時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，確保文件交接清楚、手續(xù)完備。文件清理與銷毀文件清理1.清理范圍：定期對(duì)已超過保管期限、失去保存價(jià)值的文件進(jìn)行清理。清理范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)等。2.清理方式：采用人工清理和電子數(shù)據(jù)清理相結(jié)合的方式進(jìn)行。人工清理時(shí)，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行逐一核對(duì)，確定需清理的文件清單。電子數(shù)據(jù)清理時(shí)，按照數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置和格式，對(duì)電子文件進(jìn)行查找、篩選和刪除。文件銷毀1.銷毀審批：文件清理后，填寫《文件銷毀審批表》，詳細(xì)注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)經(jīng)工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：文件銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行。紙質(zhì)文件可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子文件應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：對(duì)文件銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。文件檢索與利用文件檢索1.檢索工具：建立完善的文件檢索工具，如文件目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等。文件目錄索引應(yīng)按照文件分類編號(hào)順序編制，詳細(xì)注明文件名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱。電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速查詢、模糊查詢等功能，提高文件檢索效率。2.檢索途徑：提供多種文件檢索途徑，如按文件編號(hào)檢索、按文件名稱檢索、按主題詞檢索、按時(shí)間范圍檢索等。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)用戶需求，提供個(gè)性化的檢索服務(wù)，滿足不同人員對(duì)文件信息的查詢要求。文件利用1.利用申請(qǐng)：因工作需要查閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)辦公室審批。2.查閱限制：涉及國(guó)家秘密、工會(huì)工作秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在